Agente de IA para bodegas: visitas, catas y pedidos

Un agente de IA para bodegas es un asistente que contesta por WhatsApp e Instagram, resuelve las dudas de quien quiere visitar la bodega o comprar vino, reserva visitas y catas en el calendario y recoge los pedidos de clientes y tiendas. Trabaja a cualquier hora, también los fines de semana, que es cuando más se pregunta. Con WhatsApp Business, el equipo sigue en la viña.

Una bodega recibe mensajes de turistas, de clubes de vino, de restaurantes y de particulares, casi siempre cuando el equipo está en la viña, en la sala de elaboración o atendiendo una visita. Harvard Business Review publicó en 2011 un estudio de 2.241 empresas: tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet, es decir, a alguien que ha pedido información.

Por ejemplo, un grupo de 8 personas que pregunta un viernes a las 19:00 por una cata para el sábado necesita respuesta esa misma tarde. Para las fichas de clientes y distribuidores, mira el CRM para bodegas.

¿Qué hace un agente de IA para bodegas?

Las tareas de un agente de IA para bodegas son las de comunicación que se repiten a diario: contestar, informar, proponer fecha y dejar todo apuntado. No sustituye al enólogo ni al equipo de la visita, pero libera horas que hoy se van en responder mensajes sueltos.

• Responder a las dudas habituales: horarios, idiomas, duración y accesibilidad.
• Reservar visitas y catas según las plazas libres de cada día.
• Recoger pedidos sencillos de clientes habituales.
• Avisar al equipo cuando una consulta necesita a una persona.

En la práctica, con 25 mensajes a la semana y 4 minutos por respuesta, son más de 1 hora y media que el equipo recupera para atender a quien ya está en la bodega. Todo se apunta en Google Calendar y en la ficha de cada contacto, con el origen de la consulta.

¿Cómo gestiona las reservas de visitas y catas?

La gestión de reservas es un proceso que el agente sigue con las reglas que le das: horarios, aforo máximo, idiomas disponibles y tipos de cata. Cuando alguien pregunta, ofrece los huecos libres, confirma número de personas y deja la reserva en el calendario sin que nadie tenga que cruzar mensajes entre 3 o 4 canales a la vez, desde WhatsApp Business hasta el correo.

Imagina que la bodega ofrece 3 catas al día con un máximo de 12 personas cada una, y que entran 20 consultas a la semana. Primero el agente pregunta fecha y número de asistentes. Después comprueba si hay plaza. Por último confirma por WhatsApp Business y envía un recordatorio el día antes. Si el grupo supera el aforo, avisa a una persona del equipo.

Según el caso, también pregunta por alergias o por necesidades de accesibilidad, y las deja anotadas en la reserva. Los precios y las condiciones los comunica solo si tú los defines. Con Google Calendar, cada plaza ocupada resta una libre en tiempo real.

¿Puede recoger pedidos de clientes y restaurantes?

El pedido sencillo es un encargo que el agente puede recoger: pregunta qué vino, cuántas botellas y a qué dirección, y deja el resumen en la ficha para que alguien del equipo lo confirme en menos de 24 horas. Es útil con clientes habituales, restaurantes y tiendas que repiten referencias con WhatsApp Business. El proceso tiene tres pasos:

• El cliente indica referencia y cantidad.
• El agente comprueba si es un pedido habitual o nuevo.
• El equipo valida la disponibilidad y el envío.

Por ejemplo, un restaurante que pide 24 botellas cada mes escribe «lo mismo que la última vez». El agente, con la ficha delante, propone el pedido anterior y espera la confirmación. Las condiciones de venta, el stock y la facturación los decide siempre una persona, y el pedido final queda registrado en el CRM. Con 10 restaurantes que repiten pedido, el ahorro llega a varias horas al mes.

¿Y con turistas de otros países y grupos?

