CRM a medida para cristalerías: medidas, urgencias y siniestros

Un CRM a medida para cristalerías es un programa que guarda las medidas y el tipo de vidrio de cada trabajo, ordena los avisos urgentes de cristales rotos y sigue cada pedido desde la medición hasta la colocación. Un CRM personalizado evita que una medida acabe en un papel perdido.

Una cristalería tiene dos ritmos a la vez: el aviso urgente de una ventana rota y el encargo planificado de una mampara. Por ejemplo, si entran 25 avisos a la semana y 8 son urgentes, quien contesta primero se lleva el trabajo, porque nadie quiere pasar la noche con un hueco abierto.

El trabajo se anota con sus medidas, se pide el vidrio al proveedor y se avisa al cliente de la colocación. Según el RGPD, cada dato se guarda para una finalidad concreta, y los avisos salen de WhatsApp Business en menos de 2 minutos. Según el estudio de MIT e InsideSales.com de 2007, llamar en 5 minutos multiplica por 21 la probabilidad de cualificar un lead, es decir, alguien que ha pedido información.

¿Qué lleva la ficha de un trabajo en una cristalería?

La ficha de un trabajo es el registro de lo que hay que fabricar y colocar en una dirección, y en una cristalería lo central son las medidas. Un error de 5 milímetros en un vidrio cortado a medida significa repetirlo entero.

• Medidas de alto y ancho de cada hueco, con la fecha de la medición.
• Tipo de vidrio: sencillo, doble acristalamiento, templado o espejo.
• Espesor, acabado y si lleva perfiles o herrajes.
• Planta y acceso: escalera, ascensor o necesidad de ventosas.

En la práctica, una vivienda con 6 ventanas genera 6 líneas en la misma ficha, cada una con su foto. Según el RGPD, solo se guardan los datos de contacto necesarios. Con Google Calendar, la visita de medición queda reservada con su hora. Además, la ficha recuerda quién tomó las medidas y cuándo, por ejemplo 3 días antes del pedido.

¿Cómo se gestiona un aviso urgente de cristal roto?

Un aviso urgente es una petición de reparación inmediata, como un escaparate roto tras un golpe o una ventana rota por un robo. El cliente escribe con una foto, y el CRM la guarda en una ficha nueva con la dirección y la hora.

La rapidez cuenta mucho. Pongamos que un comercio escribe a las 8:00 con el escaparate roto. Se valora si hace falta cerrar el hueco con un tablero provisional, se toman las medidas y se encarga el vidrio, todo en menos de 24 horas. Todo queda en la ficha, y el técnico lo ve desde el móvil.

Si el siniestro lo cubre un seguro, la ficha anota la aseguradora, el número de parte y las fotos. Con 10 siniestros al mes, un listado por estado evita olvidar quién espera un presupuesto aprobado. Según el caso, el técnico lleva el trabajo con WhatsApp Business abierto en la furgoneta. Con 10 siniestros abiertos, cada uno muestra su estado.

¿Cómo es el recorrido de un encargo a medida?

El recorrido es la secuencia de etapas de un trabajo planificado, y en cristalería tiene una espera larga en medio: la fabricación del vidrio. Cada etapa es una columna del CRM, y la ficha pasa de una a otra cuando ocurre algo.

1. Consulta: el cliente pide información o precio.
2. Medición: se visita el sitio y se toman medidas.
3. Presupuesto: se envía con las medidas y el vidrio elegido.
4. En fabricación: se espera al proveedor, a veces varios días.
5. Colocación: el equipo instala y cierra el trabajo.

Por ejemplo, 15 pedidos en fabricación se filtran por esa etapa, durante 3 o 4 días de espera, y el CRM escribe a cada cliente con la fecha prevista. Pasadas 24 horas desde el último mensaje, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que estos avisos se preparan con ellas.

¿Qué se puede construir a medida en una cristalería?

Construir a medida es adaptar el CRM a los productos y a la forma de presupuestar de la cristalería. Según el caso, se puede construir un presupuesto que calcule el coste por metro cuadrado según el tipo de vidrio y el espesor, a partir de las medidas de la ficha. Por ejemplo, un espejo de 2 metros cuadrados se presupuesta en 1 minuto. Según Meta, la API oficial de WhatsApp Business permite enviarlo al cliente. Además, el presupuesto queda guardado.

