CRM a medida para residencias caninas: plazas, vacunas y temporadas

Un CRM a medida para residencias caninas es un programa que guarda, por cada perro, sus vacunas, su carácter y su medicación, y controla las plazas libres día a día. Un CRM personalizado trata la residencia como un calendario de ocupación con dueños detrás, no como una lista de teléfonos.

Una residencia vive de picos muy marcados: verano, Semana Santa y Navidad. Por ejemplo, si 25 familias piden plaza para la misma semana de agosto y solo hay 18 cuadras, contestar en 2 horas con WhatsApp Business marca la diferencia: alguien debe saber a quién se avisa primero, y quién pasa a lista de espera.

Aquí ves qué necesita la ficha del perro, cómo es el recorrido de la reserva y qué avisos ahorran 20 llamadas por semana. Primero, el perro; además, las fechas; por último, cómo se construye con Kairux, según el caso de cada residencia.

¿Qué necesita de un CRM una residencia canina?

Según el caso, lo que más necesita una residencia canina es un calendario de plazas conectado a la ficha de cada perro. La plaza depende de las fechas, del tamaño del animal y de si puede compartir cuadra con otros. Un programa genérico guarda un contacto, pero no sabe que un galgo de 30 kilos y un chihuahua no ocupan igual. Con 3 tamaños de cuadra, el calendario deja de ser un cuaderno.

Un día cualquiera de junio, entra por WhatsApp Business una consulta para 10 noches en julio. La residencia abre el calendario, ve que quedan 4 plazas medianas y responde en 5 minutos con Google Calendar abierto, con las fechas disponibles y los documentos que tiene que traer la familia.

Además, el CRM separa tres tipos de cliente: el que viene cada verano, el que viene una vez y el que usa la guardería de día. Con 100 clientes en la base, esa división ahorra 20 minutos de búsqueda al día.

¿Cómo es el recorrido de una reserva en una residencia canina?

El recorrido de una reserva es la secuencia de etapas que va de la consulta a la recogida del perro, y se ve como una fila de fichas. Cada etapa se mueve cuando ocurre algo, y según el caso se añaden etapas propias. Las de una residencia suelen ser estas:

1. Consulta: fechas, raza y tamaño del perro.
2. Visita a las instalaciones: la familia conoce las cuadras y a quien lo cuidará.
3. Reserva con señal: se confirma la plaza y se paga un anticipo.
4. Documentos: cartilla, vacunas y autorización.
5. Estancia: la ficha anota paseos, comidas e incidencias.
6. Recogida: pago final, opinión y próxima reserva.

Por ejemplo, si de 20 reservas pedidas para Navidad 6 no envían la cartilla a tiempo, la lista dice a quién escribir con WhatsApp Business 10 días antes de la entrada. Además, 2 familias que visitan las cuadras suelen confirmar el mismo día, y la señal se registra en 1 clic.

¿Qué datos lleva la ficha de un perro en una residencia?

La ficha de un perro es un registro de salud y carácter, y es lo que más se consulta durante la estancia. Primero, los datos del animal: raza, edad, peso, esterilización y número de chip. Además, las vacunas con su fecha, la desparasitación y cualquier alergia o enfermedad que condicione su cuidado.

Por ejemplo, un perro con medicación cada 8 horas durante 5 días necesita que el cuidador lo vea en la ficha del día, no en una nota perdida. También se anota si se lleva bien con otros perros, si tiene miedo a los petardos o si come con prisa.

Por último, la ficha guarda a las personas autorizadas a recogerlo. Según el RGPD, los datos de la familia se usan para la reserva y la comunicación, y con Google Sheets se pueden importar las fichas antiguas de la libreta.

¿Qué avisos ahorran trabajo antes y después de la estancia?

