CRM a medida multidivisa: ofertas en varias monedas

Un CRM a medida multidivisa es un sistema de clientes que guarda cada oferta en la moneda en la que se negoció, anota el tipo de cambio de ese día y permite sumar todo en una sola moneda para los informes. Un CRM personalizado resuelve así un problema que un programa pensado solo para euros arrastra con hojas de cálculo.

La necesidad aparece cuando una empresa vende fuera. Un importador pide precio en dólares, un cliente británico en libras y otro de la zona euro en euros, y los tres escriben con WhatsApp Business en horas distintas. Si el comercial convierte a mano, cada oferta lleva un cambio distinto y nadie sabe cuánto vale de verdad el embudo.

Por ejemplo, con 30 ofertas abiertas para 12 clientes en 3 monedas, el total que ve la dirección depende de qué día se convirtió cada una. Además, la factura final puede salir en otra moneda distinta de la oferta. Aquí verás, según el caso, cuándo compensa esta función, cómo se construye y qué preguntar antes de empezar.

¿Cuándo compensa un CRM a medida multidivisa?

Compensa cuando al menos una parte de las ventas se cierra en una moneda distinta de la de tu contabilidad y el equipo comercial pierde tiempo convirtiendo. Si solo vendes una vez al año a un cliente extranjero, una nota en la ficha basta. Si vendes cada semana, conviene un campo de moneda en cada oferta.

• Primero, una exportadora de vino que cotiza a importadores de 4 países.
• Además, una agencia de viajes receptiva que cobra en dólares a operadores de fuera.
• Por último, una tienda online hecha con Shopify o WooCommerce que vende a clientes de otras monedas.

En la práctica, lo que decide es el número de operaciones. Con 5 ofertas al mes en moneda extranjera, el esfuerzo de construir el sistema no se amortiza; con 50 ofertas, sí. Según el caso, un asesor de Google Ads también puede pedir informes por moneda. Para el caso de empresas que venden a otras empresas, mira CRM para empresas industriales B2B.

¿Cómo guarda el CRM una oferta en varias monedas?

La oferta multidivisa es una oferta con tres datos: el importe en la moneda del cliente, el tipo de cambio aplicado y la fecha en que se fijó. Con esos tres datos, el sistema calcula siempre el equivalente en la moneda de la empresa y no depende de lo que recuerde cada comercial.

Hay dos formas de fijar el cambio. Una es congelarlo el día del presupuesto, para que el cliente vea un importe estable. La otra es recalcularlo cada día mientras la oferta siga abierta. Según el caso, la empresa elige una u otra por producto o por cliente.

Imagina una oferta en dólares que tarda 40 días en cerrarse y que 2 clientes revisan cada semana. Si el cambio se congeló, el margen previsto no se mueve. Si no, la ficha avisa de que la oferta vale distinto desde el lunes. Además, el valor se puede ver en la moneda del cliente desde WhatsApp Business.

¿De dónde salen los tipos de cambio?

El tipo de cambio es un dato que sale de una fuente que la empresa elige y que el sistema consulta a una hora fija. Puede ser el dato que publica un banco, el que fija el departamento financiero cada semana o el de tu pasarela de cobro, como Stripe, si cobras con tarjeta. Lo importante es que haya una sola fuente por moneda, según el criterio del departamento financiero. Además, primero se fija quién la revisa.

Un CRM a medida no inventa cambios: los lee, los guarda con su fecha y los aplica. Si una oferta se negocia durante 3 semanas con 2 clientes, el historial muestra con qué cambio se hizo cada versión. Así, cuando el cliente protesta porque el precio ha subido, el comercial ve el motivo.

Por ejemplo, un importador de aceite pide la lista en libras. El comercial elige la moneda en la ficha, el sistema aplica el cambio del día y la oferta sale con el importe correcto en 1 clic. El detalle depende de tu forma de cobrar y se ve en la videollamada. Si hoy llevas los cambios en Google Sheets, se parte de esa hoja y se ahorran unas 2 horas de trabajo cada semana.

¿Cómo se ven los informes con varias monedas?

Un informe multidivisa es un informe que muestra cada operación en su moneda y, a la vez, el total convertido a la de la empresa. La dirección mira el total; el comercial, el importe que negoció con su cliente. Ninguno tiene que abrir una hoja de cálculo para convertir, y cada informe se actualiza solo cada 24 horas.

