Agente de IA para ferreterías: encargos de profesionales

Un agente de IA para ferreterías es un asistente que contesta por WhatsApp a los profesionales y particulares que encargan material, recoge la lista de referencias y cantidades, avisa al mostrador y confirma cuándo está listo para recoger. Así el equipo despacha en tienda sin cortar la atención cada vez que suena un mensaje.

Una ferretería de barrio recibe pedidos de fontaneros, electricistas, pintores y reformistas que necesitan material a primera hora. Harvard Business Review publicó en 2011 un estudio de 2.241 empresas: tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet, es decir, a alguien que ha pedido información.

Por ejemplo, un fontanero que envía a las 20:00 la lista del material para mañana y recibe confirmación al momento llega a las 8:00 y recoge su pedido. Para las fichas de clientes y pedidos, mira el CRM para ferreterías.

¿Qué hace un agente de IA para ferreterías?

Las tareas de un agente de IA para ferreterías son las de atención por mensaje: recibir el pedido, ordenarlo y avisar al mostrador. No sustituye al dependiente que conoce cada referencia, pero le entrega la lista limpia y preparada antes de que el cliente llegue.

• Recibe pedidos escritos, en audio o con foto de la lista.
• Pregunta lo que falta: cantidad, medida, marca o urgencia.
• Avisa al equipo con un resumen del pedido.
• Informa de horarios, ubicación y servicios.

En la práctica, con 30 pedidos por mensaje a la semana y 5 minutos de aclaraciones por cada uno, son 2 horas y media. El agente las resuelve con WhatsApp Business y el dependiente prepara el material en lugar de teclear la lista.

¿Cómo gestiona los pedidos de los profesionales?

El pedido de un profesional es una lista de material con cantidades que se repite cada pocos días, y el agente la gestiona con ayuda de la ficha del cliente: reconoce su teléfono, propone el último pedido y espera la confirmación. Reduce los errores de transcripción.

Imagina un fontanero que escribe «lo de siempre más 10 codos de 22». Primero el agente recupera el pedido anterior. Después añade lo nuevo y pide confirmar. Por último, avisa al mostrador con la lista final. En el paso 1 se identifica al cliente y en el paso 2 se confirma el pedido.

Según el caso, los pedidos grandes o con referencias poco habituales los revisa siempre una persona, con WhatsApp Business como canal. Los precios y el stock los confirma el equipo, salvo que se conecten con el programa de gestión de la tienda.

¿Puede informar de stock, plazos y recogida?

El stock es un dato que el agente comunica solo si la tienda lo carga o lo conecta con su programa, según el caso. Si no tiene el dato, lo dice y avisa a una persona. Esto evita prometer una referencia que no está en el almacén.

• Confirma si el pedido está listo para recoger.
• Informa del horario de recogida y de reparto, si lo hay.
• Avisa de referencias que se piden al proveedor y su plazo.

Por ejemplo, ante «¿tenéis tornillería inox de 6?», el agente responde con lo que figure en la lista de la tienda o avisa al mostrador. Con 20 consultas de este tipo a la semana, el dependiente solo atiende las que necesitan criterio, unas 5 de cada 20. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta.

¿Y con las cuentas de clientes y los avisos de pedido listo?

El aviso de pedido listo es un mensaje que el agente envía cuando el mostrador marca el pedido como preparado, y evita que el cliente llame para preguntar. Las cuentas y los pagos aplazados los gestiona siempre una persona, y el agente no habla de importes si no se le indica.

Pongamos que 12 profesionales recogen material cada mañana. El agente les avisa con un mensaje breve a las 7:30: «Tu pedido está listo». Los avisos dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje del cliente salen libremente; pasado ese plazo se usan plantillas aprobadas por Meta, con un coste que asume la ferretería.

Además, la ficha guarda los pedidos habituales y las obras en curso. Primero se identifica al cliente; después se prepara el material; por último se avisa. Con 40 clientes habituales, el orden ahorra minutos cada mañana.

¿Cómo se pone en marcha en una ferretería?

La puesta en marcha es un proceso corto que empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que se define qué contesta el agente, qué datos pide y qué casos pasan a una persona. Después se conecta a tu WhatsApp con el número de siempre.

Por ejemplo, con 15 respuestas. Primero se redactan las respuestas a las preguntas más habituales. Además, se cargan los horarios y los servicios. Por último, se prueba durante 2 semanas con pedidos reales, con Google Sheets o el CRM para ver los resultados. Tienes más información en el agente de IA para WhatsApp y en la página de agentes de IA.

El agente se presenta como asistente virtual, como pide la normativa europea de IA. En Kairux te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿La IA entiende las referencias y los nombres técnicos del material?

El vocabulario del sector es algo que la IA entiende en gran parte: entiende el lenguaje habitual del sector, pero las referencias exactas de tu tienda solo las conoce si se las cargas. Por ejemplo, si le das una lista de 200 productos con sus nombres comunes, reconoce «codo de 22» o «tornillo inox del 6» y los asocia. Lo que no encuentra, lo pasa a una persona.

En el paso 1 se carga la lista de productos más pedidos. Además, se añaden los nombres con que los llaman los profesionales. Por último, se revisan 20 pedidos reales con WhatsApp Business durante las primeras 2 semanas. Así el agente aprende el vocabulario de tu mostrador, y el dependiente solo corrige lo dudoso, sin teclear la lista entera cada vez. Con 30 pedidos a la semana, el ahorro se nota desde la segunda semana.

¿Qué pasa con los pedidos por audio?

Un pedido por audio es muy habitual en los profesionales, que dictan la lista con las manos ocupadas, y el agente puede transcribirlo y devolver la lista escrita para que el cliente la confirme. Por ejemplo, «Entonces son 10 codos de 22 y 5 tapones, ¿es correcto?». Así se evitan malentendidos antes de preparar el material.

Además, si el audio es confuso, el agente pide que se repita la parte dudosa. Primero transcribe. Después devuelve la lista. Por último, espera la confirmación. Con 15 audios a la semana por WhatsApp Business, ese paso reduce las devoluciones por error de transcripción, y el dependiente recibe la lista ya revisada, con la hora del mensaje y el nombre de quien lo envió, en menos de 2 minutos.

¿Puede ayudar a vender más a los clientes que ya compran?

El agente puede sugerir material complementario cuando la tienda lo define, como una junta con un grifo o una broca con un taladro, siempre de forma discreta y una sola vez por pedido. Es una decisión de cada ferretería, con 2 o 3 sugerencias como máximo. Por ejemplo, tras confirmar la lista, pregunta «¿Necesitas también cinta de teflón?».

En la práctica, se escriben 5 sugerencias útiles. En el paso 1 se eligen los productos. Además, se limita a una sugerencia por pedido. Por último, se mide cuántos clientes aceptan, con Google Sheets o con el CRM. No se prometen resultados: cada tienda ve con sus propios datos si la sugerencia aporta, y se desactiva si molesta al profesional que va con prisa.

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