Otras piezas posibles, siempre según el caso:

• Pedido al proveedor con las medidas ya copiadas, sin reescribirlas.
• Aviso de colocación con franja horaria para el cliente.
• Clientes de comunidades y administradores de fincas, con varias direcciones.
• Conexión con el programa de facturación.

Para el marco de una empresa que hace obras en viviendas, lee CRM para empresas de reformas. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos, con 2 o 3 trabajos reales delante.

¿Qué hace la IA en una cristalería?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la cristalería al momento y a cualquier hora, con el número de siempre. Pregunta lo que el técnico necesita saber: qué se ha roto, dónde está y si se puede mandar una foto. Primero pregunta; además, anota; por último, avisa.

En la práctica, a las 22:00 una persona escribe que ha roto la luna de la puerta de su tienda. El asistente recoge la dirección y la foto, y avisa al técnico de guardia. Si el cliente prefiere una cita, la deja en Google Calendar. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia. No da precios que no hayas fijado ni toma medidas por foto: eso lo hace una persona. Con 10 avisos nocturnos al mes, ninguno espera respuesta hasta la mañana, y los leads de formularios de Instagram reciben mensaje en menos de 1 minuto.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para cristalerías?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu cristalería. Primero contamos qué trabajos haces más y quién toma las medidas, por ejemplo 2 técnicos en 3 zonas. Además, vemos con qué proveedores trabajas y qué programa usas para presupuestar, según el RGPD y según tu volumen.

Después se diseña la ficha y las etapas durante 2 semanas, y por último se prueba con 10 trabajos reales, por ejemplo con WhatsApp Business. Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM guardar fotos de los huecos y las medidas?

La foto del hueco es la imagen que acompaña a las medidas de cada ventana o mampara, y se guarda en la ficha del trabajo. Primero el técnico la hace con el móvil durante la medición. Además, anota alto y ancho junto a cada foto, de modo que el pedido al proveedor no dependa de una libreta ni de una llamada en 10 minutos.

Por ejemplo, una reforma de baño con una mampara de 2 hojas lleva 4 fotos y 6 medidas. Si el cliente pregunta 3 semanas después, la ficha tiene todo. Según el RGPD, las fotos de interiores se guardan solo mientras hacen falta, y se evita incluir a personas. Con Google Sheets la cristalería hoy copia medidas a mano; el CRM evita ese paso en cada ficha nueva. Cuántos meses se conservan lo decide el negocio, según el caso.

¿Sirve para trabajar con aseguradoras?

Un siniestro es un daño cubierto por el seguro del cliente, y la aseguradora suele derivar el trabajo a la cristalería. Se puede construir una ficha de siniestro con el número de parte, la aseguradora y las fotos que pide. Primero se registra el parte. Además, el estado del trabajo se actualiza hasta la factura.

En la práctica, una cristalería con 12 siniestros al mes ve en una lista cuáles esperan autorización y cuáles ya están colocados. El CRM avisa si un parte lleva 5 días sin respuesta. Según el caso, la conexión directa con la aseguradora depende de su sistema, y se estudia en la videollamada de 45 minutos. Los importes los fija siempre el negocio. Según el RGPD, el parte solo se comparte con quien lo necesita.

¿Cómo se avisa al cliente cuando el vidrio ya está listo?

El aviso de vidrio listo es un mensaje que sale cuando el pedido pasa de fabricación a recibido. Primero el responsable cambia la etapa en el CRM. Además, el sistema escribe al cliente con las franjas libres de colocación y deja la cita en Google Calendar al responder con un sí.

Imagina que llegan 6 vidrios un jueves. En lugar de 6 llamadas, el CRM envía 6 mensajes en minutos con WhatsApp Business. Si han pasado más de 24 horas desde el último mensaje, según Meta se usa una plantilla aprobada, y su coste lo asume la cristalería, nunca el cliente. Solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir mensajes.

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