Agente de IA para reclutamiento: filtrar y citar candidatos

Un agente de IA para reclutamiento es un asistente que contacta con cada candidato nada más recibir su candidatura, le hace las preguntas básicas de filtro por llamada o por WhatsApp y le propone una hora de entrevista con el equipo, según el caso con WhatsApp Business. No decide a quién se contrata: ordena la información para que lo decida una persona.

Una oferta de empleo puede traer 80 candidaturas en tres días. El reclutador llama a unas pocas, otras se quedan sin respuesta y el candidato mejor preparado acepta otra oferta mientras espera. Pongamos que cada llamada de filtro dura 10 minutos: 80 llamadas son más de 13 horas de trabajo antes de la primera entrevista.

El agente reparte esa carga. Contesta en el primer minuto, recoge los datos y deja a tu equipo solo con las personas que cumplen lo que la oferta exige, en una lista de 10 o 15 fichas en lugar de 80.

¿Qué hace un agente de IA para reclutamiento con cada candidato?

El agente es un asistente con voz natural y con WhatsApp que atiende a cada candidato en el momento en que se postula. Se presenta como asistente virtual, comprueba que la persona sigue interesada y le hace las preguntas que tú le hayas definido. Todo queda transcrito en su ficha.

• Disponibilidad: cuándo podría incorporarse y en qué turno o jornada.
• Requisitos: titulación, carnet, idiomas o experiencia mínima que pide la oferta.
• Ubicación: si vive cerca o está dispuesto a trasladarse.
• Expectativas: tipo de contrato y rango salarial que busca, para evitar sorpresas.

Por ejemplo, para una oferta de administrativo con 60 personas inscritas, el agente puede hacer 60 llamadas en una tarde, detectar los buzones de voz y reintentar al día siguiente. Además, según el caso, deja una nota con lo que cada persona ha contado, con sus propias palabras, y le escribe por WhatsApp Business si no coge el teléfono.

¿Cómo se agendan las entrevistas sin cruzar correos?

La agenda de entrevistas es el calendario del reclutador, y el agente la usa para proponer huecos reales a los candidatos que pasan el filtro. El candidato elige uno, la cita queda en Google Calendar y recibe la confirmación en su móvil. Nadie intercambia seis correos para cuadrar una hora.

En la práctica, el reclutador marca primero las franjas en las que hace entrevistas, por ejemplo martes y jueves de 10:00 a 13:00. Después el agente ocupa esos huecos de 30 minutos, uno detrás de otro, y deja el resto libre. Si alguien no puede, el agente propone otra franja o avisa a una persona, según el caso.

Por último, antes de cada entrevista el equipo lee en 2 minutos la ficha: respuestas del filtro, disponibilidad y la conversación con WhatsApp Business o la transcripción de la llamada.

¿Quién decide a quién se descarta?

La decisión de descartar es siempre de un reclutador, y el agente solo propone un orden. La IA no rechaza a nadie por su cuenta: si un candidato no cumple un requisito objetivo, como no tener el carnet que exige el puesto, queda marcado para que lo vea una persona. El RGPD pide cuidado cuando una decisión afecta a alguien, y los derechos de las personas se respetan igual con un asistente que con un humano.

Por ejemplo, con 3 requisitos obligatorios y 5 deseables, el agente marca solo los 3 primeros mediante una etiqueta en la ficha. Primero se escriben los requisitos que son de verdad obligatorios. Además, se separan de los deseables, que nunca descartan. Por último, se decide qué hace el agente con quien no cumple, según el caso: despedirse con amabilidad o pasar la ficha al equipo.

La normativa europea de IA pide transparencia: el candidato tiene que saber que habla con una IA, y el agente lo dice en la primera frase.

¿Qué hace falta para ponerlo en marcha en un proceso de selección?

La puesta en marcha es un proceso corto que requiere pocas cosas: la descripción de la oferta, las preguntas de filtro, el calendario de entrevistas y el canal por el que llegan las candidaturas. Según el caso, las candidaturas entran por un formulario web, por un anuncio en Instagram o por un correo.

