CRM a medida para agencias de servicio doméstico: el cruce

Un CRM a medida para agencias de servicio doméstico es un programa que gestiona dos tipos de ficha a la vez: la de las familias que buscan ayuda en casa y la de las personas que ofrecen ese trabajo. Un CRM genérico solo conoce clientes; una agencia de servicio doméstico vive de emparejar a unos con otros.

El reto está en la rapidez y en la confianza. Una familia necesita una cuidadora o una limpiadora esta semana, y si la agencia tarda 3 días en proponer a alguien, la familia llama a otra. Del otro lado, una candidata que no recibe respuesta en 48 horas acepta otra oferta. Un CRM personalizado cruza ambos lados.

Por ejemplo, una familia escribe por WhatsApp Business a las 8:00 pidiendo una persona para cuidar a su madre por las tardes. Primero se recogen los requisitos; además se buscan candidatas disponibles; por último se concierta una entrevista. Aquí vemos cómo se monta con Google Calendar.

¿Qué es una ficha de familia y una ficha de candidata?

El sistema de una agencia de servicio doméstico es el conjunto de dos fichas enlazadas: la ficha de familia recoge qué necesita la casa, y la ficha de candidata recoge qué sabe hacer y cuándo puede trabajar. El CRM las cruza y propone coincidencias, en lugar de que la persona de la agencia las memorice.

• Familia: tipo de servicio, horario, domicilio, personas a cuidar, mascotas o requisitos.
• Candidata: experiencia, formación, idiomas, disponibilidad y zona.
• Referencias comprobadas, con fecha y quién las confirmó.
• Tipo de contrato que se busca: interna, externa o por horas.

Además, cada candidata tiene un estado: disponible, entrevistada, colocada o en sustitución. Por ejemplo, una agencia con 80 candidatas y 15 familias activas ve en una pantalla quién encaja con cada petición, a las 9:00. Con WhatsApp Business, cada ficha conserva la conversación con 2 o 3 mensajes de contexto.

¿Cómo se cruzan la oferta y la demanda?

El cruce de oferta y demanda es la función central de la agencia: dada una familia, listar las candidatas que encajan por horario, zona, experiencia e idioma. Se puede construir según el caso, con criterios que la agencia define. El CRM propone una lista corta y la persona decide. Pasadas 24 horas desde el último mensaje de la candidata, según Meta, el aviso usa una plantilla aprobada.

En la práctica, un cruce sencillo filtra tres cosas. Primero, la zona y el horario. Después, la experiencia que pide la familia, como cuidado de mayores o de niños pequeños. Por último, los requisitos concretos, como el carné de conducir. Con 80 candidatas, la lista baja a 5 en pocos minutos.

Por ejemplo, una familia que busca a alguien con inglés para 3 tardes a la semana obtiene 4 candidatas posibles. La agencia llama a las 2 primeras ese mismo día. La agencia llama a las 2 primeras con Google Calendar. Más sobre servicios en casa en CRM para empresas de limpieza, a las 10:00.

¿Cómo se gestionan las referencias y los documentos?

Las referencias son la confianza de la agencia, y el CRM las guarda con fecha y con quién las dio. Una familia que contrata a alguien para cuidar a un mayor quiere saber que alguien ha comprobado su trayectoria. El CRM marca qué referencias están confirmadas y cuáles siguen pendientes.

Los documentos de una candidata, como el contrato, el alta o los certificados, tienen fechas de caducidad. El CRM avisa 30 días antes del vencimiento. Además, la documentación de una persona extranjera puede requerir trámites específicos, según el caso, que la agencia gestiona con asesoría.

Según el RGPD, los datos de candidatas y familias se guardan solo para el fin que se informó, y el acceso se limita por rol. Hay más en CRM y RGPD. Con 3 personas en la agencia, cada una ve lo que necesita. Por ejemplo, con Google Calendar, la persona de entrevistas ve las citas de las próximas 48 horas y no los datos de contrato.

¿Qué pasa con las sustituciones y los seguimientos?

Una sustitución es el cambio de una persona por otra cuando la primera deja el puesto, y es habitual en el sector. El CRM abre el caso de la familia de nuevo, con el historial, y propone candidatas desde el cruce. La familia no tiene que contar otra vez lo que necesita.

Piensa en una familia que, a los 20 días, pide un cambio. El CRM registra el motivo, por ejemplo horario o carácter, y lo usa para afinar la siguiente propuesta. Además, los seguimientos programados, a los 7 y a los 30 días de la colocación, preguntan a ambas partes cómo va.