Con turistas y grupos, el agente atiende en el idioma del mensaje y recoge lo que la bodega necesita saber: fecha, número de personas, idioma de la visita y si hay transporte propio. En el paso 1 va la fecha. Es una ayuda cuando la mayoría de las consultas llega de fuera, a deshoras, con unas 2 o 3 consultas de grupos por semana en temporada alta. Los datos básicos son tres:

Pongamos que un grupo de 10 personas escribe desde otro país a las 3:00 de la madrugada. El agente responde al momento, propone 2 fechas posibles y pide un contacto. Además, deja la consulta marcada como grupo para que una persona confirme el precio y los detalles por la mañana, en menos de 12 horas.

La normativa europea de IA pide transparencia: el cliente tiene que saber que habla con una IA. El agente se presenta como asistente virtual y, si alguien prefiere hablar con una persona, avisa al equipo. Para llamadas, mira el agente de voz con IA.

¿Cómo se pone en marcha en una bodega?

La puesta en marcha es sencilla y empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que se define qué debe contestar el agente, qué horarios y aforos se aplican y qué pasa a una persona. Después se conecta a tu WhatsApp con el número de siempre y a tu calendario.

Primero se redactan las respuestas a las 10 preguntas más habituales. Además, se cargan los tipos de visita y sus plazas. Por último, se prueba durante 2 semanas leyendo las conversaciones reales y corrigiendo lo que haga falta. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta. Por ejemplo, con 3 respuestas listas el primer día ya puedes empezar con WhatsApp Business.

Si buscas una visión general, tienes el agente de IA para WhatsApp y la página de agentes de IA. En Kairux te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA hablar de los vinos con conocimiento?

El conocimiento del agente es el que tú le describes: puede explicar los vinos con variedades, añadas, maridajes y fichas de cata. Solo habla de lo que le has dado, y si le preguntan por algo que no figura, lo dice y avisa a una persona. Por ejemplo, si cargas 12 fichas de producto, responde sobre esas 12 con tus propias palabras, en menos de 1 minuto.

Primero se cargan las fichas con el tono de la bodega, desde Google Drive o desde el panel. Además, se indica qué cosas no debe decir, como comparaciones con otras bodegas o promesas sobre la cosecha. Por último, se revisan las respuestas con 20 conversaciones reales en WhatsApp Business. En el paso 2 se revisan las respuestas. Así la voz de la bodega se mantiene y el cliente recibe información coherente, tanto si pregunta por la mañana como a medianoche. Con 2 revisiones al mes, desde Google Sheets o el CRM, se corrigen las fichas que cambian con cada cosecha.

¿Qué pasa con la venta de alcohol y la edad del cliente?

La venta de alcohol es una actividad con normas propias, entre ellas la edad mínima del comprador, y el agente no las sustituye: puede recordarlas y pedir confirmación, pero la responsabilidad de la venta es de la bodega. Por ejemplo, antes de cerrar un pedido, el asistente pregunta si el comprador es mayor de edad y deja la respuesta anotada.

Según el caso, la bodega decide si las ventas a particulares pasan siempre por una persona. Primero el agente recoge la petición. Además, avisa al equipo de pedidos nuevos. Por último, una persona valida el envío y el pago. Con 15 pedidos de particulares al mes, esa revisión lleva 10 minutos y deja constancia en la ficha, con WhatsApp Business como registro. La normativa concreta conviene consultarla con tu asesoría. Con WhatsApp Business, el historial de cada pedido queda guardado desde el primer mensaje.

¿Puede el agente avisar a los clientes de una nueva añada?

Un aviso de añada es un mensaje que se envía a los clientes que han pedido recibir novedades, y se programa desde la ficha. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja usar plantillas aprobadas por Meta, así que el aviso se prepara con una plantilla, y su coste lo asume la bodega.

Por ejemplo, con 200 clientes que aceptaron recibir novedades, un filtro saca la lista en segundos. Además, solo se escribe a quien lo haya pedido y se respeta a quien se da de baja. Primero se redacta el mensaje. Después se aprueba la plantilla. Por último, se programa. Quien responde con interés entra en una conversación con el agente, que ofrece cata o pedido y avisa al equipo cuando hace falta, normalmente en 1 o 2 minutos.

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