CRM a medida para empresas de servicios con drones

Un CRM a medida para empresas de servicios con drones es un programa que sigue cada trabajo desde la consulta hasta la entrega del material: presupuesto, permisos, vuelo, edición y factura. Un trabajo con dron no es una venta, sino un proyecto con fechas, tiempo y autorizaciones.

Una empresa de drones atiende a clientes muy distintos: una constructora que pide una inspección de cubierta, una inmobiliaria que quiere fotos aéreas, una explotación agrícola o una promotora que necesita un seguimiento de obra. Cada encargo exige su propio presupuesto y su propio día de vuelo.

Un CRM personalizado junta todo eso en una ficha por proyecto. Por ejemplo, el piloto ve que el vuelo de mañana depende del viento y que el cliente espera el vídeo el viernes. Además, aquí te contamos qué campos, etapas y avisos necesita este negocio. Imagina 20 consultas al mes por WhatsApp Business: sin ficha común, 5 esperan 2 días y el cliente pide presupuesto a otra empresa.

¿Qué lleva la ficha de un proyecto con drones?

La ficha de una empresa de drones es el expediente de un encargo con su cliente, su ubicación y su entregable. Un mismo cliente puede tener varios proyectos, y cada uno necesita campos que un CRM genérico no trae.

• Tipo de servicio: inspección, fotogrametría, vídeo o fotografía aérea.
• Ubicación del vuelo y condiciones del entorno.
• Autorizaciones necesarias y su estado, según la zona.
• Entregable: ortofoto, modelo, vídeo o informe, con fecha prometida.

Por ejemplo, un encargo de inspección de 3 cubiertas guarda las direcciones, la fecha del vuelo y el informe final. Además, si el cliente repite el trabajo cada año, la ficha compara las imágenes de cada visita sin buscar carpetas. Por ejemplo, con 3 cubiertas y 2 visitas al año, WhatsApp Business y Google Calendar guardan todo en 1 ficha por proyecto.

¿Cómo es el embudo de una empresa de servicios con drones?

El embudo de una empresa de servicios con drones es la secuencia de un proyecto desde la consulta hasta la entrega del material, con pasos que dependen del tiempo y de las autorizaciones. Una etapa de «espera» por meteorología es normal y debe verse.

1. Consulta: el cliente describe lo que necesita.
2. Presupuesto: propuesta según zona, tiempo de vuelo y entregable.
3. Autorizaciones: gestión de lo que pida la zona.
4. Vuelo: el día elegido, con alternativa por viento o lluvia.
5. Edición y entrega: procesado del material y revisión del cliente.

Pongamos que 12 proyectos se concentran en una semana de buen tiempo. El CRM los ordena por fecha y por zona, para que el piloto agrupe vuelos y no cruce la provincia 3 veces. Además, guarda el motivo si un cliente no sigue. Con Meta y Google como origen de los contactos y 12 proyectos en 1 semana, el embudo muestra qué etapa se atasca en WhatsApp Business.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una empresa de drones?

Un aviso es un mensaje programado según la etapa del proyecto, y en servicios con drones evita sorpresas con el cliente. Quien contrata un vuelo quiere saber si se hace mañana o se aplaza, y quien espera un vídeo quiere saber cuándo llega.

• Confirmación del vuelo el día anterior.
• Aplazamiento por viento, lluvia o falta de visibilidad.
• Entrega del material con enlace de descarga.
• Propuesta de repetir el vuelo en la fecha que toque.

En la práctica, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los avisos se preparan con ellas y los paga la empresa, nunca el cliente. Con 20 proyectos activos, un mensaje con WhatsApp Business a cada cliente tras un aplazamiento ahorra llamadas. Además, con 20 proyectos y 1 aplazamiento al mes, el aviso sale en minutos.

¿Cómo se organizan los vuelos, los pilotos y el equipo?

Un vuelo es una salida con piloto, equipo y objetivo, y el CRM lo organiza como una cita con material asociado. El equipo, la batería y las autorizaciones cuentan tanto como la hora, porque un vuelo sin permiso no se hace.

Primero, cada proyecto tiene fecha prevista y fecha alternativa por tiempo. Además, el piloto recibe la cita en Google Calendar con la ubicación y las notas del cliente. Por último, tras el vuelo anota las horas realizadas y el estado del material.

• Fecha prevista y fecha alternativa.
• Piloto y equipo asignados.
• Autorización vigente para la zona.

Con 2 pilotos y 3 equipos, evitar 1 solapamiento por semana ya compensa. Lo viable se ve en la videollamada, según el caso. Por ejemplo, con 2 pilotos y 3 equipos, evitar 1 solapamiento a la semana en Google Calendar ahorra horas.

