CRM a medida para grúas y asistencia en carretera: avisos y rutas

Un CRM a medida para empresas de grúas y asistencia en carretera es un programa que recoge cada aviso con la ubicación del vehículo, asigna la grúa más cercana y guarda el parte del servicio con fotos. Un CRM personalizado reúne en una ficha al conductor, al vehículo y a la aseguradora que paga.

En este negocio el cliente está parado en una cuneta y elige a quien contesta primero. Por ejemplo, si una empresa con 4 grúas recibe 30 avisos a la semana y 12 llegan de noche, cada llamada que se pierde es un servicio que se lleva otro.

Primero se recoge la ubicación; además, se asigna la grúa; por último, se cierra el parte, con avisos por WhatsApp Business en menos de 1 minuto. Según el estudio de MIT e InsideSales.com de 2007, llamar a un lead en 5 minutos multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información.

¿Cómo se registra un aviso de asistencia con su ubicación?

Un aviso de asistencia es una petición de ayuda de un conductor con el vehículo parado, y la ubicación es el dato más importante. Por WhatsApp, el conductor puede compartir su posición con un toque, y el CRM la guarda en la ficha.

• Ubicación del vehículo y sentido de la marcha, si es una vía rápida.
• Matrícula, marca, modelo y tipo: turismo, furgoneta o moto.
• Motivo: avería, pinchazo, accidente o falta de combustible.
• Destino al que se lleva, como un taller concreto.

Según el RGPD, la ubicación es un dato personal que se usa solo para el servicio. En la práctica, un conductor escribe a las 2:00 desde un área de servicio. Comparte su posición y una foto del coche. El operador ve todo en la ficha y asigna una grúa en menos de 5 minutos. Si hay heridos, la prioridad es llamar al 112, y la empresa lo indica desde el primer mensaje.

¿Cómo se reparten los servicios entre varias grúas?

El reparto es elegir qué grúa atiende cada aviso según su cercanía y su disponibilidad. En una empresa con varias grúas, el operador necesita ver en un tablero quién está libre, quién va de camino y quién ha terminado.

1. Aviso: entra por llamada o WhatsApp.
2. Asignada: el operador elige la grúa.
3. En camino: el conductor recibe el tiempo estimado.
4. En servicio: el técnico carga o repara.
5. Cerrado: parte con fotos y destino.

Imagina que entran 3 avisos en 10 minutos y 2 grúas están libres, con 1 de ellas a 5 kilómetros. El CRM muestra las distancias y el operador asigna. Con Google Calendar se planifican los servicios programados, como el traslado de un coche a un concesionario. Según Meta, WhatsApp admite plantillas aprobadas pasadas 24 horas para avisar de la llegada, y el aviso de 10 minutos se prepara con ellas.

¿Cómo se trabaja con aseguradoras y clubes de asistencia?

Una aseguradora que deriva servicios es un cliente que paga por cada asistencia que su asegurado necesita, y exige un parte con datos concretos. El CRM guarda el número de expediente, la hora de llamada y la hora de llegada.

Por ejemplo, un servicio de una aseguradora lleva el número de póliza, 3 fotos del vehículo y los kilómetros del traslado. Si falta algún dato, el parte vuelve atrás y el cobro se retrasa. Además, el CRM puede avisar al técnico de lo que falta antes de cerrar.

Los servicios de particulares, que pagan directamente, siguen otra etapa de cobro. Según el caso, la ficha distingue quién abona cada servicio, para que la facturación mensual a la aseguradora se prepare sola. Primero se filtra por cliente; después, por mes; por último, se revisan los partes pendientes con 10 días de margen.

¿Qué se puede construir a medida en una empresa de grúas?

Construir a medida es adaptar el sistema a cómo trabaja la empresa, con grúas propias o subcontratadas. Según el caso, se puede construir un enlace que se envía al conductor para que comparta su posición, y un parte que el técnico rellena desde el móvil. Por ejemplo, una empresa con 6 técnicos cierra 40 partes al día sin papel. Según Meta, la API oficial de WhatsApp Business permite enviar el enlace. Además, el aviso de llegada sale solo.