Los informes más útiles suelen ser tres:

1. Embudo por moneda: cuántas ofertas y qué valor hay abierto en cada una.
2. Ventas cerradas del mes: en moneda original y convertidas.
3. Diferencias de cambio: lo que cambió desde la oferta hasta la factura.

Pongamos que se cierran 12 ventas al mes en 3 monedas. Además, con Power BI o Looker Studio se pueden leer los datos del CRM para un cuadro mensual a los 30 días de cada cierre, según el caso. Por ejemplo, la dirección ve el total desde Google Looker sin pedir nada. Para ver cómo se preparan los informes automáticos, lee informes de ventas automáticos.

¿Qué preguntar antes de construir un CRM multidivisa?

Antes de construirlo conviene aclarar cinco cosas, porque cada respuesta cambia el sistema. La videollamada de 45 minutos sin compromiso sirve justo para eso, con tus ofertas y tus facturas reales delante. Por ejemplo, 10 minutos bastan para ver qué monedas usas, con Meta Ads o sin ella.

• Qué monedas usas hoy y cuáles quieres añadir.
• Si el cambio se fija en la oferta, en el pedido o en la factura.
• De dónde sale el tipo de cambio y quién lo revisa.
• Qué programa de facturación usas y si se conecta con el CRM.
• Quién puede cambiar un tipo de cambio ya aplicado.

Además, esta función no viene ya hecha: se puede construir, según el caso, en unas semanas de trabajo con tu equipo, tras 2 o 3 reuniones. Empieza por CRM a medida con agentes de IA y, si todavía no sabes qué incluye, repasa qué es un CRM a medida. En Kairux lo vemos contigo.

Preguntas frecuentes

¿Qué programa emite la factura si vendo en dólares o libras?

El programa de facturación es el que emite la factura legal, y el CRM no lo sustituye: es el sitio donde se negocia y se registra la oferta, mientras el programa contable emite la factura legal. Según el caso, se construye una conexión para que el importe pase de uno a otro sin reescribirlo, y Stripe se puede incluir si cobras con tarjeta.

Por ejemplo, el comercial cierra con un cliente por WhatsApp Business una oferta en dólares y el CRM pasa la moneda, el importe y el cambio al programa de facturas. Además, la persona de administración ve en la ficha si la factura ya salió. El cobro y la contabilidad siguen donde estaban, y el CRM solo evita que 3 personas escriban el mismo dato en 3 sitios distintos durante 10 minutos cada una. Lo viable depende de tu programa y se comprueba en la videollamada.

¿Qué pasa si el tipo de cambio cambia después de la oferta?

El tipo de cambio aplicado es un dato que se queda guardado con su fecha, y la oferta conserva su importe original. Si necesitas recalcular, el sistema crea una versión nueva y deja la anterior en el historial. Así nadie cambia un precio sin que se note, y el equipo mantiene su trabajo sin repetir ofertas durante 2 semanas.

En la práctica, una oferta de 50 días en libras puede tener 2 versiones con cambios distintos. El comercial ve las dos y puede explicar al cliente por qué el importe varió. Según el criterio de la empresa, se puede construir un aviso cuando el cambio se mueve más de lo que decidas, con un correo a la persona responsable. La regla la fijas tú, no el programa. Además, el historial se exporta a Google Sheets si lo necesitas, y también se puede abrir con Microsoft Excel.

¿Se pueden pasar los clientes de varios países al mismo CRM?

Un CRM de varios países es un solo sistema donde caben los clientes de cada mercado, con campos de país, idioma y moneda en la ficha. Los clientes caben en un solo CRM con campos de país, idioma y moneda en la ficha. El equipo ve a todos en el mismo embudo y filtra por mercado cuando lo necesita. Para el trato con cada cliente, el asistente puede contestar en el idioma que escriba.

Por ejemplo, una empresa con clientes en 4 países filtra los de Reino Unido y ve sus 12 ofertas en libras. Según el RGPD, el consentimiento se guarda por persona. Además, el consentimiento para escribirles se guarda por persona, como pide el RGPD. Los datos van a servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas. Con Microsoft 365 o Outlook se puede seguir enviando el correo habitual, y el CRM guarda la conversación en la ficha de cada cliente.

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