Un aviso es un mensaje que sale solo cuando llega una fecha o falta un documento, y además ahorra 15 llamadas por semana. En una residencia, con picos de mucho trabajo, esos mensajes se pueden construir según el caso:

• Recordatorio de que caduca una vacuna, 30 días antes de la entrada.
• Confirmación de la reserva y de las horas de entrada y salida.
• Mensaje de bienvenida con las normas, 2 días antes.
• Aviso a quien lleva 11 meses sin volver, por si quiere reservar el verano.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje de la familia, WhatsApp solo permite escribir con plantillas aprobadas. Con 150 clientes habituales, el aviso de verano llega a todos en 1 hora, y por ejemplo quienes responden con un sí quedan marcados en la ficha con Google Calendar, para que nadie reserve dos veces.

¿Cómo se construye un CRM a medida para residencias caninas?

Se construye a partir de tus cuadras, tus tarifas y tus temporadas, no de una plantilla. En una videollamada de 45 minutos sin compromiso vemos cómo llevas hoy las reservas y te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Según el caso, se puede construir también un parte diario para la familia, con las 3 o 4 líneas que escribe el cuidador cada tarde.

La IA contesta el WhatsApp de quien pide plaza, pregunta fechas y tamaño, y propone visita con Google Calendar. Una persona de tu equipo puede entrar en cualquier conversación, por ejemplo si el perro tiene una necesidad especial. La IA contesta en menos de 1 minuto, también de madrugada, y no da consejo veterinario.

Si además tienes servicio de peluquería o consulta, mira el CRM para clínica veterinaria. El marco general está en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo evita el CRM que se reserve más de lo que cabe?

El control de plazas es un calendario por días donde cada cuadra tiene su ocupación, y se puede construir para que el CRM no confirme una reserva si no hay hueco. La plaza se calcula por fechas y por tamaño del perro, y el sistema avisa al equipo cuando quedan 2 o 3 libres, según el tamaño. Un fin de semana con 30 consultas deja de ser un caos.

Por ejemplo, con 18 cuadras y una semana completa de agosto, el calendario muestra de un vistazo los huecos por noche. Además, si alguien cancela, el CRM ofrece la plaza a la primera familia de la lista de espera con WhatsApp Business. Según el caso, también se pueden bloquear días para limpieza o descanso. Cualquier excepción la decide siempre una persona, por ejemplo un perro mayor que necesita una cuadra más tranquila durante 2 semanas.

¿Qué pasa con un perro que necesita medicación durante la estancia?

La medicación es un dato de la ficha que el cuidador debe ver cada día, y se puede construir como una tarea con hora. La familia indica en la reserva qué toma el perro, en qué dosis y a qué horas, y el CRM crea el recordatorio para el equipo.

Imagina un perro que toma una pastilla a las 8:00 y otra a las 20:00 durante 10 días, según la receta de su veterinario. Primero se anotan las instrucciones, a veces para 10 días seguidos; además, se marca al responsable de cada turno; por último, se deja constancia de que la dio. Con Google Calendar, cada cuidador ve las tareas del día en su móvil, y quien decide si algo es grave es el veterinario de la familia, nunca la IA. Por la mañana, el cuidador revisa 12 tareas, y por la noche el CRM avisa de las que quedan sin marcar.

¿Se pueden mandar fotos y partes diarios a las familias?

Un parte diario es un mensaje corto con cómo ha comido, jugado y descansado el perro, y se puede construir para enviarlo a cada familia desde la ficha. Es un servicio muy valorado cuando alguien deja a su perro 10 días, e incluso 2 semanas, porque reduce las llamadas de preocupación.

Por ejemplo, el cuidador anota 3 líneas y adjunta una foto, y el CRM la manda con WhatsApp Business dentro de las 24 horas posibles, sin plantilla. Además, las fotos se guardan en la ficha durante la estancia y unas semanas después, según el caso y lo que acepte cada familia. Según el RGPD, las familias dan permiso para el envío, y con Google Drive se organiza el archivo de imágenes por estancia, de modo que nadie recibe la foto de otro perro.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.