CRM para clínicas veterinarias: vacunas, revisiones y avisos

Un CRM para clínicas veterinarias es un programa que guarda la ficha de cada mascota y de su responsable, controla vacunas y revisiones y avisa cuando toca volver. Con agentes de IA dentro, el WhatsApp Business se contesta a cualquier hora y las citas se agendan con Google Calendar sin saturar el teléfono de recepción.

En veterinaria, la relación se organiza alrededor de fechas: la vacuna anual, la desparasitación, la revisión del cachorro o del animal mayor. Por ejemplo, una clínica con 800 mascotas registradas puede tener 60 que deberían pasar por revisión este mes, y sin avisos solo vuelven los que se acuerdan. Además, el CRM avisa con 15 días de margen a esas 60 personas por WhatsApp Business.

Esta guía explica primero qué debe guardar la ficha y cómo se programan los avisos. Después, qué hace la IA, cómo tratar las urgencias y qué cuidado piden los datos de los responsables.

¿Qué debe guardar la ficha en un CRM para clínicas veterinarias?

La ficha es el registro con dos protagonistas: la mascota y su responsable. El CRM debe enlazar ambos, porque un mismo responsable puede tener 3 animales con fechas distintas.

• Responsable: nombre, teléfono, canal preferido y comunicaciones.
• Mascota: nombre, especie, raza y fecha de nacimiento.
• Calendario sanitario: próxima vacuna, desparasitación y revisión.
• Estado: activa, en tratamiento o en pausa.

La historia clínica detallada, con diagnósticos y pruebas, pertenece al programa de gestión veterinaria y el CRM no la duplica. Además, la ficha de cada mascota ocupa solo unos 6 campos, y por último se revisa cada 12 meses. Por ejemplo, con 800 mascotas y 3 minutos de trabajo, la clínica filtra en 5 segundos las que llevan 12 meses sin vacuna y prepara el aviso desde Google Calendar y WhatsApp Business.

¿Cómo se programan vacunas, revisiones y avisos?

Un aviso programado es un mensaje que sale solo en la fecha en que toca la vacuna o la revisión. El CRM calcula la fecha a partir de la última visita y avisa al responsable con unos días de margen.

Primero se guarda la fecha de la última vacuna. Después el CRM propone el aviso, por ejemplo 15 días antes de que venza. El mensaje ofrece dos o tres horas libres y, si el responsable elige una, la cita queda reservada en Google Calendar. Por último, si no responde, un segundo aviso sale a los 7 días. Con 40 avisos a la semana, recepción deja de hacer 40 llamadas de recordatorio. También el sistema puede repetir el aviso a los 7 días con WhatsApp Business.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del responsable, WhatsApp solo deja escribirle con plantillas aprobadas, y estos avisos se envían con ellas. El coste lo asume la clínica, nunca el cliente. Además, quien pida no recibir más mensajes queda marcado y no se le escribe.

¿Qué hace la IA en una clínica veterinaria?

La IA es una recepción virtual que contesta al momento, resuelve dudas de horario y servicios y propone cita. Trabaja con el WhatsApp de siempre de la clínica, y el equipo puede entrar en cualquier conversación cuando quiera.

No da diagnósticos ni dosis, ni recomienda medicación. Si el responsable describe síntomas, el asistente pregunta lo básico y avisa a una persona del equipo. Por ejemplo, un cliente escribe a las 22:00 porque su perro no come desde hace 2 días. Después, en menos de 1 minuto recibe respuesta con WhatsApp Business y el aviso llega marcado como urgente a quien esté de guardia. También se pregunta la especie, la edad y desde cuándo ocurre.

Los formularios de anuncios de Meta, en Facebook e Instagram, entran solos en el CRM, y la IA escribe y llama en menos de 1 minuto, también para 10 o 20 contactos en una tarde. El agente de llamadas se presenta como asistente virtual, y la normativa europea pide que la persona sepa que habla con una IA.

¿Cómo se gestionan las urgencias fuera de horario?

