CRM a medida para discotecas y ocio nocturno: mesas y listas
Un CRM a medida para discotecas y ocio nocturno es un programa que reúne las reservas de mesa, las listas de invitados y los datos de cada cliente habitual en una sola ficha. Un CRM personalizado se adapta a un negocio que vende de jueves a domingo y que decide casi todo entre las 20:00 y las 02:00.
Piensa en una sala con 6 noches fuertes al mes y 40 consultas por semana. Las consultas llegan por Instagram a las 23:30 de un martes, cuando nadie del equipo mira el móvil. Los promotores mandan listas con WhatsApp Business, el encargado apunta 15 mesas en una libreta y nadie sabe quién pagó la señal de la botella.
Además, un lead, es decir, alguien que ha pedido información, casi siempre quiere saber tres cosas: si hay sitio, cuánto cuesta la mesa y a qué hora debe llegar. Quien contesta primero, se lleva la noche. La ficha tiene que servir para eso.
¿Qué debe tener un CRM a medida para discotecas y ocio nocturno?
La ficha de un cliente de discoteca es un registro con la fecha de nacimiento, las noches que ha venido y la mesa que prefiere. Primero va el tipo de plan: cumpleaños, despedida, grupo de amigos o empresa. Además, se anota cuántas personas son, quién es el promotor que los trae y si hay señal pagada.
Por ejemplo, una despedida de soltera de 14 personas pide un reservado el sábado. El CRM guarda el nombre de la cumpleañera, el pack elegido y la hora de llegada, y avisa al encargado con WhatsApp Business cuando falta confirmar el depósito.
Según el caso, se puede construir también un historial de comportamiento: quién cancela a última hora, quién no llega y quién vuelve cada mes. Con 200 clientes habituales, ese dato vale más que cualquier cartel en la puerta o cualquier campaña en Instagram.
¿Qué etapas tiene el embudo de una reserva de mesa?
El embudo de una reserva nocturna es una secuencia corta, porque el cliente decide en horas y no en semanas. Los nombres propios de la discoteca sustituyen a los genéricos del CRM: aquí se habla de reservado, señal y lista, no de oportunidad. Un recorrido posible es este:
- Consulta: alguien pregunta por fecha y número de personas.
- Propuesta de mesa: se ofrece reservado o mesa alta, con el pack de botellas.
- Señal pagada: el grupo confirma con un anticipo.
- Lista cerrada: se cargan los nombres de los invitados.
- Noche del evento: llegada, consumo y cierre de cuenta.
- Repetición: mensaje a los 15 días con la próxima fecha.
Por ejemplo, un grupo de 12 personas que no paga la señal en 48 horas pasa a una columna de avisos. Además, el encargado recibe un mensaje con WhatsApp Business y libera la mesa para otro grupo antes del viernes, sin perder la noche.
¿Cómo se controlan los promotores y las listas de invitados?
El control de promotores consiste en registrar qué cliente trae cada persona de relaciones públicas y cuánto genera esa noche. Sin ese dato, la comisión se calcula de memoria y acaba en discusiones el lunes por la mañana. En un CRM personalizado, cada lista lleva el nombre de quien la mandó.
Imagina 5 promotores y 40 invitados por lista, es decir, 200 personas cada fin de semana. Primero se importa cada lista con Google Sheets o desde WhatsApp Business. Después, en la puerta, se marca quién ha entrado. Por último, el sistema suma por promotor las entradas y las mesas, y prepara el informe de la semana en 5 minutos, sin hacer cuentas a mano.
Lo que se paga a cada promotor depende de tu acuerdo con él y se configura según el caso. El CRM solo calcula, no decide, y deja la cifra para que la revises tú.
¿Se conecta con la taquilla, el TPV y el control de acceso?
Un CRM personalizado se conecta con la venta de entradas, el TPV de barra y el control de acceso, siempre según el caso. Cada programa guarda una parte de la noche: las entradas, los consumos y la puerta. El CRM los junta por cliente para saber quién gasta y quién solo entra.
En la práctica, un cliente que compra 4 entradas anticipadas y reserva un reservado 30 días después es un cliente de valor alto, y su ficha se abre en 2 minutos. Se puede construir una vista que lo muestre al encargado antes de abrir la sala, con los nombres ordenados y un aviso con Google Calendar si hay evento especial.
Lo viable depende de cada programa y se ve en la videollamada. Si hoy cierras la noche con 3 programas distintos, el primer paso suele ser quedarte con una sola lista de clientes y una sola ficha por persona.
¿Qué puede hacer la IA en una discoteca y cómo se empieza?
La IA de una discoteca es un asistente que contesta por WhatsApp e Instagram a cualquier hora, sobre todo cuando el equipo duerme. Por ejemplo, alguien escribe un martes a las 03:00 y pregunta por una mesa para 10 personas el sábado. El asistente pide la fecha, el número de personas y el tipo de plan, y deja la ficha preparada para el encargado.
Además, propone una llamada o una visita con Google Calendar y avisa a una persona cuando el cliente pide algo especial. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas, así que los avisos de próxima fecha se preparan con ellas.
Si tu negocio mezcla sala y restaurante, lee CRM para restaurantes y eventos. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tu sala delante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se evita que entren menores si el CRM guarda la edad?
La comprobación de edad es un paso de la puerta, no del CRM, y el sistema solo ayuda a prepararla. Primero se pide la fecha de nacimiento al reservar una mesa. Después, la ficha marca a quien no llega a la edad mínima que fija tu local y avisa al encargado antes de que llegue el grupo.
Por ejemplo, un cumpleaños de 18 personas con 3 menores se detecta 2 días antes, no en la cola. Además, el aviso llega al encargado con WhatsApp Business y a la persona de puerta. La decisión sigue siendo suya y de la normativa de tu local. En cuanto a datos, se aplica el RGPD: se guarda lo mínimo, con permisos por rol, y el CRM no conserva copias del documento de identidad salvo que lo decidas y lo expliques al cliente.
¿Se pueden mandar mensajes a los clientes antes de cada fiesta?
Sí, siempre que la persona haya dado su consentimiento o haya pedido información, por ejemplo al reservar una mesa. Según la Ley 11/2022, las personas tienen derecho a no recibir llamadas ni mensajes comerciales no deseados. Por eso cada ficha anota si acepta mensajes y desde cuándo. Quien pide no recibirlos queda fuera de todas las listas de envío, y el equipo lo comprueba desde Google Sheets o desde la propia ficha.
En la práctica, el WhatsApp programado desde la ficha avisa de la próxima fecha a quienes vinieron en los últimos 60 días. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, Meta exige plantillas aprobadas para escribir. Esos envíos tienen un coste que asume el negocio, nunca el cliente. Además, la IA responde a las dudas que lleguen después, con 10 mensajes de ejemplo revisados antes de empezar, y el equipo puede entrar en cualquier conversación.
¿Y si un promotor se va con su lista de clientes?
El riesgo es real: la agenda de un promotor vive en su móvil y se va con él. Con un CRM personalizado, la lista de clientes es de la discoteca, no de quien la trae. La ficha guarda quién llegó por cada promotor, pero el contacto y el historial son del negocio.
Imagina que un promotor deja la sala tras 2 años y se lleva 300 clientes en su móvil. Primero se desactiva su acceso al CRM. Después, los clientes que trajo siguen en la ficha con su historial de noches y consumos, y el equipo puede escribirles con WhatsApp Business si dieron permiso. Según el caso, se restringe qué datos ve cada promotor para que solo vea sus propias listas y nunca la base completa. Lo vemos en la videollamada con tu caso.
Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.
