CRM a medida para bootcamps de programación: cohortes y plazas

Un CRM a medida para bootcamps de programación es un programa que lleva a cada interesado desde la primera consulta hasta el último día del curso y, después, hasta su primer empleo. Un CRM personalizado trabaja por cohortes: cada convocatoria tiene sus plazas, sus fechas de inicio y su lista de espera.

Un bootcamp no vende un producto cualquiera. Vende un cambio de carrera, y quien lo compra suele dudar semanas. Por ejemplo, si 120 personas piden información para una cohorte de 30 plazas por Instagram o Google, y 40 hacen la prueba de nivel, alguien tiene que saber en qué punto está cada una cada mañana. Un programa genérico no distingue entre alumno, candidato y antiguo alumno. Aquí tienes qué lleva el sistema de un bootcamp y cómo se construye, sin repetir lo que ya cuenta el CRM para formación online.

¿Cómo es el embudo de un CRM a medida para bootcamps de programación?

El embudo de un bootcamp es más largo que el de un curso corto, porque hay filtros de acceso y decisiones de dinero y de tiempo. Cada etapa tiene su propio responsable y su propio aviso, y el CRM las ordena por cohorte y no solo por persona.

1. Consulta: la persona pide información por un formulario, Instagram o WhatsApp.
2. Sesión informativa: una charla abierta o una llamada de orientación.
3. Prueba de nivel: un ejercicio corto de lógica o código.
4. Entrevista: motivación, disponibilidad y financiación.
5. Reserva de plaza: con una señal o un compromiso.
6. Matrícula: contrato firmado y pago acordado.

Pongamos que de 100 consultas de un mes, 35 personas asisten a la sesión informativa y 12 llegan a reservar plaza. Con ese embudo a la vista en WhatsApp Business y en el panel, ves si pierdes gente antes de la sesión o después de la entrevista.

¿Qué datos lleva la ficha de un candidato a bootcamp?

La ficha de un candidato es el registro que permite decidir si encaja en la cohorte y cómo ayudarle a matricularse. Primero, de dónde viene: profesión actual, formación y experiencia previa con código. Además, qué tecnología le atrae, si quiere cursar a tiempo completo o parcial y cuándo podría empezar.

También guarda lo que decide la matrícula. Por ejemplo, si necesita financiar el curso, si su empresa paga una parte o si ha pedido una beca. Esos datos se anotan con cuidado, desde la llamada de 20 minutos, y solo los ven quienes los necesitan.

• Resultado de la prueba de nivel y fecha.
• Motivo de cambio de carrera, con sus palabras.
• Cohorte a la que aspira y alternativa si se llena.
• Dudas pendientes: tiempo, precio, empleo.

Si rellenar la ficha lleva 4 minutos tras cada llamada, con 30 llamadas a la semana son 2 horas que ahorran decenas de preguntas repetidas.

¿Cómo se gestionan las plazas y las listas de espera?

Una cohorte es un grupo de alumnos que empieza y termina a la vez, y el CRM la trata como un objeto con un cupo. Cada ficha se asocia a una cohorte, y el contador de plazas se actualiza cuando alguien reserva o se echa atrás. Así no vendes la plaza 31 de una cohorte de 30.

La lista de espera tiene su orden. Si una persona libera su plaza 5 días antes del inicio, el CRM avisa a la primera de la lista por WhatsApp Business, con un plazo corto para confirmar, y pasa a la siguiente si no responde. Esa rapidez cuenta mucho cuando faltan 5 días, por ejemplo, con un aviso desde Google Calendar al equipo.

Además, se pueden separar cohortes de mañana y de tarde, o presenciales y online, sin mezclar a las personas que aspiran a cada una. En un bootcamp con 3 cohortes al año, el CRM evita que una consulta de enero se pierda cuando abre la de septiembre, 8 meses después.

¿Qué hace la IA con quien pregunta fuera de horario?

La IA es un asistente que contesta en el WhatsApp o el Instagram del bootcamp a cualquier hora, justo cuando más consultas llegan: de noche y en fin de semana, cuando la gente piensa en cambiar de trabajo. Resuelve dudas sobre el temario, la duración y las fechas de la próxima cohorte, con la información que tú le das.

