CRM a medida para desguaces: piezas, matrículas y talleres

Un CRM a medida para desguaces es un programa que conecta lo que pide el cliente con lo que tienes en el patio: una pieza concreta para un coche concreto. Un CRM personalizado guarda cada petición con matrícula, modelo y año, y avisa al taller o al particular cuando entra un vehículo que la tiene.

Tu negocio vende piezas que cambian cada semana. Por ejemplo, si un taller pregunta por la puerta delantera de un modelo de hace 12 años y no la tienes hoy, la pregunta no debería perderse. Un programa genérico trata cada petición como una venta que se cierra o no. Además, 20 peticiones al día se pierden en el móvil de quien atiende. Quien busca con Google una pieza usada llama o escribe por WhatsApp Business a varios desguaces. Aquí tienes qué lleva el sistema, sin repetir lo que cuenta el CRM para talleres mecánicos.

¿Cómo se gestionan las peticiones de piezas en un CRM a medida para desguaces?

Una petición de pieza es un mensaje del cliente con tres datos básicos: el vehículo, la pieza y la urgencia. El CRM la convierte en una ficha con matrícula, marca, modelo, año y fotos de la pieza rota, y la deja visible para quien atiende el mostrador.

El flujo cabe en cuatro estados:

1. Petición: llega por WhatsApp, teléfono o formulario.
2. Búsqueda: se mira el stock y se compara la referencia.
3. Oferta: se confirma que existe, precio y estado.
4. Entrega: recogida, envío o reserva.

Pongamos que un taller manda 15 peticiones al día por WhatsApp Business. Con la matrícula en la ficha, el sistema identifica el vehículo y reduce los errores de compatibilidad. Además, las peticiones sin respuesta pasan a una lista de «pieza pendiente», que se revisa cuando entra un coche nuevo, cada 2 o 3 días.

¿Qué datos lleva la ficha de una pieza y del vehículo?

La ficha de una pieza es el registro que dice qué es, de qué vehículo viene y dónde está en el patio. Primero guarda la referencia, la descripción y el estado. Además, el vehículo de origen con su matrícula, el año, el kilometraje y la ubicación exacta: nave, pasillo y estante.

Por ejemplo, un alternador de un coche con 120.000 km se registra con una foto, su referencia y su ubicación. Cuando un taller lo pide, cualquier persona del equipo lo encuentra en 30 segundos, sin recorrer el almacén. La ficha del vehículo agrupa sus 40 o 50 piezas.

• Vehículo: matrícula, marca, modelo, año y fecha de entrada.
• Pieza: referencia, estado, fotos y ubicación.
• Venta: cliente, precio, fecha y forma de entrega.

Según el caso, el CRM se conecta con el programa de gestión del desguace que ya usas, para que el stock sea el mismo en 2 sitios y se vea desde Google Sheets o el panel.

¿Cómo se avisa a los talleres cuando entra una pieza que buscaban?

Un aviso de entrada es un mensaje que el CRM envía a quien pidió una pieza cuando llega un vehículo que la tiene. Es el servicio que más se agradece en este sector: el taller no tiene que volver a preguntar cada día si ya ha entrado el modelo que necesita.

El proceso es sencillo. Cuando registras un vehículo nuevo, el sistema compara marca, modelo y año con las peticiones pendientes. Después avisa por WhatsApp Business a quienes las hicieron, con una frase corta y una foto. Por último, deja la pieza reservada unas horas para quien responda primero.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y el aviso de entrada se prepara con una. Por ejemplo, 8 talleres que preguntaron por el mismo modelo reciben el aviso el mismo día. La pieza se vende al primero que confirma, y los demás quedan en lista para la siguiente.

¿Qué hace la IA fuera del horario del desguace?

La IA es un asistente que contesta en el WhatsApp del desguace a cualquier hora, y recoge justo los datos que el mostrador necesita: matrícula, pieza, foto y localidad. Los talleres escriben a las 7:30, antes de abrir, o a las 20:00, ya cerrado, cuando preparan el trabajo del día siguiente. Por ejemplo, 10 mensajes llegan antes de las 8:30.

