CRM a medida para actividades extraescolares: colegios y familias

Un CRM a medida para actividades extraescolares es un sistema que ordena tres relaciones a la vez: la del colegio que contrata, la de las familias que inscriben a sus hijos y la de los monitores que dan la clase. Una empresa de extraescolares no vende a una persona, vende un grupo en un colegio concreto y durante un curso entero.

Piensa en una empresa que da ajedrez, robótica e inglés en 12 colegios. En septiembre llegan 400 consultas de familias en 3 semanas, cada una con un niño, un curso y un horario. Si cada colegio exige un mínimo de 8 niños por grupo, el equipo necesita saber al instante qué grupos llegan y cuáles no. Un CRM personalizado lo muestra sin hojas sueltas, y las familias preguntan con WhatsApp Business sin esperar al lunes.

Primero verás qué fichas hacen falta; además, las etapas del curso y los avisos de cuota, según el caso de tu empresa.

¿Qué fichas necesita un CRM a medida para actividades extraescolares?

Una empresa de extraescolares necesita fichas enlazadas: el colegio, el grupo, el alumno y la familia. La ficha del grupo es la clave, porque une un colegio, una actividad, un día, un horario y un monitor, y de ella cuelgan los alumnos inscritos.

Por ejemplo, el grupo «robótica, martes de 16:30 a 17:30, tercero de primaria» tiene un mínimo de 8 alumnos y un máximo de 14. Cuando se apunta el alumno número 8, el CRM marca el grupo como confirmado y avisa al monitor. Con 40 grupos activos, nadie recuerda esos números de memoria.

Además, la ficha del alumno guarda el curso, las alergias o necesidades que la familia comunica y quién puede recogerlo. Son datos de menores, y según el RGPD solo se guarda lo imprescindible, con acceso limitado por rol. Los avisos al monitor salen con Google Calendar, 2 días antes de cada clase nueva. Mira el vecino CRM para colegios privados para ver cómo se llevan las familias.

¿Cuáles son las etapas de una temporada de extraescolares?

Las etapas de una temporada siguen el calendario escolar, y el embudo del CRM las muestra para cada colegio y cada grupo. Cambian según si hablas con el colegio, con la asociación de familias o con cada familia, pero casi todas siguen un hilo común.

1. Propuesta al colegio: actividades, horarios y condiciones.
2. Aprobada: el colegio o la asociación de familias da el visto bueno.
3. Inscripciones abiertas: se informa a las familias.
4. Grupo confirmado: se alcanza el mínimo de alumnos.
5. En curso: clases, asistencia y cobros mensuales.
6. Cierre de curso: valoración y aviso de renovación.

Un día cualquiera de septiembre, 6 grupos están a 2 alumnos del mínimo. El CRM los marca para que alguien recuerde la fecha límite a las familias con WhatsApp Business, según el caso.

¿Cómo se atienden las inscripciones de septiembre?

La atención de inscripciones es el tramo del año en que más mensajes llegan, a todas horas y casi siempre con las mismas preguntas: qué actividades hay, a qué hora, cuánto dura el trimestre y cómo se apunta el niño. Responder tarde significa perder la plaza.

Imagina que una madre escribe un domingo a las 21:30 con WhatsApp Business para saber si queda sitio en inglés de segundo. El asistente de IA le dice los grupos con plaza, le manda el formulario en 2 minutos y deja la ficha preparada. El lunes a las 9:00, la coordinadora revisa 25 solicitudes en 15 minutos en lugar de contestarlas una a una.

Además, la IA se presenta como asistente virtual, según la normativa europea, y no promete plaza ni decide excepciones. Primero recoge, después informa y por último pasa a una persona lo que no sabe. Para el agente de un sector vecino, mira agente de IA para colegios.

¿Cómo se llevan cuotas, bajas y listas de espera?

Una cuota mensual es el pago que la familia hace por la actividad, y la baja es el aviso de que el niño deja de ir. En extraescolares, ambas pasan con mucha frecuencia y cada una cambia el tamaño del grupo, así que el CRM las registra con fecha.

• Primero, alta de la cuota y forma de pago de cada familia.
• Además, baja con su motivo: horario, precio, interés o cambio de colegio.
• Por último, lista de espera por grupo, ordenada por fecha de petición.

