Agente de IA para ingenierías: consultas técnicas y ofertas

Un agente de IA para ingenierías es un asistente que atiende las primeras consultas de clientes potenciales, recoge el alcance del proyecto y agenda una reunión con el ingeniero adecuado. No diseña ni calcula. Además, ordena la entrada de trabajo para que el equipo técnico dedique su tiempo a proyectos con datos suficientes.

Una ingeniería recibe consultas muy distintas: una nave que necesita legalización, una instalación que requiere proyecto, una duda sobre un certificado. Quien escribe suele describir el problema a medias. Espera respuesta en pocas horas, no en 2 días. Cuando nadie contesta, escribe a la siguiente ingeniería.

Por ejemplo, si entran 25 consultas al mes y 8 llegan sin ubicación ni tipo de actividad, el agente completa esos datos. El ingeniero abre la ficha ya lista, según el caso de cada estudio.

¿Qué consultas atiende un agente de IA para ingenierías?

Un agente de IA para ingenierías es un asistente que atiende las consultas de entrada y las clasifica por tipo de servicio, según el caso. No resuelve cuestiones técnicas por su cuenta: recoge el planteamiento, informa de cómo trabaja la ingeniería y pasa la consulta a quien corresponde.

• Proyectos nuevos: tipo de obra o instalación, ubicación y plazo deseado.
• Legalizaciones y certificados: actividad, superficie y documentación disponible.
• Dirección de obra o asistencia técnica: fase en la que está el cliente.
• Clientes actuales: estado de un expediente o petición de documentos.

En la práctica, un administrador de una comunidad escribe a las 20:15 por WhatsApp Business y pregunta qué necesita para legalizar una instalación. El asistente responde con la información general que la ingeniería ha preparado, pregunta por la dirección y propone una llamada de 15 minutos para el día siguiente con Google Calendar.

¿Cómo se recoge el alcance de un proyecto?

El alcance de un proyecto es la descripción de lo que el cliente necesita, dónde y para cuándo. Recogerlo en la primera conversación evita visitas innecesarias y ofertas que luego hay que rehacer. El agente pregunta con un guion corto que el estudio define para cada tipo de servicio, según el caso.

Primero pide una descripción libre, con las palabras del cliente. Además, pregunta por la ubicación, la superficie o la potencia y por la documentación que ya existe, como planos o informes. Por último, confirma el plazo y el contacto. Con 5 o 6 preguntas, el ingeniero empieza con lo importante en lugar de hacer 2 llamadas de aclaración.

Por ejemplo, si el cliente envía planos o fotos por WhatsApp Business, el asistente los guarda en la conversación. Cuando el estudio necesita ordenar proyectos, fases y facturación, se puede construir un CRM para ingenierías con la ficha que corresponda a cada expediente, con 30 o 40 expedientes abiertos a la vez.

¿Puede el agente dar un presupuesto?

El presupuesto de un proyecto es una decisión de una persona, y el agente solo da una orientación si el estudio le ha dado rangos por escrito. En ingeniería casi ningún proyecto es igual a otro, y un precio dado sin ver el caso suele traer problemas, según el tipo de servicio.

Pongamos que una consulta de legalización llega con todos los datos. El agente informa de que el estudio preparará una oferta, explica qué documentación hace falta y agenda en Google Calendar una llamada de 20 minutos con el ingeniero. El cliente sabe qué pasa a continuación y cuándo.

Además, el asistente puede enviar el presupuesto ya preparado por el equipo y hacer el seguimiento: un mensaje a los 3 días y otro a los 7 días si no hay respuesta. Un presupuesto sin seguimiento rara vez se cierra, y con Meta como proveedor de la API oficial, el mensaje sale desde el mismo WhatsApp del estudio.

¿Cómo se mantiene el control técnico y legal?

El control técnico es el conjunto de reglas que fijan qué responde el agente y qué pasa siempre a un ingeniero. Las firmas, los cálculos y los criterios técnicos son de las personas, y el asistente solo contesta con material que la ingeniería ha aprobado, según el caso.

• Primero, un listado de lo que el asistente puede contestar.
• Además, una lista de temas que siempre pasan a un ingeniero.
• Por último, una revisión de las conversaciones durante las 2 primeras semanas.

Los datos de clientes se tratan según el RGPD, y la normativa europea de IA pide que la persona sepa que habla con una IA. Por ejemplo, el asistente se presenta como asistente virtual en WhatsApp y en llamadas de 5 o 10 minutos. Con la coexistencia que permite Meta, el estudio conserva su número y su app de WhatsApp Business.

¿Cómo se empieza?

Empezar es un trabajo de preparación: reunir las 10 o 15 consultas que más se repiten y escribir la respuesta que da tu equipo a cada una. Después, el asistente atiende desde el primer día. Además, el equipo puede entrar en cualquier conversación, según el caso.

Si captas clientes con formularios de Facebook o Instagram, los contactos entran solos en el CRM y la IA les escribe y les llama en menos de 1 minuto. Por ejemplo, un formulario rellenado a las 22:00 recibe respuesta esa misma noche, con 2 o 3 preguntas de cualificación. Tienes más ideas en la guía de velocidad de respuesta a leads.

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Preguntas frecuentes

¿El agente puede contestar a un concurso o a una licitación?

Una licitación es un proceso con requisitos formales, plazos y documentos que una persona debe preparar y firmar, y el agente no la redacta. Lo que sí hace es recoger los datos del contacto y registrar la fecha límite que indique el cliente, según el caso, para que nadie la pierda de vista.

Por ejemplo, con WhatsApp Business un cliente público escribe que hay un plazo de 10 días para presentar una oferta. El asistente anota la fecha, avisa al responsable y agenda con Google Calendar una reunión de 30 minutos para repartir el trabajo. Además, deja el aviso en la ficha. Así la ingeniería decide con tiempo si presenta oferta o no, sin perder 2 días en buscar el correo original. Además, el responsable consulta la ficha desde el móvil, también fuera de la oficina.

¿Qué ventaja tiene frente a un contestador o una centralita?

El contestador es una grabación y la centralita es un reparto de llamadas, mientras que el agente mantiene una conversación, hace las preguntas necesarias y deja una ficha estructurada, según el caso. Es la diferencia entre escuchar un audio de 40 segundos y leer un resumen con ubicación, tipo de servicio, plazo y teléfono. El ingeniero ahorra unos 5 minutos por consulta y decide qué llamada devolver primero.

En la práctica, un ingeniero que vuelve de una visita a las 14:00 encuentra 3 consultas resumidas y ordenadas por prioridad, en lugar de 3 audios sin datos. Además, el agente puede llamar al cliente en menos de 1 minuto si la consulta llegó por un formulario, y agenda la reunión con Google Calendar. Con Meta como proveedor de la API oficial, todo pasa por el mismo número de WhatsApp Business.

¿Se puede usar para dar seguimiento a clientes antiguos?

El seguimiento de clientes antiguos es una opción válida siempre que el cliente haya dado su consentimiento o haya pedido información, porque la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones reconoce el derecho a no recibir llamadas comerciales no deseadas. El agente puede preguntar a un cliente de hace dos años si necesita revisar una instalación, según el caso.

Por ejemplo, el estudio guarda 80 clientes con certificados que caducan a lo largo del año. El asistente escribe con una plantilla de Meta aprobada, porque han pasado más de 24 horas desde el último mensaje, y propone una llamada. Además, la respuesta queda en la ficha. Primero se avisa, luego se ofrece cita y, por último, se registra el resultado en menos de 2 minutos. Con WhatsApp Business, el cliente responde cuando le viene bien, sin llamadas a deshoras.

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