Control de stock en estética: un método simple de 3 categorías

El control de stock en estética es el método con el que sabes qué producto tienes, cuánto gastas y cuándo pedir, sin quedarte sin material en mitad de un tratamiento. Falla casi siempre por exceso de complicación, no por falta de ganas. Un buen sistema cabe en la cabeza y en una revisión de 15 minutos a la semana.

Te suena esto: abres el armario y falta el producto justo para la clienta de las 16:00. O al revés, descubres tres cajas del mismo suero porque nadie recordaba que ya había stock. Por ejemplo, 3 cajas de 40 euros paradas son 120 euros dormidos.

Aquí tienes un método simple de tres categorías, con tablas orientativas, para mantenerlo sin que te robe una tarde. Primero se clasifica, después se fija un mínimo y por último se revisa con un hábito corto.

¿Por qué falla el control de stock en estética?

El stock se descontrola porque tiene muchas piezas pequeñas, mucha rotación y varias personas usando lo mismo sin apuntarlo. No es un problema de disciplina. Es un problema de sistema, y se arregla con reglas muy simples que todo el equipo entienda en 5 minutos.

• Se abre un producto nuevo sin dar de baja el anterior en ningún sitio.
• Cada esteticista calcula a ojo cuánto queda.
• Los pedidos se hacen por urgencia, no por planificación.
• El material de un solo uso, como guantes, esponjas o tiras, no se cuenta porque «es poca cosa».

El resultado: compras de más en unas categorías y roturas de stock en otras, casi siempre en el peor momento. Por ejemplo, 10 pedidos urgentes al año con envío de 8 euros suman 80 euros que no aportan nada, y el proveedor tarda 3 días. Calcúlalo con Google Sheets.

¿Cómo funciona el método de las tres categorías?

El método de las tres categorías es una forma de clasificar los productos por su rotación y de revisar cada grupo con distinta frecuencia. La clave es dejar de tratar todos los productos igual, porque contar lo que apenas rota consume el tiempo que necesitas para lo importante.

• Categoría A, lo que no puede faltar: los productos de tus tratamientos estrella, que usas casi a diario. Se revisan cada semana.
• Categoría B, lo regular: productos que salen cada 10 o 15 días. Basta una revisión quincenal.
• Categoría C, lo puntual: tratamientos específicos o de temporada. Se revisan una vez al mes.

Con esta separación te centras en lo que de verdad puede dejarte sin servicio. Por ejemplo, de 60 productos, solo 10 suelen ser de categoría A, y con ellos controlas lo que puede dejarte sin servicio. Hazlo con Google Sheets o con una libreta.

¿Cuánto stock de seguridad conviene tener?

El stock de seguridad es la cantidad mínima que mantienes para no quedarte sin producto mientras llega el siguiente pedido. No hay una cifra universal, porque depende del volumen de clientas y del plazo de entrega de tu proveedor. Como referencia orientativa para un salón pequeño o mediano, sirve esta tabla.

Categoría	Frecuencia de uso	Stock de seguridad	Revisión
A, estrella	Diaria.	De 2 a 3 semanas de consumo.	Semanal.
B, regular	Cada 1 o 2 semanas.	1 mes de consumo.	Quincenal.
C, puntual	Mensual o menos.	1 o 2 unidades.	Mensual.

Ajusta estos números durante 2 o 3 meses y tendrás tu propia referencia, más fiable que cualquier tabla genérica. Por ejemplo, si tu proveedor tarda 5 días, el mínimo de categoría A debe cubrir al menos 10 días de consumo. Además, apunta el plazo real de cada proveedor con Google Sheets, porque un retraso de 3 días en verano cambia el cálculo.

¿Qué hábito sustituye al Excel gigante?

El hábito que sustituye al Excel gigante es una rutina corta y fija que todo el equipo puede mantener. El error clásico es montar una hoja con cincuenta columnas que nadie actualiza a partir de la tercera semana. Es mejor repetir tres gestos sencillos.

• Un día fijo a la semana, por ejemplo el lunes a primera hora, para revisar la categoría A.
• Una libreta o nota compartida donde cada esteticista apunta cuándo abre el último envase de algo, no cuándo ya se ha acabado.
• Un pedido programado en lugar de reactivo: pides antes de llegar al mínimo.

