CRM a medida para escuelas náuticas: titulaciones y prácticas

Un CRM a medida para escuelas náuticas es un programa que sigue a cada alumno desde que pregunta por un título de navegación hasta que aprueba el examen y hace sus prácticas en el mar. Lleva la matrícula, la teoría, las salidas en barco y el estado del papeleo.

Una escuela náutica vive de dos calendarios a la vez: el de las clases de teoría y el de las prácticas, que dependen del tiempo, del barco y del instructor. Un alumno puede tener la teoría aprobada y esperar semanas una salida por falta de viento o de plaza. Por ejemplo, 20 alumnos aprueban en junio y escriben por WhatsApp Business a la vez pidiendo fecha para sus prácticas.

Un CRM personalizado junta esas dos agendas con la ficha del alumno. Además, aquí te explicamos qué lleva esa ficha, cómo son las etapas y qué se puede construir según el caso.

¿Qué lleva la ficha de un alumno de escuela náutica?

La ficha de una escuela náutica es el expediente de un alumno con su titulación objetivo, su progreso y su documentación. No se parece a la de una autoescuela, aunque comparten la idea de teoría más prácticas, porque aquí cuenta el barco y la mar.

• Titulación que persigue: patrón de embarcaciones de recreo, patrón de yate, capitán u otras.
• Teoría: modalidad, convocatoria y resultado de cada examen.
• Prácticas: horas hechas, barco usado y fecha de la siguiente salida.
• Documentos: reconocimiento médico, fotografía y datos personales.

Por ejemplo, una alumna aprueba la teoría en marzo y necesita 3 salidas de prácticas. La ficha cuenta las horas hechas y avisa de las que faltan. Con 80 alumnos activos en verano, esa vista evita repasar libretas. Además, con 40 alumnos de teoría, WhatsApp Business y Google Calendar sirven para citar a cada uno, y la ficha guarda 3 documentos por persona.

¿Cómo es el embudo de una escuela náutica?

El embudo de una escuela náutica es la secuencia de etapas entre la primera consulta y la titulación conseguida, e incluye una espera que otros negocios no tienen: la de las prácticas con buen tiempo. Los alumnos se atascan justo ahí.

1. Consulta: pregunta por un título, su duración y las fechas.
2. Matrícula: reserva plaza y entrega documentos.
3. Teoría: presencial u online, hasta el examen.
4. Prácticas: salidas en barco en grupos pequeños.
5. Examen y título: convocatoria y gestión del papeleo.

Pongamos que 25 alumnos terminan la teoría en junio y solo hay 6 plazas por salida. El CRM los ordena por fecha de aprobado y por disponibilidad, con WhatsApp Business para avisar a cada uno. Además, guarda el motivo por el que alguien abandona, según el caso. Con 30 consultas al mes y Meta como origen de los anuncios, el embudo muestra en qué etapa se atasca cada alumno.

¿Cómo se organizan las salidas, el barco y el instructor?

Una salida es una práctica en el mar con un barco, un instructor y un grupo de alumnos, y depende de condiciones que cambian el mismo día. El CRM no manda en el tiempo, pero sí organiza qué hacer cuando una salida se cancela.

Primero, cada salida tiene plazas limitadas, por ejemplo 6 alumnos, y una lista de reserva. Además, si el viento obliga a cancelar, el sistema propone mover a los alumnos a la siguiente fecha libre. Por último, avisa a todos por WhatsApp con la nueva hora.

En la práctica, una escuela con 2 barcos y 3 instructores evita llamar a 12 personas una a una cada vez que hay un cambio. Las citas se guardan en Google Calendar para que el instructor las vea en el móvil. Según el caso, también se puede construir un calendario por barco. Además, con 2 barcos y 6 plazas por salida, el calendario de Google Calendar evita 1 doble reserva por semana.

• Plazas por salida y lista de reserva.
• Barco e instructor asignados.
• Nueva fecha si se cancela.

¿Qué avisos ahorran trabajo a una escuela náutica?

Un aviso es un mensaje programado según la ficha, y en una escuela náutica los plazos importan: los exámenes tienen convocatorias y los reconocimientos médicos caducan. Un alumno que olvida un papel pierde una convocatoria entera.

