CRM a medida para cotos de caza: socios, jornadas y temporada

Un CRM a medida para cotos de caza es un programa que organiza a los socios, las cuotas, las jornadas y los invitados de un coto durante toda la temporada. Un CRM genérico busca vender; un coto necesita saber quién ha pagado, quién tiene plaza en cada día y qué cupo queda por cazar.

El año del coto tiene dos mitades muy distintas. En la temporada se reservan monterías, batidas y puestos, y los mensajes llegan a todas horas. Fuera de ella, se renuevan cuotas y se preparan los permisos. Un coto con 60 socios y 15 jornadas mueve cientos de plazas al año.

Por ejemplo, el presidente recibe un WhatsApp un jueves a las 22:00 pidiendo plaza para el domingo. Primero se comprueba si el socio está al corriente; además se mira el cupo del día; por último se confirma la plaza. Con WhatsApp Business y Google Calendar, el primer aviso del día sale a las 8:00.

¿Qué es la ficha de un socio en el CRM de un coto?

La ficha de socio es el registro que reúne la cuota, la documentación y la actividad de cada cazador del coto. Una ficha genérica guarda un teléfono y un correo; la de un coto necesita datos que cambian cada temporada y que el presidente o el secretario deben tener a mano.

• Número de socio y fecha de alta.
• Cuota de la temporada y estado: pagada, pendiente o vencida.
• Documentación que cada socio debe tener en regla, con su fecha de caducidad.
• Jornadas en las que ha participado, para el reparto de puestos.
• Invitados que ha traído y cuántas veces.

Además, la ficha anota si el socio es de la zona o viene de fuera. Por ejemplo, un socio que vive a 300 km necesita avisos con 5 días de antelación, y uno del pueblo, con 2 días. Con WhatsApp Business, el secretario envía ambos avisos desde la misma ficha en menos de 10 minutos, a las 9:00.

¿Cómo se gestionan las cuotas y la documentación de cada temporada?

La cuota anual es el pago que sostiene el coto, y el CRM la sigue ficha a ficha. Pasa el aviso de renovación antes de abrir la temporada, y quien no ha pagado aparece en una lista para el tesorero. Con 60 socios, ver de un vistazo a los 8 que faltan ahorra una tarde de llamadas.

La documentación es parecida. Cada socio tiene documentos con fecha de caducidad, y el CRM avisa 30 días antes de que venzan. Piensa en un socio que viene a una batida y tiene un papel caducado: es un problema para él y para el coto. Se puede construir según el caso un aviso por WhatsApp Business, a las 9:00.

Además, los datos personales de los socios son de uso interno. Según el RGPD, solo se guarda lo necesario para gestionar la cuota y la actividad, y el secretario decide quién ve qué.

¿Cómo se reservan monterías, batidas y puestos?

Una jornada de caza es un evento con fecha, tipo de actividad, cupo de plazas y reparto de puestos. En el CRM, cada jornada es una ficha en la que se apuntan los socios, se controla el cupo y se guarda el sorteo de puestos. Con 40 cazadores apuntados a una montería, nadie quiere discutir cómo se repartió.

1. El socio pide plaza por WhatsApp o desde el formulario.
2. El CRM comprueba que está al corriente y que hay cupo.
3. Si la jornada se llena, pasa a lista de espera.
4. El día antes llega el aviso con hora y punto de reunión.

Por ejemplo, el secretario ve en una pantalla 3 jornadas del mes con sus plazas libres, y publica la convocatoria con Google Calendar para que cada socio la vea en su móvil. Además, el aviso del día antes llega por WhatsApp Business 24 horas antes de la salida, con la hora de reunión: las 6:30.

¿Qué pasa con las jornadas comerciales y los invitados?

Una jornada comercial es una cacería que el coto ofrece a personas de fuera, a veces a través de una agencia o de un contacto. Su gestión es distinta a la de los socios: el cliente paga por jornada, necesita presupuesto, y quiere saber qué se puede cazar, qué incluye y dónde se aloja.

El CRM separa ambos mundos. El socio tiene ficha de socio y el cliente de jornada tiene ficha de cliente, con su origen, su fecha y su pago. Además, los invitados de socios se enlazan al socio que los trae. Con 10 jornadas comerciales al año, saber qué contactos repiten es muy útil. Por ejemplo, un cazador que vino 2 veces en 3 años recibe en verano un aviso de WhatsApp Business con las fechas de la nueva temporada. Además, el presupuesto de cada jornada se envía en menos de 24 horas, a las 10:00, con alojamiento y trofeos aparte.