Imagina un salón con dos salas de tratamiento: con este sistema, la revisión semanal de la categoría A lleva 10 o 15 minutos. Es muy poco al lado de las horas que se pierden reorganizando pedidos urgentes. Puedes compartir la nota con WhatsApp Business o con Google Drive.

¿Cómo enlazas el stock con la agenda y los bonos?

Enlazar el stock con la agenda es mirar los tratamientos reservados para la semana antes de decidir qué pedir. Si tu agenda dice que tienes ocho sesiones de un tratamiento concreto, necesitas saber si el producto aguanta esas ocho sesiones, no solo si queda algo. Casi nadie lo hace, y marca la diferencia.

Los bonos activos también cuentan. Si 10 clientas tienen sesiones pendientes de un mismo tratamiento, ese producto pasa a categoría A aunque antes no lo fuera. Por eso conviene tener los bonos y las reservas en un solo sitio, como un CRM, para ver de un vistazo qué se va a consumir. Por ejemplo, 8 sesiones reservadas con WhatsApp Business o con Google Calendar significan 8 dosis de producto.

Además, los plantones descuadran el stock, porque preparas producto para una clienta que no llega. Reducirlos mejora el control. Mira cómo reducir los no-shows y cómo organizar bonos y packs.

¿Qué errores evitas y qué puedes automatizar?

Los errores más frecuentes del control de stock son cuatro, y los cuatro se evitan con una regla escrita. Después de corregirlos, la mayor parte de la gestión diaria se puede delegar, como se explica en qué soltar primero cuando delegas.

• Contar solo lo cerrado: los envases abiertos también son stock.
• No fijar un mínimo por producto: sin número, cada persona decide a ojo.
• Pedir por el catálogo del proveedor y no por consumo real, atraída por el descuento del pack.
• No registrar quién consume qué cuando dos esteticistas usan el mismo producto.

En Kairux construimos CRM personalizado con agentes de IA que trabajan 24/7, y también vendemos el asistente de WhatsApp por separado: contesta al momento, resuelve dudas y da cita en Google Calendar con tu número de siempre, para que dediques tu tiempo a decidir qué pedir. Te lo enseñamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Mira los agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos productos debo controlar?

Debes controlar con detalle solo los productos de categoría A y B, que suelen ser entre 10 y 20 de un total de 60 o más. El resto se revisa una vez al mes. Controlar cien productos con la misma frecuencia es la receta para abandonar el sistema en tres semanas.

Por ejemplo, si tu salón trabaja con 4 tratamientos estrella, anota los productos que usa cada uno y empieza por ellos, con una lista de 10 minutos. Con una hoja de Google Sheets de tres columnas, producto, mínimo y cantidad actual, ya tienes lo esencial. Añade columnas solo cuando las necesites de verdad y revisa la lista cada 3 meses para mover productos de una categoría a otra según su rotación real durante el año.

¿Cada cuánto debo revisar el stock?

La revisión del stock es un hábito que debe ser semanal para la categoría A, quincenal para la B y mensual para la C. Con un día fijo en el calendario, el control se convierte en un hábito de 10 a 15 minutos que no depende de la memoria de nadie.

Por ejemplo, bloquea el lunes a las 9:00 con Google Calendar y repite el aviso cada semana. Quien revisa apunta lo que queda y marca en rojo lo que está por debajo del mínimo, y ese mismo día se hace el pedido. Si tienes dos esteticistas, alternad semanas para que no recaiga siempre en la misma persona. Después de 2 meses, ajusta los mínimos con lo que hayas aprendido. Además, deja la lista en la pared de la sala, impresa, para que cualquiera apunte un faltante en 10 segundos.

¿Qué hago con el producto abierto y a medias?

El producto abierto y a medias es stock, y debe contarse como tal. Anota la fecha de apertura en el envase y úsalo antes que uno nuevo. Así evitas que caduque y que se acumulen envases a medias que nadie quiere usar.

Por ejemplo, un suero abierto hace 2 meses debe pasar a la cabecera del armario antes que el nuevo. Pon una etiqueta con la fecha y revisa en la revisión semanal cuáles llevan más de 3 meses abiertos, según las indicaciones del fabricante. Si hay dudas sobre la caducidad una vez abierto, consulta la etiqueta del producto o al proveedor, y anota la respuesta en la hoja compartida con el equipo. Además, dedica 5 minutos al mes a retirar lo caducado y a contarlo, porque ese dato te enseña cuánto dinero pierdes con Google Sheets.

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