• Documentos que faltan antes de la convocatoria de examen.
• Recordatorio de la salida del día siguiente.
• Alumnos con la teoría aprobada y sin prácticas reservadas.
• Renovación de una titulación o de un curso de reciclaje.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del alumno, según Meta, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los recordatorios se preparan con ellas y los paga la escuela, nunca el alumno. Por ejemplo, el día antes de una salida llega un mensaje de WhatsApp Business con hora, puerto y qué llevar. Además, con 15 alumnos por convocatoria, WhatsApp Business avisa 1 semana antes a los que tienen un papel pendiente.

¿Cómo se construye un CRM a medida para escuelas náuticas?

El asistente de IA es un programa que contesta el WhatsApp de la escuela a cualquier hora: explica los títulos, las fechas y cómo es el proceso, y recoge los datos de quien quiere matricularse. Por ejemplo, un domingo a las 22:00 un futuro alumno pregunta por el título de patrón y recibe respuesta con WhatsApp Business en menos de 1 minuto. Pasa a una persona las dudas de cada caso, como las convalidaciones.

Para construir el CRM se parte de un alumno real, de la consulta al título, y se deciden campos, etapas y avisos. Según el caso, se puede construir el control de horas de prácticas, un calendario por barco y la lista de reserva de salidas. Nada de eso está ya hecho: se acuerda en la videollamada. Primero se sigue a un alumno real durante sus 3 etapas, y después se decide qué merece automatizarse.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso. El caso más parecido es el de CRM para autoescuelas, y para el marco general tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Se puede llevar la cuenta de las horas de navegación?

El control de horas es un registro dentro de la ficha que suma el tiempo de cada práctica del alumno. Según el caso, se puede construir para que cada salida anote la fecha, el barco, el instructor y las horas, y que el total aparezca en la ficha.

Por ejemplo, un alumno necesita 10 horas de prácticas y lleva 6. La ficha muestra las 4 que faltan y sugiere las siguientes salidas con plazas libres. Primero, el instructor marca la salida como hecha. Además, el sistema recalcula el total. Por último, avisa al alumno con WhatsApp Business de la fecha disponible. Las horas exactas que exige cada titulación las fija la normativa, y se cargan en el CRM tal como las indique la escuela. Además, con 10 horas por título y 12 alumnos activos, el total sale en 1 clic.

• Fecha de cada salida.
• Barco e instructor.
• Horas acumuladas del alumno.

¿Y si un alumno vive lejos y hace la teoría online?

Un alumno a distancia es el que estudia la teoría desde su casa y solo viaja para las prácticas y el examen. La ficha lo marca con la modalidad, y el CRM le escribe con un plan distinto: menos clases presenciales y más avisos de fechas, según el caso.

Piensa en una alumna que vive a 300 kilómetros. Su embudo salta la etapa de clases presenciales, y el sistema le propone agrupar las salidas en un fin de semana. Además, la ficha anota el alojamiento si la escuela lo coordina. Un asistente de IA le explica por WhatsApp cómo reservar, y una persona de la escuela revisa los casos especiales. Primero se agrupan las 3 salidas en un solo fin de semana. Además, la escuela envía el calendario con Google Calendar al alumno 2 semanas antes de viajar.

• Modalidad online marcada en la ficha.
• Prácticas agrupadas en un fin de semana.
• Calendario enviado 2 semanas antes.

¿Cómo se gestiona la temporada alta de verano?

La temporada alta es el periodo en que se concentran la mayoría de matrículas y salidas, y el CRM ayuda a no perder consultas entonces. Las preguntas se multiplican justo cuando el equipo está en el agua y nadie mira el móvil.

En la práctica, el asistente contesta las dudas básicas a cualquier hora y deja las consultas listas en el embudo. Además, la lista de reserva de cada salida se rellena sola con quienes piden plaza. Si entran 50 consultas en una semana de julio, el equipo solo tiene que decidir a quién llamar primero, sin ordenar mensajes uno a uno desde Instagram, WhatsApp o el correo. Además, con 50 consultas en 1 semana y Google Calendar para las llamadas, el equipo ordena la lista en 10 minutos.

• Respuesta inmediata a las dudas básicas.
• Lista de reserva de cada salida.
• Prioridad para quien ya aprobó la teoría.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.