CRM a medida para empresas de relocation: empresa y empleado
Un CRM a medida para empresas de relocation es un programa que guarda a la vez a la empresa que contrata el servicio y a la persona que se traslada, con su familia, su fecha de llegada y cada trámite pendiente. Un CRM personalizado evita que los dos mundos se mezclen en una misma hoja de cálculo.
Piensa en una consultora de relocation con 25 casos abiertos y 60 mensajes diarios. Una multinacional paga, un ingeniero llega desde otro país con su pareja y dos hijos, y cada uno pregunta cosas distintas por WhatsApp a horas distintas. El cliente que factura y el cliente que escribe son dos personas.
Además, un lead, es decir, alguien que ha pedido información, suele ser un departamento de recursos humanos que necesita proveedor antes de que llegue el primer empleado. Quien contesta con orden y rapidez en menos de 24 horas, entra en la lista de proveedores. La ficha tiene que mostrar los dos niveles, con WhatsApp Business conectado a cada caso.
¿Qué lleva un CRM a medida para empresas de relocation?
La ficha de un caso de relocation es un registro con tres niveles: la empresa cliente, el empleado que se traslada y las personas que viajan con él. Primero van las condiciones que pagó la empresa, como los días de búsqueda de vivienda o el presupuesto de alquiler. Además, cada familiar lleva su propia fecha y sus propios documentos.
Por ejemplo, un empleado que llega con 2 hijos necesita colegio antes que piso, y la fecha de inicio de curso manda sobre todo lo demás. Una pareja sin hijos prioriza zona y transporte. El CRM guarda esa diferencia en campos propios, no en notas sueltas.
Según el caso, se puede construir una vista por empresa que muestre cuántos empleados están en cada fase. Con una multinacional que envía 10 personas al año, y cada una con 3 trámites, recursos humanos recibe un resumen con Google Sheets sin llamar para preguntar.
¿Cuáles son las etapas de un caso de relocation?
El embudo de relocation es una secuencia que va de la petición de la empresa a la instalación completa de la familia. Aquí hay dos relojes que corren a la vez: el de la empresa, que quiere cerrar el servicio, y el del empleado, que quiere vivir ya en su casa. Un recorrido posible es este:
- Petición de la empresa: condiciones, fecha de llegada y presupuesto.
- Entrevista con el empleado: necesidades, familia y zona preferida.
- Visita de orientación: dos o tres días en la ciudad para ver barrios y colegios.
- Búsqueda y firma: visitas a viviendas y contrato de alquiler.
- Trámites de llegada: empadronamiento, banco, suministros y colegio.
- Seguimiento: contacto a los 30 días para resolver lo que falte.
Por ejemplo, si la familia no ha firmado alquiler a 10 días de la llegada, la ficha sube a una persona. Además, avisa con WhatsApp Business y propone una llamada de 15 minutos con la familia.
¿Cómo se organizan los trámites y los proveedores de cada caso?
Los trámites son una lista de tareas con fecha que cambia según el país de origen y la situación de cada persona. El CRM las convierte en una cuenta atrás por caso: lo que vence esta semana, lo que espera a un tercero y lo que ya está hecho. Así nadie depende de recordar fechas.
Imagina 25 casos con 8 trámites cada uno, es decir, 200 tareas abiertas. Primero se asigna cada tarea a una persona del equipo. Además, se anotan los proveedores con los que trabajas, como inmobiliarias, colegios o gestorías, y cuál responde antes. Por último, un resumen semanal con Google Sheets muestra qué casos se retrasan más de 7 días.
Después, los plazos legales de cada trámite los fijas tú con tu gestoría. El CRM no los inventa: solo recuerda la fecha que le has dado y avisa antes de que venza.
¿Se conecta con los programas de la empresa cliente?
