Agente de IA para interioristas: filtrar proyectos y agendar

Un agente de IA para interioristas es un asistente que contesta por WhatsApp e Instagram a quien pregunta por un proyecto, le hace las preguntas de filtro y agenda la primera reunión con el estudio. Así el equipo dedica su tiempo a los proyectos que encajan y no a explicar lo mismo en cada consulta.

Un estudio de interiorismo recibe consultas de todo tipo: una cocina, un piso entero, un local. Harvard Business Review publicó en 2011 un estudio de 2.241 empresas: tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet, es decir, a alguien que ha pedido información.

Por ejemplo, un mensaje de las 22:00 que pregunta por la reforma de un salón y se contesta tres días después ya ha pedido cita a otro estudio. Para las fichas de proyectos, mira el CRM para diseño de interiores.

¿Qué hace un agente de IA para interioristas?

Las tareas de un agente de IA para interioristas son las del primer contacto: responder, preguntar y ordenar la información del proyecto. No diseña ni presupuesta por sí solo, pero entrega cada consulta preparada para que el estudio decida si encaja, en menos de 5 minutos por proyecto.

• Responde a servicios, zona de trabajo y forma de empezar.
• Pregunta tipo de proyecto, metros, plazo y presupuesto orientativo.
• Pide fotos del espacio o planos, si el cliente los tiene.
• Agenda la reunión y avisa al equipo.

En la práctica, con 20 consultas al mes y 15 minutos de preguntas por cada una, son 5 horas. El agente las hace con WhatsApp Business a cualquier hora y deja un resumen en la ficha, con las fotos y los datos del proyecto.

¿Cómo filtra los proyectos que encajan?

El filtro de proyectos es el conjunto de preguntas que separa lo que el estudio puede asumir de lo que no, y el agente lo aplica con tus criterios: tipo de obra, ubicación, presupuesto mínimo y plazo. Quien no encaja recibe una respuesta amable y honesta. En el paso 1 se miden los metros y en el paso 2 el plazo, con WhatsApp Business como canal de las 20 consultas mensuales.

Imagina que el estudio trabaja proyectos de reforma integral de más de 60 metros cuadrados. Primero el agente pregunta metros y tipo de obra. Después consulta el plazo deseado. Por último, si encaja, propone reunión; si no, explica que ese tipo de proyecto no es el del estudio y, si procede, sugiere otra vía.

Según el caso, el presupuesto se pregunta como orientación, sin comprometer nada. Las decisiones de aceptar o rechazar un proyecto las toma siempre una persona del estudio, con el resumen delante.

¿Cómo agenda la primera reunión?

La primera reunión es la cita en la que el estudio conoce el espacio o el proyecto, y el agente la agenda según tu disponibilidad: visita al inmueble, videollamada o encuentro en el estudio. Todo queda en el calendario, sin cruces ni olvidos.

• Tipo de reunión: visita, videollamada o estudio.
• Duración: por ejemplo 45 minutos.
• Confirmación y recordatorio 24 horas antes.

Por ejemplo, un cliente elige jueves a las 17:00 por videollamada. El agente lo anota en Google Calendar, envía el enlace y recuerda que conviene tener fotos del espacio a mano. Con 6 reuniones a la semana, cada recordatorio reduce los plantones, y las notas previas ahorran la primera media hora de preguntas, desde Google Calendar y con WhatsApp Business.

¿Y con el seguimiento de propuestas?

El seguimiento de propuestas es el trabajo de volver a hablar con quien recibió una propuesta de diseño y no ha respondido. En interiorismo la decisión suele tardar entre 1 y 3 semanas, y un mensaje breve a los 4 días reabre la conversación sin presionar.

Pongamos que el estudio envía 8 propuestas al mes. El agente, con la ficha delante, puede recordar al equipo cuáles llevan días sin respuesta y proponer un mensaje con una pregunta abierta. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y el seguimiento se prepara con ellas.

Además, la ficha guarda el motivo de la duda: presupuesto, plazo o estilo. Con esos datos, el estudio aprende qué proyectos se cierran y cuáles no, y ajusta el filtro de entrada con cifras reales.

¿Cómo se pone en marcha en un estudio?

La puesta en marcha es un proceso corto que empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que se define qué contesta el agente, qué criterios usa para filtrar y qué casos pasan a una persona. Después se conecta a tu WhatsApp con el número de siempre y a tu calendario. Por ejemplo, con Google Calendar para las reuniones y 10 preguntas de filtro escritas por el estudio.

Primero se redactan las preguntas de filtro. Además, se indican los servicios y la zona de trabajo. Por último, se prueba durante 2 semanas con consultas reales. Tienes más información en el agente de IA para WhatsApp y en la página de agentes de IA.

El agente se presenta como asistente virtual, como pide la normativa europea de IA. En Kairux te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA hablar de estilos y tendencias?

El estilo del estudio es lo que la IA describe con las palabras que tú le des, y recoger los gustos del cliente: colores, materiales, referencias. No impone una opinión de diseño. Por ejemplo, si el cliente envía 5 imágenes de inspiración de Instagram, el agente las guarda en la ficha y las resume para la primera reunión de 45 minutos.

En el paso 1 se cargan las descripciones de los estilos del estudio. Además, se indica qué no debe decir, como comparaciones con otros estudios. Por último, se revisan 20 conversaciones reales con WhatsApp Business. Así las referencias llegan ordenadas, y el equipo empieza la reunión sabiendo qué le gusta al cliente, sin pasar la primera media hora descubriéndolo.

¿Qué pasa si el cliente no sabe su presupuesto?

Un cliente que no conoce su presupuesto es muy habitual, y el agente no le presiona: ofrece rangos orientativos que tú hayas definido o deja el dato abierto y avisa al equipo. Por ejemplo, «Los proyectos del estudio suelen partir de una reforma completa; en la reunión lo concretamos».

Además, la ficha marca el presupuesto como pendiente. Primero el agente pregunta con tacto. Después ofrece la reunión. Por último, el equipo decide si merece la visita. Con 10 consultas al mes sin presupuesto claro, en el paso 1 una pregunta abierta con WhatsApp Business evita perder buenos contactos por un filtro demasiado estricto, y mantiene el trato cercano que se espera de un estudio de diseño.

¿Puede enseñar el portfolio al cliente?

El portfolio es la muestra de proyectos del estudio, y el agente puede compartir los enlaces o las imágenes que tú autorices, hasta 5 por mensaje, según el estilo que busque el cliente. Por ejemplo, si pregunta por cocinas, recibe 3 proyectos de cocinas y la invitación a ver más en la reunión.

En la práctica, se prepara una carpeta con los proyectos que el estudio quiere enseñar y con el permiso de sus clientes. Primero se etiqueta cada proyecto por tipo. Además, se limita el número de imágenes por mensaje. Por último, se registra cuáles interesan más. Con Google Drive o con el CRM, el equipo ve qué trabajos atraen consultas y puede reforzarlos en Instagram y en la web, con 3 proyectos nuevos al mes. En el punto 1 va el permiso del cliente.

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