¿Qué hace la IA en el WhatsApp de una empresa de drones?

El asistente de IA es un programa que contesta el WhatsApp de la empresa a cualquier hora, explica qué servicios hay y recoge los datos de un proyecto: ubicación, tipo de trabajo, fecha deseada y entregable. Así el piloto, que pasa el día fuera, vuelve a una ficha ya preparada.

Por ejemplo, un arquitecto escribe a las 20:00 pidiendo una ortofoto de un solar. El asistente pide la dirección, la superficie aproximada y la fecha, y deja la ficha lista para presupuestar. No inventa precios ni promete fechas.

• Preguntas habituales sobre servicios.
• Recogida de datos para el presupuesto.
• Cita para una visita previa con Google Calendar.

El cliente sabe que habla con una IA, y el equipo puede entrar en cualquier conversación. Además, con 10 mensajes de noche por semana y WhatsApp Business, el piloto empieza el día con 10 fichas preparadas.

¿Cómo se construye un CRM a medida para empresas de servicios con drones?

Se construye siguiendo un proyecto real de principio a fin: la consulta, el presupuesto, el vuelo y la entrega. De ahí salen los campos, las etapas y los avisos, y se deja fuera lo que la empresa no usa.

Un CRM personalizado para servicios con drones puede incluir, según el caso, estas piezas, que se acuerdan antes de construirlas:

• Ficha por proyecto con autorizaciones y entregables.
• Calendario de vuelos con fecha alternativa por tiempo.
• Proyectos recurrentes con aviso de repetición.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Para un negocio vecino mira el CRM para empresas audiovisuales, y para el marco general qué es un CRM a medida o CRM a medida con agentes de IA. Por ejemplo, un piloto de 3 semanas con 5 proyectos reales ajusta qué campos pide cada tipo de vuelo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo avisa el CRM de un vuelo cercano que aún no tiene permiso?

Una autorización de vuelo es el permiso que una zona concreta puede exigir antes de volar. La ficha guarda qué autorización hace falta, quién la gestiona, su estado y su fecha, y avisa si el vuelo se acerca y falta el permiso.

Por ejemplo, un proyecto en 3 ubicaciones puede tener 3 situaciones distintas. Primero, la ficha lista las ubicaciones. Además, marca las que están pendientes. Por último, avisa al responsable 7 días antes si alguna sigue sin permiso. Qué exige cada zona lo sabe la empresa; el CRM solo recuerda y ordena, y no sustituye ninguna gestión oficial. Se concreta en la videollamada.

• Autorización necesaria por ubicación.
• Estado: pendiente, pedida o concedida.
• Fecha límite para volar.

Con 3 ubicaciones y 7 días de margen, el aviso llega a tiempo desde Google Calendar.

¿Qué pasa con los archivos pesados de vídeo y fotos?

Los archivos de un vuelo son vídeos, fotos y modelos que ocupan muchos gigas y no viven en un CRM. Según el caso, el CRM guarda el enlace a la carpeta donde están y la versión entregada, para que quien consulte la ficha llegue al material en 1 clic.

En la práctica, una empresa con 40 proyectos al año guarda el material en su almacenamiento habitual. Primero, la ficha anota la ruta. Además, el aviso de entrega lleva el enlace de descarga y la fecha de caducidad. Por último, el cliente confirma por WhatsApp Business que lo ha recibido. El CRM ordena, pero no pesa: el vídeo sigue donde está.

• Enlace al material original.
• Versión entregada y fecha.
• Confirmación de recepción.

Con 40 proyectos al año y Google Drive o similar, el enlace en la ficha basta, y el aviso de caducidad llega 30 días después.

¿Cómo se gestionan los clientes que repiten cada año?

Un cliente recurrente es el que contrata el mismo servicio cada cierto tiempo, como una inspección anual. La ficha guarda el historial de vuelos y el CRM avisa unas semanas antes de la fecha en que tocaría repetir, con una propuesta basada en el trabajo anterior.

Piensa en una constructora con 6 obras que pide un seguimiento mensual. Primero, cada visita queda anotada. Además, el CRM compara las fechas y propone la siguiente. Por último, el cliente confirma con un mensaje en WhatsApp Business. Con 15 clientes recurrentes, el calendario del año se ve de un vistazo en Google Calendar.

• Historial de vuelos por cliente.
• Fecha de la siguiente visita propuesta.
• Comparación con el trabajo anterior.

Con 15 clientes recurrentes y WhatsApp Business, el aviso sale 4 semanas antes.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.