Otras piezas posibles, siempre según el caso:

• Cálculo de kilómetros del servicio para el parte.
• Aviso al conductor con la hora estimada de llegada.
• Informe mensual por aseguradora, con Google Sheets o Looker Studio.
• Control de las horas de cada técnico y de cada grúa.

Para entender una ficha por vehículo en el sector del motor, mira CRM para talleres mecánicos. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos, con tus partes de ejemplo delante.

¿Qué hace la IA en una empresa de grúas?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la empresa al momento y a cualquier hora, con el número de siempre. Pide lo que el operador necesita: dónde está el vehículo, qué le pasa, matrícula y si hay heridos.

En la práctica, a las 3:00 un conductor escribe que se ha quedado sin batería. El asistente le pide la ubicación, anota el modelo y avisa al operador de guardia, que asigna la grúa. Si el conductor menciona un accidente con heridos, le recuerda que debe llamar al 112. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia, y no promete tiempos de llegada que no haya confirmado el operador. Con 12 avisos nocturnos a la semana, ninguno queda sin una primera respuesta en menos de 1 minuto. No da precios que tú no hayas fijado.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para empresas de grúas y asistencia en carretera?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu empresa. Primero contamos cuántas grúas tienes, por ejemplo 3 o 15, y por qué canales llegan los avisos. Además, vemos con qué aseguradoras trabajas y qué parte te piden, según el RGPD y según el tamaño de la flota.

Después se diseña la ficha y el tablero durante 2 semanas, y por último se prueba con 10 avisos reales, por ejemplo con WhatsApp Business. Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM recibir la ubicación que manda el conductor?

La ubicación compartida es la posición que el conductor envía desde su móvil por WhatsApp, y el CRM puede guardarla en la ficha del aviso. Primero el conductor pulsa el botón de compartir ubicación, y en 10 segundos queda en la ficha. Además, el sistema muestra el punto en un mapa para el operador y calcula la distancia a cada grúa.

Por ejemplo, con 4 grúas en ruta, el operador ve en segundos cuál está a 8 kilómetros y cuál a 25. Según el RGPD, la ubicación es un dato personal, así que se usa solo para el servicio y se borra pasado el tiempo que decida la empresa, con Google Calendar para las citas programadas. La parte del mapa depende de la solución que uses y se estudia en la videollamada.

¿Se pueden emitir partes con fotos desde el móvil del técnico?

El parte de servicio es el documento que acredita qué se hizo, y se puede construir como un formulario que el técnico rellena en la calle. Primero anota la hora de llegada y el estado del vehículo, desde su móvil en menos de 2 minutos. Además, añade fotos antes y después, y la firma del conductor. El parte queda en la ficha, listo para enviar a la aseguradora.

En la práctica, un técnico cierra 6 servicios en un turno sin volver a la oficina. Cada parte lleva 4 fotos y la hora de salida. Según el caso, el parte se envía al conductor por WhatsApp Business o por correo. Las fotos se guardan según el RGPD, solo mientras hacen falta, y sin incluir personas cuando se pueda evitar. Con 200 servicios al mes, cada parte queda localizable en segundos con su matrícula, desde WhatsApp o desde la ficha.

¿Cómo se sabe cuánto trabajo viene de cada aseguradora?

El volumen por aseguradora es el número de servicios que cada cliente deriva en un periodo, y sale de agrupar las fichas por origen. Primero cada aviso lleva el campo de quién paga, que se rellena en 5 segundos. Además, el CRM suma por mes y por tipo de servicio, y muestra si alguna aseguradora ha bajado respecto al mes anterior.

Imagina que una empresa hace 120 servicios al mes, con Google Sheets abandonado, y 70 vienen de 2 aseguradoras. El informe lo muestra en un gráfico, con Looker Studio o con el propio CRM, según el caso. Esa lectura ayuda a decidir si conviene reforzar una zona o negociar. Los datos de los conductores no salen del CRM, y los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. Solo se envían a Meta señales como cita o cliente.

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