Un formulario de Facebook o Instagram entra solo en la ficha y la IA escribe y llama en menos de un minuto. La velocidad cuenta: el estudio Lead Response Management (MIT e InsideSales.com, 2007) concluyó que llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead es alguien que ha pedido información, y un candidato se comporta igual: a los 30 minutos ya puede estar hablando con otra empresa.

Imagina una agencia con 4 ofertas abiertas: cada una lleva su guion de preguntas. Más ideas en velocidad de respuesta a leads.

¿Basta el agente o conviene un CRM de selección de personal?

El agente por separado es una opción suficiente si el problema es llegar a todos los candidatos a tiempo y llenar la agenda de entrevistas. Si necesitas, además, un historial de cada persona, etapas del proceso, una bolsa de talento y avisos cuando un candidato descartado vuelve a encajar, eso ya es un CRM para selección de personal hecho a medida.

Conviene mirar cuántas personas se postulan al mes antes de elegir. Por ejemplo, con 20 personas al mes o con 200 la respuesta cambia, y con una oferta puntual basta empezar por un solo canal, a través de Instagram o de un formulario web. Todas las opciones están en la página principal de agentes de IA.

Somos proveedor tecnológico verificado por Meta y trabajamos con la API oficial de WhatsApp Business. Si quieres ver el filtro funcionando con una de tus ofertas, reserva una videollamada de 45 minutos sin compromiso y te la enseñamos.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos del candidato puede guardar el agente?

Un dato necesario es el que sirve para decidir sobre la oferta, y el agente guarda solo esos, porque el RGPD marca el principio de minimización: se recogen los datos útiles para la oferta y no más, con una finalidad clara y una base legal. Por ejemplo, guarda disponibilidad, experiencia y contacto, y no pregunta por situación familiar ni por datos que no influyen en el puesto. Son 5 o 6 campos como mucho.

Además, el candidato tiene derecho a saber qué se guarda y a pedir que se borre. Primero se le informa al empezar la conversación de WhatsApp Business o de la llamada. Después, el equipo decide durante cuántos meses conserva las fichas descartadas, según el caso, por ejemplo 6 meses. Más detalle en la guía sobre agentes de IA y protección de datos.

¿Qué pasa si un candidato no contesta a la llamada?

Un buzón de voz es una llamada sin respuesta, y el agente lo detecta y reintenta más tarde. A la vez deja un mensaje de WhatsApp Business con la misma propuesta de entrevista. Por ejemplo, si un candidato no responde a las 11:00, el agente vuelve a llamar a media tarde y, si sigue sin contestar, escribe para que elija una hora cuando le venga bien.

Según la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones, las personas tienen derecho a no recibir llamadas comerciales no deseadas, y se puede llamar a quien ha pedido información. Quien se ha postulado a una oferta ha dado ese paso. Aun así, el agente se despide con una frase clara si el candidato dice que no le interesa, y la conversación queda en la ficha con 2 o 3 líneas de resumen. Además, el equipo ve cuántas llamadas se han hecho a cada persona, para no insistir más de la cuenta.

¿Puede entrevistar o puntuar al candidato?

Un filtro es una conversación corta con las preguntas de la oferta, no una entrevista. El agente recoge las respuestas, pero no valora actitud, personalidad ni encaje con el equipo, que es lo que aporta una persona. Según el caso, se puede construir una puntuación sencilla basada en requisitos objetivos, como idiomas o disponibilidad, que ordene las fichas.

En la práctica, un equipo que recibe 50 personas a la semana usa esa ordenación como punto de partida y revisa las 10 primeras fichas a mano, con Google Calendar abierto para fijar la entrevista. Además, nada se descarta sin que alguien lo vea, y el equipo puede entrar en la conversación de WhatsApp Business en cualquier momento. Primero lee, después decide. La transcripción de cada llamada queda en la ficha, para que el reclutador compruebe qué se preguntó y qué contestó la persona.

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