CRM a medida para carreras populares: corredores y patrocinadores

Un CRM a medida para organizadores de carreras populares es un sistema que guarda a los corredores, los voluntarios y los patrocinadores de cada edición, y recuerda lo que hay que hacer antes y después de la salida. La carrera ocurre un solo día, pero el trabajo del organizador dura todo el año.

Piensa en una carrera de 10 kilómetros con 1.200 inscritos. En los 3 meses previos llegan preguntas sobre el dorsal, el cambio de talla de la camiseta, la recogida o el reembolso. Si el equipo es de 4 personas y las respuestas viven en tres correos distintos, alguien se queda sin contestar. Un CRM personalizado reúne esas conversaciones en la ficha de cada corredor, con WhatsApp Business como canal habitual.

Primero verás qué lleva cada ficha; además, las etapas de una edición y los avisos que evitan problemas el día de la carrera, según el caso de tu organización.

¿Qué lleva un CRM a medida para organizadores de carreras populares?

Una carrera necesita fichas enlazadas: corredor, edición, inscripción, voluntario y patrocinador. La ficha de inscripción es la clave, porque une a un corredor con una edición, una distancia, una talla y un dorsal.

Por ejemplo, la ficha de un corredor recoge su nombre, su club si tiene, su fecha de nacimiento para la categoría y las ediciones en las que ha participado. Con 1.200 inscritos y 3 distancias, saber quién repite de años anteriores permite escribirle con WhatsApp Business 2 semanas antes de que abra el plazo, y no 6 meses después.

Además, la ficha guarda la conversación completa y los avisos enviados. Según el caso, se anota si el corredor necesita adaptaciones. Los datos de salud, como una declaración de aptitud, se tratan con más cuidado por el RGPD, y solo se guarda lo imprescindible. Mira el vecino CRM para clubes deportivos para ver lo que comparten.

¿Cuáles son las etapas de una edición de la carrera?

Las etapas de una edición siguen el calendario del evento, y el embudo del CRM las muestra para ver cuántos inscritos llegan a cada una. Cambian de una carrera a otra, pero casi todas siguen un hilo parecido.

1. Interesado: alguien pregunta o se suscribe al aviso de apertura.
2. Inscrito: rellena el formulario y elige distancia y talla.
3. Pagado: la inscripción queda confirmada.
4. Dorsal asignado: se prepara la bolsa del corredor.
5. Dorsal recogido: el corredor pasa por la entrega.
6. Participante: toma la salida.
7. Edición siguiente: se le avisa de la nueva apertura.

Un día cualquiera, 80 inscritos llevan 10 días sin pagar. Además, según el caso, el CRM les escribe con WhatsApp Business un recordatorio con la fecha límite. Primero se avisa, después se espera 48 horas y por último se libera el dorsal.

¿Cómo se atienden las dudas de los corredores antes de la carrera?

Las dudas de los corredores se repiten cada edición: dónde se recoge el dorsal, a qué hora es la salida, si se puede cambiar de distancia, dónde se aparca. Responder lo mismo 200 veces es trabajo que se puede automatizar sin perder trato.

Imagina que un corredor escribe un jueves a las 22:00 con WhatsApp Business para saber si puede recoger el dorsal el sábado por la tarde. El asistente de IA le contesta con el horario de la entrega que el organizador le haya dado y le recuerda llevar su DNI. A las 9:00, la persona del equipo solo atiende lo que la IA no sabe.

Además, la IA se presenta como asistente virtual, según la normativa europea, y no decide devoluciones ni excepciones: las pasa a una persona. Para ver el agente de un sector cercano, mira IA para clubes deportivos.

¿Cómo se gestionan voluntarios y patrocinadores?

Un voluntario es una persona que ayuda el día de la carrera en un puesto concreto, y un patrocinador es una empresa que aporta dinero o material a cambio de visibilidad. Son dos relaciones distintas con fichas distintas, y ambas se pierden si solo viven en un correo.

• Voluntario: puesto, turno, talla de camiseta y teléfono de contacto.
• Patrocinador: aportación, qué se le ofrece y quién es su contacto.
• Edición anterior: qué hizo cada uno, para renovar a tiempo.