Por ejemplo, un grupo de 14 plazas tiene 3 alumnos en espera. Cuando se produce una baja, el CRM escribe a la primera familia con WhatsApp Business y le da 24 horas para confirmar. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, WhatsApp solo deja escribirle con plantillas aprobadas por Meta, y el coste lo asume la empresa, nunca la familia.

¿Qué avisos ahorran trabajo a los monitores y a la coordinación?

Los avisos de una empresa de extraescolares nacen del calendario: comienzo de curso, festivos, cambios de aula, fin de trimestre y renovación de matrículas. Cada aviso se programa una vez y sale al grupo adecuado.

Imagina que un colegio cierra por una excursión el jueves. La coordinadora marca esa fecha y el CRM avisa a las 24 familias de los grupos afectados con WhatsApp Business y al monitor por Google Calendar. Sin ese aviso, habría que escribir uno a uno a 24 contactos, unos 30 minutos de trabajo.

Además, a final de curso se prepara el aviso de renovación con 30 días de margen, según el caso. Las familias que respondieron que sí quedan reservadas, y las que dudan reciben un recordatorio. Solo se escribe a quien ha aceptado recibir mensajes y siempre desde el número de la empresa.

¿Cómo se empieza a construir el CRM?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, donde se repasa cómo llegan hoy las inscripciones, cómo se forman los grupos y quién contesta a las familias. Lo habitual es construir primero la ficha de grupo con su mínimo y los avisos de plazas.

Si trabajas con Google Sheets o con un programa de cobros, la conexión se estudia según el caso, y se prueba con 2 colegios antes de extenderla. Por ejemplo, en las 2 primeras semanas pueden estar listos los grupos de un colegio piloto y, con 10 familias cargadas, el primer envío de avisos.

Para el marco, mira qué es un CRM a medida. El conjunto del sistema está en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se guarda quién puede recoger a cada niño?

Se guarda como una lista de personas autorizadas en la ficha del alumno, con su nombre, su parentesco y un teléfono de contacto. Es un dato de seguridad, no comercial, y por eso solo lo ven los monitores y la coordinación, según el caso, con acceso por rol.

Por ejemplo, un niño de 7 años sale a las 17:30 y la familia avisa de que hoy lo recoge su tía. La familia lo escribe con WhatsApp Business, la coordinadora lo añade a la ficha y el monitor lo ve en el listado de ese día. Además, la anotación caduca al terminar la jornada. Primero se avisa, después se anota y por último se comprueba en la puerta, con la lista del grupo a mano. Con 12 colegios y 40 grupos, el monitor ve en el móvil con Google Calendar quién puede llevarse a cada niño.

¿Qué pasa si un colegio cambia el horario a mitad de trimestre?

Un cambio de horario es una modificación del grupo, y el CRM la propaga a todas las fichas implicadas: alumnos, familias y monitor. El grupo conserva su historia y muestra la nueva hora desde la fecha del cambio.

Imagina un colegio que adelanta 30 minutos todas las clases de martes por una obra. La coordinadora cambia la hora una sola vez y el CRM prepara un aviso para las 60 familias de los grupos de ese día, que se envía con WhatsApp Business tras revisarlo. Además, los monitores reciben su nuevo horario en Google Calendar. Según el caso, el aviso pide a cada familia que confirme que le sigue encajando en menos de 48 horas, y quien no puede queda anotado como posible baja.

¿Se pueden medir qué actividades se llenan más?

Se pueden medir con el panel de métricas: cuántas consultas llegan por actividad, cuántas se convierten en inscripción y qué grupos llegan al mínimo. Son los datos que se ven con las fichas, sin cifras externas ni estimaciones inventadas.

Por ejemplo, tras 2 cursos, la empresa descubre que el inglés de tercero se llena en 10 días y el ajedrez de sexto apenas llega al mínimo. Con ese dato decide qué actividad reforzar o cambiar de hora, y lo revisa cada 2 meses con Google Sheets o con el panel. Además, puede comparar colegios entre sí, según el caso. Primero se recogen los datos, después se leen y por último se decide con el equipo, sin esperar al cierre de curso para tomar una decisión. Con 3 meses de fichas ya se ve una tendencia clara, y la coordinadora puede ajustar los grupos de enero con tiempo.

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