CRM para empresas audiovisuales: encargos, rodajes y clientes

Un CRM para empresas audiovisuales es un programa que guarda cada cliente con sus encargos, presupuestos, fechas de rodaje y entregas, y recuerda el siguiente paso de cada proyecto. Sirve para que una productora pequeña no pierda ofertas mientras está rodando o editando.

Una empresa audiovisual trabaja por proyectos: un vídeo corporativo, una campaña, un evento o una serie de piezas para redes. Cada uno pasa por presupuesto, preproducción, rodaje, edición y entrega, con varias rondas de cambios. Mientras el equipo está fuera, las consultas nuevas se acumulan en el móvil y en WhatsApp Business.

Imagina una productora de 5 personas que recibe 12 consultas al mes y rueda 3 días por semana. Las consultas llegan cuando nadie puede contestar, y quien pide un presupuesto suele compararlo con 2 o 3 productoras. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información, decide rápido. Primero se contesta, además se aclara el encargo y, por último, se envía la propuesta.

¿Qué necesita una productora audiovisual de un CRM?

Una productora audiovisual necesita un CRM que siga proyectos con fases y fechas, y que distinga clientes que encargan una vez de clientes que encargan cada trimestre. La ficha enlaza al cliente con sus proyectos y guarda lo que importa de cada uno.

En la práctica, estos son los datos más útiles:

• Tipo de encargo: corporativo, publicidad, evento, formación o contenido para redes.
• Fases: presupuesto, preproducción, rodaje, edición, revisión y entrega.
• Rondas de cambios pactadas y las ya usadas.
• Persona de contacto del cliente que aprueba cada entrega.

Por ejemplo, un cliente que encarga 4 vídeos al año aparece en un filtro 3 meses después de la última entrega. Con Google Calendar se agendan los rodajes, y un estudio de 5 personas ve en 1 pantalla qué proyecto está en qué fase, también desde el móvil.

¿Cómo se sigue un presupuesto de vídeo hasta el encargo?

El seguimiento de un presupuesto de vídeo es el proceso que lleva de la propuesta enviada a la aceptación, con avisos cuando pasan los días sin respuesta. Un presupuesto de producción audiovisual suele tener varias partidas y se discute, por eso necesita un seguimiento ordenado.

Un día cualquiera, una marca pide por Instagram un vídeo de producto de 60 segundos. La productora responde con unas preguntas: objetivo, fecha de publicación y referencias. Luego envía el presupuesto y programa un mensaje de seguimiento a los 4 días con WhatsApp Business.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente hace falta una plantilla aprobada, así que se prepara una plantilla de seguimiento. Para saber por qué se pierden algunos encargos, mira motivos de pérdida en ventas. Y para preparar propuestas rápido, presupuestos automáticos en el CRM.

¿Cómo se coordinan rodajes, equipo y entregas?

La coordinación de rodajes consiste en tener, para cada proyecto, las fechas, el equipo, los permisos y los materiales en una sola vista. El CRM no sustituye a una herramienta de producción, pero enlaza la parte comercial con la agenda y avisa de lo que queda pendiente.

Piensa en un proyecto con 2 días de rodaje, 3 técnicos y un locutor. Cada fecha queda en Google Calendar, cada persona recibe su aviso y la ficha guarda las notas del cliente. Si el cliente pide mover un rodaje, el cambio queda anotado con la fecha de la petición.

Además, las entregas se registran por versiones: primera entrega, cambios, entrega final. Con 10 entregas al mes, cada versión queda con fecha desde WhatsApp Business o el correo. Así nadie discute cuántas rondas de revisión se pactaron. Para equipos que gestionan muchos proyectos a la vez, CRM para gestión de proyectos detalla fases y responsables. Los ficheros pesados viven en el sistema de almacenamiento de la productora.

¿Cómo se consiguen clientes que repiten?

