CRM a medida para empresas de demoliciones: visitas, permisos y obra

Un CRM a medida para empresas de demoliciones es un programa que sigue cada obra desde la primera consulta hasta la retirada del último escombro. Un CRM personalizado guarda la visita técnica, el presupuesto, los permisos y las fechas de ejecución en una ficha por obra, y avisa de lo que falta.

Tus clientes son constructoras, promotoras, administradores de fincas y particulares con una casa o una nave que quitar. Preguntan con WhatsApp Business, por correo o por teléfono, y casi siempre mandan fotos del edificio antes de pedir presupuesto. Una constructora con 30 obras al año escribe varias veces por semana.

Por ejemplo, si entran 20 consultas al mes y solo 6 llevan una visita técnica de 2 horas, el trabajo se decide en esa visita. Una hoja de cálculo (Excel) no recuerda quién la hizo ni qué se vio. Un sistema a medida sí lo guarda.

¿Qué lleva la ficha de una obra en un CRM a medida para empresas de demoliciones?

La ficha de una obra es el registro de todo lo que condiciona el precio y el plazo de una demolición. Según el caso, lleva la dirección, los metros cuadrados, el número de plantas, los materiales del edificio, el acceso para camiones y los edificios colindantes. Una obra de 3 plantas y 600 metros cuadrados se presupuesta distinto según el acceso para camiones, y 2 vecinos pueden cambiar el plazo.

• Fotos y planos que envía el cliente, con su fecha.
• La presencia de materiales que exigen un tratamiento especial.
• La licencia o permiso necesarios y quién los tramita.

En la práctica, dos edificios de 400 metros cuadrados cuestan distinto si uno está entre medianeras y el otro es una nave exenta. La ficha guarda esos datos y el comercial no vuelve a preguntarlos. Se abre desde el móvil, con Google Calendar al lado. Todo se guarda en 1 sola ficha, no en 5 correos.

¿Qué etapas tiene el embudo de una demolición?

El embudo de una demolición es una secuencia con más trámites que una obra normal, porque algunos pasos dependen de terceros: ayuntamiento, propietarios vecinos o gestores de residuos. Cada etapa tiene un responsable y una fecha de revisión. Con 12 obras abiertas a la vez, la fecha de revisión evita que una espere 3 semanas sin que nadie la mire.

1. Consulta: con dirección, fotos y plazo deseado.
2. Visita técnica: medición y revisión del entorno.
3. Presupuesto enviado.
4. Permisos: licencia, plan de trabajo y seguros.
5. Demolición: con maquinaria y cuadrilla asignadas.
6. Retirada de escombros: con gestor autorizado.
7. Cierre: acta firmada y factura.

Pongamos que tienes 12 presupuestos enviados y 5 llevan más de 10 días sin respuesta. El CRM los lista y puedes preguntar con WhatsApp Business si el cliente sigue con la obra.

¿Cómo se controlan la maquinaria, las cuadrillas y las fechas de obra?

El control de recursos es un calendario que reparte máquinas y cuadrillas entre las obras confirmadas, de modo que ninguna se asigne a dos sitios a la vez. Se puede construir con las máquinas que tienes, como retroexcavadoras, martillos o camiones, según el caso.

Imagina que una excavadora está comprometida del lunes al jueves y entra una obra urgente de 2 días. El calendario muestra el choque antes de aceptar y propone otra semana. Además, enseña si hace falta alquilar una máquina para cumplir con el cliente. Con 3 cuadrillas y 5 máquinas, el reparto semanal sale en 10 minutos, no en una tarde.

• Máquina asignada y fechas de uso.
• Cuadrilla y responsable de obra.
• Camiones para el traslado de escombros.

La vista se comparte con Google Calendar para que el encargado la lleve en el móvil. Cada encargado ve sus 4 o 5 obras de la semana.

¿Qué hace la IA y qué conviene preguntar antes de empezar?

