CRM a medida para consultoras de seguridad alimentaria

Un CRM a medida para consultoras de seguridad alimentaria es un programa construido alrededor de cómo trabaja este sector: clientes con varios establecimientos, planes de autocontrol, visitas de revisión y documentación que caduca. Un CRM personalizado guarda todo en la ficha de cada cliente y avisa de lo que vence, algo que un programa genérico solo consigue con muchos apaños.

Quien pide ayuda suele ser un restaurante, un obrador o una tienda de alimentación que acaba de recibir una inspección. Escribe por WhatsApp Business un martes a las 20:00, cuando cierra la cocina. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información, que espera dos días la respuesta acaba con otra consultora.

Por ejemplo, si entran 30 consultas al mes y la mitad llegan fuera de horario, 15 personas esperan hasta la mañana siguiente. Además, cada cliente tiene fechas propias que no se pueden olvidar. Aquí verás qué lleva la ficha, cómo son las etapas y qué se construye según el caso.

¿Qué aporta un CRM a medida para consultoras de seguridad alimentaria?

Necesita seguir a cada cliente por establecimiento y no solo por empresa. Una cadena de panaderías con 6 obradores no es un cliente, son seis puntos con su propio responsable y sus propios registros. Un CRM genérico de ventas guarda un contacto y un negocio, y obliga a meter el resto en notas sueltas.

El sistema construido a medida resuelve tres cosas:

• Primero, una ficha de cliente con varios establecimientos colgando de ella.
• Además, los documentos de cada local: plan de análisis de peligros, registros de temperaturas y certificados de formación.
• Por último, las visitas pasadas y las que tocan, con quién las hace.

Por ejemplo, la consultora abre la ficha de un restaurante y ve que el plan se revisó hace 11 meses y que el curso de 2 camareros caduca en 40 días, según las fechas anotadas por el técnico.

¿Qué datos lleva la ficha de un cliente de seguridad alimentaria?

La ficha es el registro donde la consultora anota lo que usa para trabajar, no los datos de un formulario genérico. Aparte del contacto, interesa el tipo de actividad, porque un catering, una carnicería y un bar de tapas tienen riesgos y registros distintos. También cuenta el número de manipuladores y la fecha de la última inspección.

Imagina una consultora con 80 clientes activos. Si cada uno tiene 2 establecimientos, hay 160 fichas de local que revisar durante el año. Con campos de fecha y filtros, la consultora saca en segundos los locales cuya revisión toca en los próximos 30 días.

Los documentos del cliente, como un informe de laboratorio o un control de plagas, se enlazan en la ficha sin duplicarlos. Según el caso, se puede construir una pestaña de documentos con fecha de caducidad, que se abre desde Google Drive si ahí los guardas.

¿Cómo es el embudo de una consultora de seguridad alimentaria?

El embudo es el recorrido que sigue una consulta hasta convertirse en cliente, y en este sector tiene etapas muy propias. Una consultora distingue entre quien abre un negocio nuevo y quien llega tras un requerimiento de inspección, porque la urgencia y el trato cambian.

1. Consulta: llega por WhatsApp, Instagram, un formulario o una llamada.
2. Visita de diagnóstico: la consultora acude al local y revisa cómo se trabaja.
3. Propuesta: plan de implantación, formación y revisiones.
4. Implantación: redacción del plan, registros y cursos.
5. Seguimiento: visitas periódicas y renovaciones.

Pongamos que de 20 propuestas enviadas al mes, 7 siguen sin respuesta a los 10 días. La lista del CRM dice a quién escribir hoy, con WhatsApp Business, antes de que otra consultora se adelante. También conviene anotar el motivo cuando el cliente dice que no, por ejemplo que ya tiene a un técnico de confianza.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una consultora alimentaria?

Los avisos de vencimientos son los que más trabajo ahorran, porque la actividad de la consultora gira alrededor de fechas: revisión del plan, renovación de cursos y visitas de seguimiento. Un aviso a tiempo evita que el cliente descubra la caducidad el día de la inspección.

Por ejemplo, 45 días antes de que caduque el curso de un manipulador, el CRM prepara un WhatsApp para el cliente con las fechas de formación libres. Si contesta que sí, la cita queda en Google Calendar. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que estos avisos se preparan con ellas.

Hay más detalle en avisos de renovación en el CRM. Además, si un cliente no responde tras 2 recordatorios, el aviso pasa a una persona del equipo para que llame.

¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?

La IA es el asistente que hace el primer contacto: contesta el WhatsApp a cualquier hora, pregunta qué tipo de negocio es, cuántos manipuladores tiene y si ha habido inspección, y propone una visita de diagnóstico con Google Calendar. El equipo entra en cualquier conversación cuando hace falta una opinión técnica. La IA no interpreta normativa ni da opiniones sanitarias.

Además, a medida se puede construir, según el caso, lo que ahorra más horas cada semana:

• La conexión con la hoja de cálculo donde la consultora lleva sus registros (APPCC incluidos).
• Un buscador por razón social o por dirección del local.
• Permisos por rol, de modo que cada uno de tus 5 técnicos vea solo sus clientes.

Para los datos de clientes y empleados, repasa CRM y RGPD. Todo se ve en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tu forma de trabajar delante. Empieza por CRM a medida con agentes de IA o por CRM para consultoras, y lo hablamos con Kairux.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM llevar los registros de temperaturas de cada cliente?

Primero, el CRM guarda los registros como documentos enlazados en la ficha de cada local, pero no sustituye al programa donde el cliente los rellena a diario. La consultora pide una copia cada mes y la sube a la ficha.

Por ejemplo, un técnico recibe por WhatsApp Business la foto de la hoja de un obrador y la archiva en su local. Según el caso, se puede construir un aviso cuando un local lleva 30 días sin enviar registros. Además, los datos se alojan en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor (2FA). Lo viable se ve en la videollamada, con tus hojas reales delante y con 2 o 3 clientes de ejemplo, para que compruebes cuántas horas ahorras cada semana con Google Calendar y el CRM.

¿Se puede separar lo que ve cada técnico de la consultora?

Se puede construir un permiso por rol para que cada técnico vea solo los clientes que lleva y la dirección vea todos. Resulta útil con 5 técnicos repartidos por zonas, cuando no todos deben acceder a la facturación ni a los documentos que otro compañero lleva desde hace meses.

• El técnico de la zona norte abre su lista del día con las visitas pendientes.
• La persona de administración ve los importes y las propuestas.
• Si un técnico se marcha, sus 40 clientes pasan a otro compañero en minutos y el historial se conserva.

Además, los permisos se definen en la videollamada, según el tamaño del equipo, y cambian cuando la consultora crece. Por ejemplo, el acceso de cada persona se revisa desde el panel cada trimestre, con 2 minutos por usuario.

¿Qué pasa con la ficha si un cliente cierra el local?

La ficha es el registro que pasa a una etapa de baja y conserva el historial, con el motivo anotado: cierre, cambio de consultora o fin de contrato. El motivo sirve después para entender por qué se pierden clientes.

Por ejemplo, si de 12 bajas del año 5 fueron por cambio de consultora tras una revisión que el cliente vio cara, ya sabes dónde explicar mejor el valor del trabajo. Según el RGPD, los datos se guardan solo el tiempo necesario para su finalidad, así que la consultora define cuánto conserva cada ficha cerrada y la borra cuando corresponda. Además, el equipo puede exportar a Google Sheets el historial de esos 12 clientes antes de cerrar la ficha. Se decide en la videollamada con tu caso concreto, y se ajusta si cambia la normativa o el contrato con el cliente.

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