Una urgencia veterinaria es un aviso que no puede esperar a la mañana, como un atropello, una intoxicación o una dificultad para respirar. El asistente la reconoce por las palabras que la clínica defina y avisa al instante a quien esté de guardia.

Según el protocolo de cada clínica, también puede dar al responsable el teléfono de urgencias o la dirección del servicio de guardia. No improvisa soluciones ni da instrucciones médicas, porque eso exige criterio profesional. En la práctica, la lista de urgencias la escribe el equipo veterinario antes de empezar y se revisa con casos reales durante las primeras 3 semanas.

Por ejemplo, a las 3:00 una persona escribe que su gato ha comido algo tóxico. El aviso llega a la persona de guardia con el texto exacto y el teléfono en menos de 1 minuto. Además, el equipo ve toda la conversación en WhatsApp Business y sigue desde ahí.

¿Qué cuidado piden los datos de los responsables y las mascotas?

Los datos de los responsables son datos personales protegidos por el RGPD, aunque la mascota no sea una persona. Además, la clínica debe poder explicar en 2 minutos qué guarda y para qué. Nombre, teléfono, dirección y hábitos de visita identifican a alguien, y deben tratarse con las medidas habituales.

Los servidores están en la Unión Europea, las copias son diarias y cifradas, el acceso es con doble factor y los permisos por rol limitan quién ve qué. Por ejemplo, una recepcionista nueva puede ver citas y avisos de 800 fichas con Google Calendar, pero no las notas internas del veterinario.

Hay más detalle en CRM y RGPD. Para el marco de las demás especialidades, mira CRM para clínicas con IA. En Kairux lo vemos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Más información en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puede avisar de las vacunas de cada mascota?

El aviso de vacuna es un mensaje programado desde la ficha de la mascota en la fecha en que toca. El CRM guarda la fecha de la última vacuna, calcula la siguiente y avisa al responsable con unos días de margen. Si contesta, la cita queda reservada; si no, un segundo aviso sale a los 7 días.

Por ejemplo, una clínica con 800 mascotas lanza cada lunes los avisos de las 40 que vencen en 2 semanas, con WhatsApp Business y Google Calendar. Según Meta, los avisos fuera de las 24 horas usan plantillas aprobadas, con coste a cargo de la clínica. Así los responsables reciben el recordatorio sin que recepción tenga que llamar uno por uno.

¿Y si el responsable tiene varias mascotas?

Un responsable con varias mascotas es un caso muy habitual, sobre todo con 2 o 3 animales en casa, y el CRM lo recoge con una ficha de persona enlazada a varias fichas de animal. Cada mascota tiene su calendario sanitario, y el aviso puede agrupar varias citas en un solo mensaje para ahorrar visitas.

Por ejemplo, un cliente con 2 perros y un gato recibe en 1 minuto un único mensaje que ofrece una cita para los tres el mismo día. Además, la conversación de WhatsApp Business queda en la ficha del responsable, de modo que cualquier compañero sabe qué se habló. Según el caso, también se puede construir un resumen de la familia animal para la consulta, con las 3 próximas fechas a la vista. Con Google Calendar, la clínica ve los 3 huecos del día de un vistazo y reserva en 1 clic. Según Meta, además, los avisos fuera de las 24 horas usan plantillas aprobadas.

¿Qué pasa con los avisos de los cachorros?

Un cachorro es un caso especial porque necesita varias vacunas y desparasitaciones en pocas semanas. El CRM guarda la fecha de nacimiento o de adopción, calcula las visitas de los primeros meses y envía un aviso antes de cada una, con las horas libres de Google Calendar.

Por ejemplo, con 20 cachorros al mes, una familia que adopta uno recibe un mensaje por WhatsApp Business antes de cada visita, hasta 4 o 5 avisos en 3 meses, según el calendario que fije el veterinario. Según Meta, fuera de las 24 horas se usan plantillas aprobadas, con coste a cargo de la clínica. Además, al terminar el calendario inicial, después de 3 meses, el CRM programa el aviso de la revisión anual, y la familia sigue vinculada a la clínica desde el primer día.

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