La IA es un asistente que contesta por WhatsApp a cualquier hora y recoge lo que el presupuestador necesita: dirección, tipo de edificio, superficie aproximada, fotos y plazo deseado. Por ejemplo, un administrador de fincas escribe a las 19:00 por un patio con una cubierta ruinosa, y el asistente le pide 4 fotos y propone una visita con Google Calendar. Responde en 1 minuto y la ficha queda lista con 4 fotos.

No da precios ni opina sobre la seguridad de una estructura: eso lo decide un técnico. La visita técnica de 90 minutos la hace una persona. Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo.

Antes de empezar, conviene saber qué programa de presupuestos usas.Antes de empezar, conviene saber qué programa de presupuestos usas, como Excel o Microsoft 365, y cuántos presupuestos haces al mes. Mira también el CRM para constructoras, el marco de qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA.

¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?

Lo que se puede construir a medida es lo que tu empresa necesita para no perder un detalle de obra. Según el caso, una lista de comprobación de documentos por obra, un aviso 15 días antes de que caduque un seguro, un parte de escombros retirados por viaje y un cierre con fotos de antes y después.

Primero hacemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Además, preguntamos cómo calculas hoy el presupuesto (por metros, por plantas o por días) y qué ficheros usas, como Excel o Microsoft 365.

Por ejemplo, la videollamada sirve para ver qué piezas son prioritarias y cuáles esperan, con Google Calendar para fijar la siguiente. Lo viable se decide con tu forma de trabajar, no con una plantilla, y en 2 reuniones se ve el plan completo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar los permisos y las licencias de cada obra?

Los permisos son documentos que se adjuntan a la ficha de la obra, con su fecha de solicitud, su estado y la persona que los tramita. Por ejemplo, la licencia municipal está pedida, aprobada o pendiente de un requerimiento. Una obra de 14 días no empieza hasta que esté aprobada. El CRM te enseña las 8 obras que no pueden empezar porque falta un papel, y avisa a quien debe moverlo.

Además, se pueden construir listas de comprobación por tipo de obra. El comercial las revisa desde Google Calendar o el panel (Kairux). Primero se acuerda qué documentos pide cada caso, después se marcan al recibirlos y por último el sistema impide cerrar la obra si falta alguno. Según el caso, los documentos se guardan en servidores de la Unión Europea con copia diaria cifrada. Los plazos y las exigencias de cada ayuntamiento los conoces tú; el CRM solo los recuerda.

¿Cómo se compara el presupuesto con lo que costó la obra?

La comparación es un informe que pone al lado lo presupuestado y lo realmente gastado en horas, máquinas, camiones y vertido. Por ejemplo, una obra de 5 días acaba en 7 porque apareció un muro de carga. Si el parte diario lo anota, el CRM enseña dónde se desvió el coste y la próxima visita lo tiene en cuenta. Un parte diario de 5 minutos por obra basta.

Además, tras 20 obras terminadas, ves qué tipo de edificio se te ajusta mejor de precio y cuál suele salir peor. Esa lectura no promete ningún resultado, pero ayuda a decidir qué encargos aceptar. Con 20 obras la tendencia es clara. Por último, los datos se exportan a Google Sheets o Excel por si tu gestoría los necesita para el cierre del trimestre, sin duplicar trabajo.

¿Cómo dejo constancia del estado de la obra antes y después?

Las fotos de la obra son archivos que el encargado sube desde el móvil a la ficha, con fecha y etiqueta de fase. Por ejemplo, 6 fotos del antes, 6 del durante y 6 del después. El encargado las sube en 2 minutos desde el móvil con Google Calendar abierto. El CRM las ordena y permite enviar al cliente un resumen por WhatsApp Business o por correo al cerrar la obra.

Además, las fotos protegen a la empresa si más adelante surge una duda sobre el estado de una pared colindante. Primero se define quién sube las imágenes. Después se acuerda cuánto tiempo se conservan y por último se decide a quién se enseñan. Si salen personas, el RGPD obliga a explicar para qué se usan, y conviene evitar que aparezcan. Conservar 18 fotos por obra pesa poco, y los servidores están en la Unión Europea.

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