CRM para notarías: citas, expedientes y avisos a clientes

Un CRM para notarías es un programa que ordena la relación con los clientes: quién ha preguntado, qué documentación falta, cuándo es la cita de firma y a quién hay que avisar. No sustituye al protocolo ni a los programas propios de la notaría, donde viven las escrituras y los datos legales.

Una notaría recibe muchas consultas parecidas: qué documentos hacen falta para una compraventa, cuánto tarda una escritura, cuándo se puede firmar. Además, cada expediente tiene varias personas implicadas, como compradores, vendedores, gestoría y banco. La mayoría del tiempo del equipo se va en llamadas y mensajes de seguimiento, con WhatsApp Business o por teléfono.

Pongamos que la oficina recibe 40 llamadas al día y 25 son preguntas sobre documentación o estado de una firma. Mientras recepción contesta, entra otro aviso. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información, puede ser un particular o una gestoría. Primero se identifica a la persona, además se resuelve la duda y, por último, se agenda la cita.

¿Qué necesita una notaría de un CRM?

Una notaría necesita un CRM que ordene contactos, citas y avisos, y que deje fuera todo el contenido legal del expediente. La ficha guarda lo imprescindible para comunicarse con la persona y agendar la firma, nada más.

En la práctica, estos datos son los más útiles:

• Contacto y canal preferido: teléfono, correo o WhatsApp.
• Tipo de trámite en general: compraventa, poderes, herencias o sociedades.
• Documentación pendiente, como una lista de lo que falta.
• Fecha y hora de la cita de firma, con aviso previo.

Por ejemplo, si faltan 2 documentos a 5 días de la firma, la ficha marca el expediente y alguien avisa al cliente. Según el caso, se puede construir una conexión con el programa de la notaría para leer las fechas de firma, sin duplicar datos. La notaría decide qué se sincroniza. Con 30 expedientes abiertos, la ficha de cada uno se consulta en 1 minuto, también desde WhatsApp Business.

¿Cómo se agendan las citas de firma sin llamadas repetidas?

Las citas de firma se agendan con un asistente que contesta por WhatsApp y propone huecos libres de Google Calendar, y pasa a una persona lo que necesita criterio. Así recepción deja de repetir la misma lista de documentos 25 veces al día.

Un día cualquiera, un comprador escribe a las 19:30 para preguntar qué lleva a la firma de su vivienda. El asistente contesta con la lista de documentos que la notaría haya definido y ofrece hueco para una consulta. No da asesoramiento legal: si la pregunta es jurídica, avisa a una persona.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. Por eso, con WhatsApp Business, se preparan plantillas de recordatorio de cita, que salen 2 días antes y el día anterior. Primero se confirma la hora, además se recuerda la documentación y, por último, se indica la dirección.

¿Cómo se cuida la relación con gestorías y profesionales?

La relación con gestorías, inmobiliarias y bancos es parte del trabajo de una notaría, y el CRM la ordena con una ficha por profesional. Allí se ve cuántos expedientes trae, qué contacto lo gestiona y qué incidencias hubo.

Piensa en 20 gestorías que traen firmas habituales y 15 expedientes al mes. El equipo anota cada incidencia, como un documento fuera de plazo, y la ficha muestra qué gestoría lleva 2 meses sin traer nada. Una llamada a tiempo evita perder esa relación. Las visitas y llamadas de seguimiento quedan en Google Calendar.

Para despachos con un trabajo parecido, mira CRM para despachos de abogados y CRM para gestorías y asesorías. Además, los profesionales reciben un aviso automático del estado de sus firmas, sin llamar a la notaría. Con 10 avisos a la semana, se ahorran unos 30 minutos de teléfono.

¿Qué dice el RGPD de los datos de una notaría?

El RGPD es la norma europea que exige guardar solo los datos necesarios para la finalidad, informar a las personas de cómo se tratan y dejar que ejerzan sus derechos. En una notaría, el CRM sigue esas reglas y no guarda el contenido de las escrituras ni documentos de identidad.