Estos mensajes salen por WhatsApp Business. Pasadas 24 horas desde el último mensaje, según Meta, solo se admiten plantillas aprobadas. El coste lo asume la agencia, nunca la familia ni la candidata, a las 12:00.

¿Qué puede hacer la IA en una agencia de servicio doméstico?

La IA de una agencia es un asistente que contesta el WhatsApp de las familias y de las candidatas, recoge los datos básicos y deja las fichas preparadas. No selecciona a nadie ni valora a una persona: eso lo hace el equipo. Se presenta como asistente virtual desde el primer mensaje.

Un día cualquiera, 25 mensajes llegan entre las 20:00 y las 8:00. El asistente pregunta a las familias qué necesitan y desde cuándo; a las candidatas, su experiencia, su zona y su disponibilidad. Cada conversación queda en su ficha, y la agencia comienza con las dos listas ordenadas.

Si alguien menciona una situación delicada, como un mayor con una urgencia, avisa a una persona al instante. El equipo puede entrar en cualquier conversación desde WhatsApp Business. Por ejemplo, con 25 mensajes nocturnos, la agencia ahorra unas 2 horas cada mañana. Primero responde la IA; después, la persona decide; por último, se cita con Google Calendar a las 9:00.

¿Cómo se construye un CRM a medida para agencias de servicio doméstico?

Un CRM a medida para agencias de servicio doméstico se construye con los casos reales de la agencia. Primero se anotan los servicios que ofrece. Después se definen los campos de las dos fichas y los criterios del cruce. Por último se eligen los avisos de documentación, entrevista y seguimiento.

Lo viable se ve en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu agencia. Por ejemplo, con 5 familias y 10 candidatas de prueba, sin datos reales, probamos el cruce con Google Calendar a las 9:00. En 30 minutos se ve cómo quedan las fichas, los avisos y el seguimiento a los 7 días con WhatsApp Business.

Amplía el marco en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y empezamos por el cruce.

Preguntas frecuentes

¿El CRM decide qué candidata se envía a cada familia?

No, y es mejor que no lo haga. El CRM propone una lista corta de candidatas que encajan por horario, zona y experiencia, pero la elección la hace una persona de la agencia, que conoce a las candidatas y entiende a la familia. El sistema ahorra la búsqueda, no el criterio.

• El CRM filtra por criterios objetivos.
• La persona de la agencia elige a quién llamar.
• El motivo de la elección queda en la ficha.

Por ejemplo, con 80 candidatas, la lista baja a 5 en pocos minutos. Además, la agencia puede ajustar los criterios con WhatsApp Business y Google Calendar a la vista. Una decisión sobre personas no debe tomarla un programa sin que alguien la revise. Por eso la lista corta se revisa siempre a las 12:00, antes de llamar a nadie.

¿Se pueden gestionar contratos y altas desde el CRM?

Los contratos y las altas son trámites que se gestionan con asesoría laboral, y el CRM no los sustituye. Lo que sí puede hacer es guardar el estado de cada uno, las fechas y los avisos de renovación. La ficha dice si el contrato está firmado, si el alta está presentada y cuándo vence.

Se puede construir según el caso, con una lista de documentos que sube cada parte. Por ejemplo, una agencia con 30 contratos vivos ve cuáles vencen en los próximos 60 días. Además, el aviso llega a la persona responsable por Outlook o por WhatsApp Business. Primero se registra; después se avisa; por último se archiva la renovación. La parte legal la sigue haciendo quien corresponde, con Outlook para los avisos, a las 11:00 o cuando toque.

¿Cómo se atiende a quien escribe fuera de horario?

La atención fuera de horario es la respuesta inmediata que recibe quien escribe de noche. Las familias suelen escribir por la noche, cuando acaban de hablar del tema en casa, y las candidatas, al salir del trabajo. El asistente recoge los datos y propone una llamada para el día siguiente.

Por ejemplo, de 25 mensajes nocturnos, unos 20 se resuelven con una cita de llamada y los otros 5 piden hablar con una persona. Además, el CRM marca como urgentes los que mencionan una necesidad inmediata. Quien no contesta al día siguiente recibe un solo recordatorio con una pregunta abierta. Solo se escribe a quien lo haya permitido, y el equipo ve toda la conversación desde WhatsApp Business. Con 25 mensajes por noche, el ahorro son unas 3 horas diarias, de las 20:00 a las 8:00.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.