CRM para cerrajeros: urgencias, presupuestos y clientes
Un CRM para cerrajeros es un programa que guarda cada aviso, cada presupuesto y cada cliente en una ficha, y recuerda lo que queda pendiente. Sirve para que ninguna urgencia se quede sin respuesta mientras estás con una cerradura entre las manos, y para que cada cliente tenga su historial a mano.
El trabajo de un cerrajero mezcla dos ritmos: la urgencia que hay que atender en minutos y el encargo que se presupuesta con calma, como una puerta blindada o el cambio de bombines en una comunidad. Por ejemplo, con 25 avisos a la semana, quizá 8 sean urgencias y 17 encargos que dependen de un seguimiento ordenado. Si contestas desde WhatsApp Business a mano, cada aviso te cuesta 5 minutos.
Esta guía cuenta qué necesita el sector de un CRM, con fichas, etapas y avisos, y en 5 apartados. Para las urgencias con respuesta automática, tienes la IA para cerrajeros.
¿Qué necesita un cerrajero de un CRM?
Un cerrajero necesita un CRM que separe la urgencia del presupuesto y que funcione desde el móvil, porque pasa el día en la calle. Lo esencial es que cada contacto quede registrado con su origen, su dirección y lo que se le prometió, aunque lo apuntes con una mano en menos de 1 minuto.
- Una ficha por cliente, con direcciones y trabajos anteriores.
- Una etiqueta que distinga urgencia, presupuesto y mantenimiento.
- Un aviso cuando un presupuesto lleva días sin respuesta.
En la práctica, si hoy apuntas los avisos en el móvil, en una libreta y en WhatsApp Business, el CRM los junta en un único sitio. Según el tamaño del negocio, se añaden turnos de guardia o varios técnicos con su propia agenda en Google Calendar. Con 3 técnicos, cada uno ve sus avisos. Lo viable se ve en una videollamada de 45 minutos con tu caso delante.
¿Cómo se organiza una urgencia en el CRM?
Una urgencia es un aviso que exige salir ya, como una puerta cerrada con alguien dentro o una cerradura forzada, y en el CRM ocupa una columna propia, siempre por delante de los encargos. La ficha recoge lo imprescindible para llegar bien preparado.
- La dirección exacta y el tipo de puerta o cerradura.
- Lo ocurrido y si hay riesgo para alguien.
- La hora de aviso y la hora de llegada prevista.
Imagina que a las 23:00 entran 2 avisos casi a la vez. En el tablero, quien coordina ve cuál lleva más espera y qué técnico está más cerca. Además, cada urgencia cerrada queda con su hora y su resultado, y a final de mes sabes cuántas atendiste de noche y cuántas de día, con una media de 20 minutos de respuesta. Con 30 urgencias al mes, el dato sale solo.
¿Cómo seguir los presupuestos de puertas blindadas y comunidades?
Los presupuestos de puertas blindadas, cerraduras de seguridad o bombines de comunidad son encargos de decisión lenta, y en el CRM tienen su propio embudo con fecha de seguimiento. Un presupuesto sin seguimiento suele enfriarse en pocos días, y con 10 presupuestos abiertos hace falta un orden.
Por ejemplo, mandas el presupuesto de una puerta blindada un lunes. La ficha guarda la fecha y propone escribir el jueves con una pregunta abierta, como «¿Pudiste revisarlo?».
- Primero se registra el importe aproximado.
- Después, el motivo de la duda.
- Por último, la fecha del siguiente contacto.
Con comunidades de vecinos, la ficha de la comunidad recoge la persona de contacto y la fecha de la próxima junta. Así sabes cuándo conviene presentar el presupuesto, con 2 semanas de margen. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y los recordatorios se preparan con ellas.
¿Qué datos guardar de los clientes habituales?
Los datos útiles de un cliente habitual son los que te ahorran preguntas la próxima vez: direcciones, tipo de cerradura instalada, fecha del último trabajo y forma de contacto preferida. Con eso, la segunda visita empieza donde terminó la primera.