Después cualifica con pocas preguntas: a qué se dedica, cuánto tiempo puede dedicar y cuándo querría empezar. Propone una llamada de orientación en Google Calendar, y una persona del equipo puede entrar en la conversación en cualquier momento. No promete empleo ni resultados.

Un día cualquiera, una consulta llega un domingo a las 23:00 desde Instagram. El lunes a las 9:00 la ficha está creada, con la llamada agendada para el martes. Según Harvard Business Review, en un estudio de 2011, las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet.

¿Qué se construye a medida y cómo se sigue al alumno después del curso?

Lo que se construye a medida en un bootcamp es el recorrido completo, también el que sigue a la graduación. Según el caso, se puede construir el seguimiento de proyectos finales, la bolsa de empleo con las empresas colaboradoras y los avisos a antiguos alumnos cuando surge una oferta, con Google Calendar para las entrevistas.

La ficha de egresado guarda la fecha de graduación, el perfil técnico, las empresas con las que ha tenido entrevistas y el estado de su búsqueda. Por ejemplo, el equipo de empleo sabe a quién escribir por WhatsApp Business cuando una empresa pide 3 perfiles de desarrollo web.

Además, se puede construir una conexión con la plataforma de aprendizaje, para que la asistencia de 30 alumnos llegue a la ficha cada semana. Empezamos con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Antes puedes leer qué es un CRM a medida y la página de CRM personalizado con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM avisar de que una cohorte está a punto de llenarse?

El aviso de cohorte llena es una alerta interna que se puede construir según el caso: cuando las plazas libres bajan de un número que tú fijes, por ejemplo 5 de 30, el equipo comercial lo ve en su panel y puede acelerar las entrevistas pendientes. También puede avisar a quienes están en lista de espera de que se abre otra convocatoria.

En la práctica, el aviso evita dos errores opuestos: vender de más una cohorte y dejar plazas vacías por no empujar las últimas 3 semanas. Con 12 personas en entrevista y 5 plazas libres, sabes cuántas llamadas hacer esa semana. El mensaje a candidatos solo se envía por WhatsApp Business a quien dio permiso para recibir avisos de plazas, y Meta exige plantillas aprobadas pasadas 24 horas.

• Alerta interna al bajar de un número de plazas.
• Aviso a la lista de espera de la siguiente cohorte.
• Lista de entrevistas pendientes por responsable.

¿Se pueden guardar las becas y las financiaciones de cada alumno?

Las becas y la financiación son datos económicos sensibles, y se pueden guardar en la ficha con permisos que solo ven quienes los necesitan. La ficha anota la financiación y el estado de la solicitud, sin guardar documentos bancarios.

Por ejemplo, un candidato dice que le falta la respuesta de su financiación, que tarda unos 10 días. El CRM deja una tarea para escribirle a los 7 días por WhatsApp Business y no perder la plaza por silencio. Según el RGPD, solo se recoge lo necesario para tramitar la matrícula, y se explica al candidato para qué se usa cada dato antes de pedirle 1 solo documento.

• Si financia el curso o lo paga su empresa.
• Estado de la solicitud de ayuda.
• Fecha de la próxima gestión.

¿Cómo se mide qué canal trae a los mejores alumnos?

El mejor canal es el que trae alumnos que acaban el curso y encuentran trabajo, no el que trae más consultas. Para medirlo, la ficha guarda el origen del candidato y sigue su recorrido hasta la graduación, y el panel de métricas compara canales por matrículas y por finalización.

Pongamos que Instagram trae 80 consultas al mes y 3 matrículas, mientras que las recomendaciones de antiguos alumnos traen 10 consultas y 4 matrículas. Sin el origen guardado en la ficha, esa diferencia pasa desapercibida durante meses. Los formularios de Facebook e Instagram entran solos en el CRM, y se puede enviar a Meta qué leads acaban matriculados con Google Sheets como informe de apoyo.

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