Un CRM personalizado se conecta con el programa de facturación y con el correo de tu equipo, según el caso, y comparte informes con la empresa cliente. Además, las multinacionales suelen pedir un resumen mensual por empleado en un formato que ya usan. Construirlo una vez evita repetirlo a mano 12 veces al año.
En la práctica, el informe sale de la propia ficha: casos abiertos, casos cerrados, días medios hasta la firma de alquiler y gastos pendientes. Se puede construir con Looker Studio o con Power BI, según lo que use el cliente, y con acceso solo a sus empleados. Google ofrece la primera y Microsoft la segunda, y ambas leen datos del CRM.
Lo viable depende de cada programa y se ve en la videollamada. Si hoy preparas esos informes en 3 horas cada mes, el primer ahorro está en generarlos en 3 minutos desde datos que ya están en la ficha, sin copiar nada.
¿Qué puede hacer la IA en una empresa de relocation?
La IA de una empresa de relocation es un asistente que contesta al momento en el idioma de quien escribe y recoge los datos del caso. Por ejemplo, un empleado escribe por WhatsApp Business a las 23:00, desde otro huso horario, y pregunta qué documentos necesita para empadronarse. El asistente responde con tu lista y avisa al equipo si hay una duda propia.
Además, agenda la visita de orientación con Google Calendar y avisa a una persona cuando el caso necesita criterio, como una familia con un menor con necesidades especiales. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los recordatorios de trámites se preparan con ellas.
Si tu negocio también vende o alquila vivienda a extranjeros, lee CRM para inmobiliarias con clientes extranjeros. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tus casos delante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se separan los datos de la empresa y los del empleado?
La separación es un permiso por rol que decide quién ve qué dato. La empresa cliente ve el estado del servicio, las fechas y los costes, pero no las conversaciones privadas del empleado con su familia. El equipo de relocation ve todo, porque trabaja el caso de principio a fin.
Primero, un ejemplo: un empleado cuenta con WhatsApp Business que su pareja tiene un problema médico y necesita zona cercana a un hospital. Ese dato queda en la ficha del empleado como información delicada, con acceso restringido a 2 o 3 personas de tu equipo. El RGPD pide recoger solo lo necesario y proteger con más cuidado los datos de salud. Además, la empresa recibe solo «zona con servicios sanitarios», sin más detalle, si el empleado lo autoriza, y esa autorización queda anotada con fecha en la ficha durante 12 meses.
¿Puede el CRM llevar casos en varios idiomas?
El CRM guarda cada conversación en el idioma original y se puede construir un resumen en el idioma del equipo. La ficha anota el idioma preferido de cada persona, y los mensajes programados salen en ese idioma. Así un caso con 4 personas en la familia no se mezcla en un solo hilo de WhatsApp Business.
Imagina un directivo que escribe en inglés y su pareja en alemán. Primero cada conversación se guarda en su idioma. Después, el equipo ve un resumen común en español, con las acciones pendientes. Además, la IA contesta en el idioma de quien escribe e indica que es un asistente virtual, tal como pide la normativa europea de transparencia. Según el caso, las plantillas de WhatsApp se preparan en cada idioma, y Meta las aprueba antes de usarlas, así que conviene prepararlas con tiempo.
¿Qué pasa si un caso se alarga más de lo previsto?
Un caso que se alarga es un caso con una fecha pasada, y el CRM lo marca antes de que se convierta en queja. La ficha compara la fecha prevista de cada etapa con la real y avisa cuando hay 7 días de retraso, para que alguien decida si hace falta hablar con la empresa o con 2 proveedores a la vez.
En la práctica, la causa casi siempre es una: una vivienda que se cae, un colegio sin plaza o un documento que tarda. Primero se anota el motivo en la ficha con WhatsApp Business o en el panel. Después, el equipo informa a la empresa con datos, no con excusas, en menos de 48 horas. Por último, al cerrar, el motivo del retraso alimenta el siguiente presupuesto, de modo que aprendes qué tipo de casos tardan más en tu ciudad.
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