Para el contexto de las empresas que viven de visitantes, tienes CRM para empresas de turismo. Aquí el protagonista es el coto, con su cupo y su normativa.

¿Qué puede hacer la IA en un coto de caza?

La IA de un coto es un asistente que contesta el WhatsApp con la información que ya está decidida: fechas de jornadas, plazas libres, qué documentos llevar y dónde es la reunión. No decide cupos ni resuelve conflictos, y no da información sobre normas de caza que el coto no haya fijado.

Un día cualquiera, un socio escribe a las 21:30 desde Madrid: «¿Hay plaza el domingo?». El asistente comprueba que está al día, mira el cupo y responde en un minuto. Si la jornada está completa, lo apunta a la lista de espera y avisa si se libera un hueco. Con 25 consultas por semana, el secretario deja de contestar lo mismo, y cada respuesta queda guardada en la ficha del socio con su hora. Primero responde la IA; después, si hace falta, entra una persona.

El asistente se presenta como asistente virtual, y el equipo puede entrar en cualquier conversación de WhatsApp Business.

¿Cómo se construye un CRM a medida para cotos de caza?

Un CRM a medida para cotos de caza se construye con el calendario del coto delante. Primero se anotan los tipos de jornada y sus cupos. Después se definen los datos del socio y sus caducidades. Por último se eligen los avisos: cuota, documentación, convocatoria y recordatorio del día antes.

Lo viable depende de cada caso, y se ve en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu coto. Trae la lista de socios, sin datos reales, y tu calendario de la última temporada. Por ejemplo, con 10 jornadas del año pasado y Google Calendar abierto, vemos en 20 minutos dónde se pierde el tiempo y qué aviso va primero, con WhatsApp Business conectado.

Puedes ampliar el marco en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y empezamos por el aviso de cuotas, que es el que más tiempo ahorra.

Preguntas frecuentes

¿Se puede sortear los puestos desde el CRM?

El sorteo de puestos es una función que se puede construir, según el caso. El CRM toma la lista de apuntados a la jornada, asigna los puestos al azar o según el criterio que fije el coto, y guarda el resultado con la fecha. Así, si luego alguien lo discute, el reparto queda documentado y se puede revisar.

• Criterio de reparto fijado antes del sorteo.
• Lista de apuntados cerrada a una hora.
• Resultado enviado a todos a la vez.

Por ejemplo, para una montería con 40 personas apuntadas, el resultado sale en WhatsApp Business a las 20:00 del día anterior, a todos a la vez, con Google Calendar actualizado. Además, quien no llegue a tiempo pierde el puesto según la norma del coto, y el siguiente de la lista entra en 15 minutos.

¿Qué se hace con los socios que no pagan?

El socio moroso es un caso delicado en una asociación donde todos se conocen. El CRM lo trata con respeto: marca la cuota como pendiente, envía un primer aviso por WhatsApp y programa un segundo pasados 10 días. Si no hay respuesta, la lista pasa al tesorero para que hable con él en persona. Primero se avisa; después se recuerda; por último se llama. Con 3 intentos en 15 días, casi nadie queda sin contestar, a las 19:00 de un martes.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del socio, según Meta, WhatsApp solo admite plantillas aprobadas, y el aviso usa una. Por ejemplo, de 60 socios, 8 pueden estar pendientes en septiembre, y el aviso llega a esas 8 personas en 1 minuto. Además, el CRM impide que un socio con la cuota vencida se apunte a una jornada, si así lo decide la junta. Esa regla la fija el coto, no el programa, y se aplica igual para todos.

¿Puede el CRM llevar los datos de capturas y del cupo?

El registro de capturas es una hoja sencilla por jornada que el CRM puede llevar, siempre que el coto lo decida y fije qué datos anotar. Se puede construir según el caso una hoja por especie y jornada, con el cupo de la temporada y lo cazado hasta la fecha, para ver cuánto queda.

Los datos oficiales de capturas y los permisos de la administración se gestionan donde el coto ya los lleva. El CRM no los sustituye. Por ejemplo, con 12 jornadas y 5 especies, son 60 filas que el secretario consulta en Google Sheets o en el propio CRM, en menos de 5 minutos. Primero se anota; después se suma; por último se compara con el cupo. Además, un aviso interno marca cuando una especie se acerca a su cupo, por si la junta quiere parar a las 18:00.

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