La AEPD, la agencia española de protección de datos, vigila su cumplimiento. Según el RGPD, en la práctica conviene:

• Guardar solo nombre, contacto, trámite en general y fecha de cita.
• Informar al cliente de que habla con un asistente virtual.
• Limitar con permisos por rol quién ve cada ficha.
• Usar servidores en la Unión Europea, con copias cifradas y doble factor.

Con 100 clientes, son 100 fichas con 4 campos cada una. Hay más detalle en CRM y RGPD. Para las obligaciones propias del notariado, la notaría debe consultar su normativa y a su colegio profesional.

¿Cómo se implanta un CRM para notarías?

Un CRM para notarías se implanta empezando por lo que más llamadas genera, que son las dudas de documentación y las citas, y se amplía después. No hace falta modificar el programa propio de la notaría.

Primero se redactan las 15 o 20 respuestas más habituales, además se define el calendario de citas y, por último, se prueba durante 2 semanas con mensajes reales. Con 4 personas en la oficina, la puesta en marcha lleva unos 5 días de trabajo repartido, con Google Calendar ya conectado. Lo viable depende del programa que use la notaría y se ve en la videollamada.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Tienes el marco general en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA. Si solo quieres el asistente, mira el agente de IA para notarías.

Preguntas frecuentes

¿Puede el asistente contestar preguntas legales?

No, el asistente no da asesoramiento legal. Solo contesta lo que la notaría haya definido, como la lista de documentos, el horario o cómo pedir cita, y pasa a una persona cualquier pregunta jurídica. Desde WhatsApp Business, con 25 consultas al día de ese tipo, el equipo gana 2 horas. Según el caso, se define una lista de temas permitidos y otra de temas que siempre se derivan.

Por ejemplo, con WhatsApp Business, ante «¿qué impuestos pago por esta herencia?», el asistente responde que eso lo explica el equipo y ofrece una cita. Además, se prueba durante 2 semanas con 20 preguntas reales de WhatsApp Business para ajustar los límites. Por último, el equipo puede entrar en cualquier conversación y corregir. El cliente sabe en todo momento que habla con una IA, por la normativa europea, y puede pedir que le atienda una persona.

¿Cómo aviso a todos los firmantes de un mismo expediente?

Un expediente con varios firmantes es una ficha por expediente que enlaza a cada persona y organiza el aviso de cita sale a todos con un solo gesto. Cada firmante recibe su mensaje por el canal que prefiere, y la ficha muestra quién ha confirmado.

Imagina una compraventa con 4 personas: 2 compradores, un vendedor y un representante del banco, con firma en 10 días. Por ejemplo, primero se crea el expediente, además se añaden los 4 contactos y, por último, se envía el aviso. Si uno no confirma en 48 horas, el CRM avisa a recepción para que llame. Con 4 firmantes, el seguimiento lleva 5 minutos. Se usa WhatsApp Business o correo, según el caso, y las confirmaciones quedan en la ficha con fecha y hora, por ejemplo 3 de 4 en 24 horas.

¿Se pueden enviar documentos por el CRM?

En general no se envían documentos legales por WhatsApp, y la notaría decide qué canal usar para cada tipo. El CRM sirve para avisar de qué documentos faltan y de cómo entregarlos, no para almacenar escrituras ni copias de identidad. Esa información sigue en el sistema seguro de la notaría, y el aviso por WhatsApp Business solo lleva 2 o 3 líneas.

Por ejemplo, con WhatsApp Business el mensaje dice: «Para la firma del jueves faltan 2 documentos. Puedes entregarlos en la notaría o por el canal que te indicamos». Además, la lista queda en la ficha para que nadie pregunte lo mismo dos veces en 3 días. Por último, se evita guardar datos innecesarios, según el principio de minimización del RGPD. Con 30 expedientes abiertos, el aviso ahorra muchas llamadas, y el equipo ve qué documentos siguen pendientes en la ficha. Las fechas de firma quedan en Google Calendar.

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