La IA no inventa existencias. Si tienes el stock conectado, informa de si la pieza figura, y si no, deja la petición lista para que una persona la revise al abrir. No cierra ventas ni promete precios que tú no le hayas dado. En la práctica, 10 mensajes de la noche se convierten en 10 fichas completas con Google Calendar o WhatsApp a las 8:30.

Un lead, es decir, alguien que ha pedido información, compra al primero que le responde. Más sobre cómo se plantea esto en CRM con agentes de IA. Una persona del equipo puede entrar en cualquier conversación.

¿Qué se construye a medida y cómo se empieza?

Lo que se construye a medida en un desguace es lo que un programa de ventas no hace: la búsqueda por matrícula, el cruce de peticiones con stock y los avisos de entrada. Según el caso, se puede añadir un catálogo para clientes frecuentes, con acceso privado y precios por tipo de cliente. Por ejemplo, 40 talleres habituales ven sus propias condiciones y reciben las novedades por WhatsApp Business cada semana.

• Peticiones pendientes cruzadas con cada vehículo nuevo.
• Historial de compras por taller y por pieza.
• Seguimiento de envíos con aviso de entrega.

Por ejemplo, con 300 peticiones al mes, el cruce con el stock ahorra unas 10 horas. Empezamos con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Antes puedes leer qué es un CRM a medida o entrar en CRM personalizado con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM buscar una pieza por matrícula o por bastidor?

El bastidor es el número de identificación del vehículo, y la matrícula es su identificador en carretera. El CRM puede guardar ambos en la ficha del vehículo y buscar por cualquiera de ellos. Se construye según el caso, con una conexión al stock que ya tienes o con la entrada manual de cada coche que llega.

Por ejemplo, un cliente da la matrícula por WhatsApp Business y el equipo ve el modelo y las piezas disponibles de esa familia de vehículos en 3 pasos, en menos de 1 minuto. Los datos del vehículo no son personales por sí solos, pero la matrícula unida a un titular sí lo es. Por eso conviene limitar quién ve qué, según el RGPD, y revisar los permisos cada 6 meses. La búsqueda queda así:

• Por matrícula, para identificar el modelo.
• Por referencia, para localizar la pieza exacta.
• Por ubicación, para recogerla sin perder tiempo.

¿Cómo se gestionan los envíos de piezas a talleres de otras provincias?

Un envío es una venta con transporte, y el CRM lo sigue desde la reserva hasta la entrega. La ficha guarda la dirección, el transportista, el número de seguimiento y la fecha prevista, y avisa al taller por WhatsApp Business cuando la pieza sale y cuando llega.

En la práctica, un taller de otra provincia compra un faro un lunes. El CRM marca el envío el mismo día. Avisa con el número de seguimiento. Si pasan 3 días sin entrega, genera una tarea para revisarlo. Según el caso, se conecta con la plataforma del transportista, y el coste del aviso lo asume el desguace, nunca el taller que compra.

• Aviso de salida con número de seguimiento.
• Tarea de revisión a los 3 días sin entrega.
• Aviso de entrega y cierre de la venta.

¿Se puede saber qué piezas se piden más y no tengo?

La demanda sin atender es el conjunto de peticiones que no pudiste servir, y el CRM la guarda en vez de perderla. Con 200 peticiones al mes y 60 sin respuesta, la lista enseña qué modelos y qué piezas se repiten, y te ayuda a decidir qué vehículos comprar.

Por ejemplo, si 12 peticiones al mes son de la misma familia de coches, esa lista pesa a la hora de pujar por un siniestro. Los datos son tuyos y salen de tus propias conversaciones por WhatsApp o teléfono. Además, se pueden agrupar en el panel de métricas, o enviar a Google Sheets para que el comprador los revise antes de cada subasta de la semana.

• Peticiones sin respuesta agrupadas por modelo.
• Piezas más pedidas cada mes.
• Talleres que preguntan con más frecuencia.

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