Los clientes que repiten son la mejor fuente de trabajo de una productora, y el CRM los trabaja con un aviso después de cada entrega. Una marca que contrató un vídeo en enero suele necesitar otro para la campaña de otoño, y el aviso llega a tiempo.

Por ejemplo, 30 días después de la entrega, la ficha recuerda escribir al cliente para preguntar cómo ha funcionado el vídeo y si hay otros proyectos. Con 25 clientes activos, si 8 repiten dos veces al año, la productora cubre buena parte de la agenda sin captar nuevos.

Solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir mensajes, y el mensaje sale con WhatsApp Business o por correo. Además, el motivo por el que un cliente eligió a la productora se anota en la ficha, en 1 línea y con 3 opciones para marcar. Si la captación es el tema, tienes el artículo sobre CRM para agencias de marketing, que trabaja con un cliente parecido.

¿Cómo se pone en marcha un CRM para empresas audiovisuales?

Un CRM para empresas audiovisuales se pone en marcha cargando clientes y proyectos abiertos, definiendo las fases y activando el WhatsApp. Con 40 clientes y 8 proyectos en curso, una semana suele bastar para tenerlo funcionando, por ejemplo con 2 horas al día desde Google Calendar y WhatsApp Business.

Primero se importan los contactos del Excel, además se definen las seis fases y, por último, se programan los primeros avisos de seguimiento. Según el RGPD, las personas que salen en un vídeo tienen derechos sobre su imagen y sus datos, y los permisos de grabación se anotan en la ficha del proyecto.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Tienes el marco general en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo controlo cuántas rondas de cambios lleva un proyecto?

Las rondas de cambios se controlan con un contador en la ficha del proyecto: se anota cuántas se pactaron y cuántas se han usado, por ejemplo 2 de 3 en un vídeo de 90 segundos. Cada petición del cliente queda registrada con su fecha y su canal, ya sea correo, WhatsApp Business o llamada, y el equipo ve de un vistazo cuándo se agotan.

Por ejemplo, un proyecto con 2 rondas incluidas y 3 peticiones avisa al responsable de que la tercera ya es un extra. Además, la ficha guarda lo que se pidió en cada ronda, así que nadie reconstruye la historia con 40 mensajes. Según el caso, se construye un aviso al cliente cuando llega a la última ronda. Por último, el responsable decide si la ronda extra se cobra o se concede por cortesía. El aviso llega en menos de 1 minuto por correo.

¿Puedo guardar los permisos de imagen de las personas que salen en un rodaje?

Sí, los permisos de imagen se guardan como documentos adjuntos a la ficha del proyecto, con fecha, nombre y uso autorizado. Así, ante una duda, la productora localiza el permiso en segundos. Según el RGPD, la imagen de una persona es un dato personal y se trata con una base legal clara.

En la práctica, un rodaje de 12 personas genera 12 permisos, y el CRM recuerda si falta alguno antes de la fecha de entrega. Además, los datos se guardan en servidores de la Unión Europea, con copias cifradas diarias y acceso con doble factor. Por último, se puede limitar quién ve los documentos con permisos por rol. Para dudas legales concretas conviene consultar a un abogado, porque cada caso tiene sus matices.

¿El CRM sirve si trabajo como autónomo audiovisual?

Sí, un autónomo audiovisual lo usa con un embudo más simple de 5 etapas: consulta, presupuesto, rodaje, entrega y cliente. La ficha evita que un presupuesto se quede sin respuesta mientras el autónomo está rodando, y un asistente de IA contesta el WhatsApp con las preguntas básicas y propone una llamada.

Imagina que rodáis 4 días a la semana y entran 8 consultas al mes por Instagram. Primero el asistente recoge el tipo de vídeo, además la fecha y, por último, el presupuesto orientativo. Según el caso, las llamadas del día se agendan con Google Calendar. Para empezar, basta con 30 contactos y una semana de ajustes, y se amplía cuando el volumen crece. Hay una guía general en CRM para autónomos.

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