Por ejemplo, 60 voluntarios se reparten en 8 puestos. El CRM les manda el turno por WhatsApp Business 3 días antes y marca quién no ha confirmado. Con un patrocinador, el aviso salta 4 meses antes de la carrera para renovar. Además, según el caso, la lista de patrocinadores se exporta con Google Sheets para enseñarla a la junta del club. Pasadas 24 horas desde el último mensaje, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y el organizador asume su coste.

¿Qué avisos ahorran trabajo la semana de la carrera?

Los avisos de la semana de carrera son mensajes programados con la información práctica: horario, dónde recoger el dorsal, cómo llegar y qué llevar. Se preparan una vez y salen a todos los inscritos en el momento justo.

Un día cualquiera, 1.200 inscritos reciben el miércoles un mensaje con el horario de recogida. El viernes, un segundo aviso recuerda la salida y el tiempo previsto. Si el pronóstico cambia, el organizador puede enviar con WhatsApp Business un tercer aviso con la información actualizada. En total son 3 mensajes en 7 días, el último 48 horas antes de la salida. Cada mensaje se prepara con plantillas, y su coste lo asume el organizador.

Además, tras la carrera sale un mensaje de agradecimiento con el enlace a los resultados y una encuesta corta. Según el caso, la encuesta se recoge en Google Sheets y se revisa en una semana. Solo se escribe a quien aceptó recibir mensajes.

¿Cómo se empieza a construir el CRM de la carrera?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, donde se repasa cómo llegan hoy las inscripciones, quién contesta a los corredores y dónde se guardan los datos de cada edición. Lo habitual es construir primero la ficha de inscripción y los avisos, porque son lo que más preguntas ahorra. Con 200 consultas por edición, cada respuesta automática libera 2 minutos de una persona del equipo.

La conexión con la plataforma de inscripciones que uses se estudia según el caso, y si hoy llevas los datos con Google Sheets, se pueden importar. Por ejemplo, en las 2 primeras semanas pueden estar cargadas las inscripciones de la edición anterior y listo el aviso de apertura.

Para el marco, mira qué es un CRM a medida. El conjunto del sistema está en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se gestiona un cambio de talla o de distancia?

Un cambio se gestiona como una modificación de la inscripción, con fecha y motivo, mientras el plazo y el stock lo permitan. La ficha muestra la talla original y la nueva, y el equipo ve cuántas camisetas de cada talla quedan para decidir si acepta más cambios.

Por ejemplo, un corredor pide pasar de 10 a 5 kilómetros 3 días antes. El CRM comprueba que la inscripción lo permite, cambia el dorsal y confirma con WhatsApp Business. Además, si la talla M se agota, el sistema avisa al equipo con 50 camisetas de margen. Según el caso, las reglas de cambio las fija el organizador y se explican antes de pagar, con un plazo de 10 días. Primero se pide, después se revisa y por último se confirma por escrito.

¿Qué pasa con los reembolsos si se suspende la carrera?

Si se suspende, el CRM prepara una lista de todos los inscritos con lo que pagó cada uno y la decisión que tome el organizador: devolver, aplazar o convertir en otra edición. La decisión es del organizador, y el sistema solo ordena y comunica.

Imagina una carrera de 1.200 inscritos que se aplaza por mal tiempo. Se crea un aviso para todos con la nueva fecha y la opción de mantener o devolver. Las respuestas se recogen en la ficha de cada persona con WhatsApp Business y el equipo ve en un panel cuántos prefieren cada opción. Además, nadie recibe el mensaje dos veces. Según el caso, el aviso sale en tandas de 200 para atender las respuestas con calma durante 2 días. Además, quien no responde en 72 horas recibe un único recordatorio con Google Calendar de la fecha límite.

¿Se pueden guardar los resultados de cada corredor?

Se pueden guardar, según el caso, como un campo de la inscripción: tiempo, puesto y categoría. Los resultados oficiales los da la empresa de cronometraje, y el CRM los importa desde un fichero para que quede el historial de cada corredor en sus ediciones.

Por ejemplo, un corredor que bajó 4 minutos su marca en 2 años recibe un mensaje de felicitación y el aviso de la nueva edición. Además, el organizador puede preparar un reconocimiento para quienes repiten 5 años seguidos, con 2 o 3 meses de antelación a la fecha. Los resultados son públicos en muchas carreras, pero se informa al corredor del uso que se hace de ellos, y puede pedir en 30 días que no se use para mensajes. Los mensajes con WhatsApp Business solo salen a quien dio su consentimiento, y los demás resultados se quedan en la ficha.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.