- Las llaves o cilindros instalados y la fecha del cambio.
- Las direcciones de trabajo, con notas de acceso.
- El origen del cliente, por ejemplo Google o una recomendación.
En la práctica, anotar el origen de cada contacto cuesta 10 segundos y responde a una pregunta clave: de dónde salen tus clientes. Si de 40 clientes nuevos al mes la mitad llega desde Google Business Profile, sabes dónde cuidar la ficha. Los datos se guardan en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas y doble factor.
¿Se puede conectar el CRM con la atención de avisos?
El CRM se puede conectar con un asistente que contesta el WhatsApp y el teléfono, de forma que cada aviso entre solo en la ficha con los datos recogidos. El asistente se presenta como asistente virtual, pregunta lo básico y avisa al técnico de guardia cuando es una urgencia.
Según el caso, ese asistente se activa solo fuera de tu horario, o durante todo el día. Un día cualquiera, con 3 avisos mientras estás con una puerta, la IA los recoge con WhatsApp Business y te deja un resumen en 1 sola ficha. Primero contesta; además, pregunta la dirección; por último, avisa. Tienes más información en IA para cerrajeros y en el CRM para oficios.
En Kairux se construye así: primero el CRM a tu medida, después los agentes dentro. Lo vemos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Empieza por la página del CRM personalizado y, si prefieres solo los agentes, por la de agentes de IA.
Preguntas frecuentes
¿El CRM me dice a qué técnico enviar según la zona?
La asignación por zonas es un reparto que el CRM puede hacer: asigna cada urgencia al técnico más cercano o al que esté de guardia, siempre con las reglas que definas tú. Se puede construir un reparto por zonas o por turnos, y el técnico recibe el aviso con dirección y datos. Por ejemplo, con 3 técnicos y 4 barrios, cada barrio tiene un responsable principal y un suplente.
Primero se anotan las zonas y los horarios de cada persona. Además, se decide qué ocurre si el técnico no responde en 5 minutos: el aviso pasa al suplente. Por último, se revisa cada mes con los datos reales de llegada, unas 4 revisiones al trimestre. Según el caso, también se conecta con Google Calendar para que cada técnico vea su día. Lo viable depende de cómo trabajes y se concreta en la videollamada con tu caso real y con tus rutas habituales.
¿Puedo ver cuánto tardo en llegar a cada aviso?
El tiempo de llegada es un dato que se puede registrar: la hora del aviso y la hora de llegada en cada ficha, y a partir de ahí calcular el tiempo medio por zona o por franja horaria. Es un dato propio de tu negocio, no una estadística general. Si tardas más de 30 minutos en una zona concreta, la lista lo deja a la vista.
En la práctica, 10 minutos de revisión a final de mes bastan para ver los patrones, con una hoja del CRM o con Google Sheets. Primero filtras las urgencias del mes. Después comparas la zona y la hora. Por último decides si conviene reforzar un turno o cambiar un reparto. Los datos son la base para decidir con cifras reales de tus propios avisos, no con impresiones del último fin de semana.
¿Qué hago con quien pide presupuesto de una cerradura y desaparece?
El seguimiento de un cliente que desaparece es corto y educado, con un máximo de 2 intentos, y después se cierra la ficha anotando el motivo si lo hay. El CRM propone la fecha del siguiente contacto y guarda lo que pasó, para que ese presupuesto no vuelva a ocupar tu cabeza ni te quite tiempo de otros encargos.
Por ejemplo, tras 3 días sin respuesta escribes con WhatsApp Business una pregunta abierta. Si a los 7 días sigue sin contestar, lo marcas como sin respuesta, nunca como perdido sin motivo. Además, quien no contesta hoy puede escribir dentro de 6 meses cuando su cerradura falle. La ficha conserva el presupuesto, con la fecha y el importe aproximado, listo para retomarlo. Con 20 presupuestos al mes y 5 días de margen, la revisión semanal lleva 15 minutos, desde el móvil.
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