CRM a medida para empresas de reciclaje: recogidas, pesajes y tarifas

Un CRM a medida para empresas de reciclaje es un programa que sigue cada material desde que el cliente avisa de que tiene residuos hasta que se pesa, se liquida y se documenta. Un CRM personalizado guarda cada cliente con sus materiales, sus contenedores, sus recogidas y las tarifas pactadas.

Los clientes son talleres, fábricas, obras, comercios, comunidades y particulares con chatarra, papel, plástico o electrónica. Avisan por teléfono o con WhatsApp Business, y casi siempre quieren saber cuándo pasa el camión. Una planta con 120 clientes recibe 20 llamadas al día y 2 personas las atienden.

Por ejemplo, si una empresa de reciclaje atiende 120 clientes con recogidas cada 15 días, una hoja de cálculo (Excel) no avisa de que un contenedor lleva 3 semanas lleno. Un sistema a medida sí, porque cruza las fechas de recogida con el ritmo de cada cliente. El aviso sale por mensaje.

¿Qué lleva la ficha de un cliente en un CRM a medida para empresas de reciclaje?

La ficha de un cliente es el registro de qué residuos genera, cuántos, cada cuánto y en qué contenedores. Según el caso, lleva los materiales (hierro, cobre, cartón, plástico, aparatos eléctricos), los contenedores instalados, el horario de acceso y la tarifa pactada por cada material. Un cliente con 3 materiales y 2 contenedores tiene 6 datos que cambian cada mes.

• Contenedores en el cliente, con tamaño y fecha de instalación.
• Frecuencia de recogida y última visita.
• Documentos de traslado y certificados entregados.

En la práctica, un taller mecánico con 2 contenedores de chatarra y otro de aceite usado tiene tres calendarios distintos. La ficha los reúne, y el conductor la consulta antes de salir de la nave con su móvil, sin llamar a la oficina. Se abre desde Google Sheets o desde el panel (Kairux), con los datos al día.

¿Cómo se organizan las rutas de recogida y los contenedores?

La ruta de recogida es la lista de clientes que visita un camión en una jornada, ordenada por zona y por urgencia. Se puede construir un planificador que combine la frecuencia de cada cliente con los avisos de contenedor lleno, según el caso, para no hacer viajes en vacío.

Imagina 30 clientes en una zona y 12 con el contenedor casi lleno. El CRM los pone primero en la ruta y deja para el día siguiente a los que acaban de vaciarse. Además, enseña cuántos contenedores quedan libres en el almacén antes de salir, porque no sirve de nada prometer uno que no tienes. Con 15 contenedores y 30 clientes, el cruce se hace en 1 minuto.

1. Primero, los avisos de contenedor lleno.
2. Además, las recogidas fijas del día.
3. Por último, los contenedores vacíos que hay que llevar.

¿Cómo se registran los pesajes, las tarifas y los certificados?

El pesaje es la medición de lo recogido, y de él depende lo que se paga o se cobra al cliente. Un CRM personalizado registra cada pesaje con fecha, material, peso y cliente, y calcula el importe con la tarifa de ese material, que puede cambiar cada semana según el caso.

Por ejemplo, un cliente entrega 800 kilos de cobre un lunes, y la ficha aplica la tarifa vigente ese día y deja el albarán listo en 2 minutos. Además, guarda los certificados de entrega que el cliente necesita, y los envía por correo con Outlook a quien los pide.

• Peso y material de cada recogida.
• Tarifa aplicada y fecha de la tarifa.
• Albarán o certificado asociado.

Las exigencias documentales las conoce cada empresa y su normativa de residuos.

¿Qué hace la IA y cómo se empieza?

La IA es un asistente que contesta por WhatsApp a cualquier hora a quien pide una recogida: qué material tiene, cuánto, dónde y para cuándo. Por ejemplo, el encargado de un taller escribe a las 7:30 que su contenedor está lleno, y el asistente anota la dirección y una foto para que la ruta del día lo incluya.

No fija tarifas ni acepta materiales que la empresa no recoge: eso lo decide una persona del equipo. Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead es alguien que ha pedido información.

Primero hacemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, con tu caso delante. Para un negocio de fábrica cercano, mira el CRM para empresas industriales B2B, y para el marco, qué es un CRM a medida y CRM a medida con agentes de IA.

¿Qué se puede construir a medida?

Lo que se puede construir a medida es lo que tu planta y tu flota necesitan y un CRM general no trae. Por ejemplo, según el caso, un parte del conductor desde el móvil con foto del contenedor, un cálculo de liquidación por cliente a fin de mes y una conexión con la báscula de la planta.

• Un aviso 7 días antes de que caduque un contrato.
• Un informe de kilos recogidos por material y por mes.
• Un listado de clientes que llevan 30 días sin llamar.

Además, preguntamos qué usas hoy, como Excel o Microsoft 365, y cuántos camiones tienes. Que se pueda conectar con la báscula depende del modelo y se mira en la videollamada.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula lo que debo pagar a cada cliente por el material que entrega?

La liquidación es el cálculo del importe de cada entrega a partir del peso y de la tarifa vigente. El CRM multiplica los kilos por el precio del material en la fecha del pesaje y suma las entregas del periodo. Por ejemplo, un cliente trae 3 entregas en un mes y el sistema genera una liquidación con los 3 pesajes, su fecha y su importe. Los 3 pesajes se suman en 1 documento, con Excel como apoyo.

Además, si la tarifa cambia a mitad de mes, cada entrega conserva la que tenía su día. Primero se carga la tabla de tarifas, después se registra cada pesaje y por último se revisa la liquidación antes de enviarla. Según el caso, se exporta a Excel o a Google Sheets para tu gestoría, y el cliente recibe un resumen por correo (Outlook) o por WhatsApp Business.

¿Cómo detecto a quien ha pasado a otro gestor de residuos?

Un cliente inactivo es el que antes recogías cada 15 días y ahora lleva 2 meses sin pedir. El CRM lo detecta al comparar su ritmo habitual con la última recogida, y lo muestra en una lista para que alguien lo llame. Por ejemplo, 12 clientes superan el doble de su intervalo normal, y 3 de ellos han cambiado de gestor.

Además, se anota el motivo de la baja: precio, servicio, cierre del negocio u otra empresa. Primero se llama o se escribe con WhatsApp Business, después se registra la respuesta y por último se decide si vale la pena una oferta. Solo se escribe a quien tiene relación contigo, y con plantillas aprobadas por Meta cuando pasan más de 24 horas desde su último mensaje.

¿Se puede enseñar al cliente cuánto ha reciclado en el año?

El informe anual de reciclaje es un resumen con los kilos entregados por material y por mes, que el cliente puede usar en sus propias memorias. Por ejemplo, una empresa con 12 meses de recogidas recibe un documento con el total de papel, plástico y metal, y las fechas de cada entrega.

Además, el informe sale de los pesajes que ya están en el CRM, sin que nadie lo monte a mano. Primero se elige el cliente y el periodo, después se genera el resumen y por último se envía por correo. Según el caso, se prepara una plantilla con tu logotipo en Google Sheets o en Microsoft 365. Es un detalle que fideliza, sin prometer ningún resultado comercial concreto.

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