CRM a medida para agencias de au pair: familias y candidatas

Un CRM a medida para agencias de au pair es un sistema que guarda dos fichas conectadas: la de la familia de acogida y la de la candidata. Una agencia no vende a un solo cliente, empareja a dos partes que se eligen. Un programa genérico suele tener una sola lista de contactos y obliga a duplicar datos en hojas aparte.

Piensa en una agencia que durante 6 meses gestiona 80 candidatas y 40 familias a la vez. Cada familia pide edad de los niños, idioma, carnet y fechas. Cada candidata tiene su nacionalidad, su experiencia, su vídeo de presentación y su visado. El CRM personalizado cruza ambos lados y propone coincidencias, sin que nadie pierda 30 minutos cada mañana revisando 80 filas con Google Sheets.

Primero verás qué lleva cada ficha y cómo se nombran las etapas; además, qué documentos seguir y cuándo entra la IA, según el caso de tu agencia.

¿Qué fichas lleva un CRM a medida para agencias de au pair?

Una agencia necesita al menos tres fichas enlazadas: la familia, la candidata y la colocación, que es el emparejamiento concreto con sus fechas. La colocación evita el error clásico de perder el hilo cuando una candidata pasa por dos familias en un año.

Por ejemplo, con 15 familias nuevas al mes, la ficha de cada una lleva ciudad, número y edad de los niños, idiomas del hogar, horario esperado y si hay coche. La ficha de la candidata lleva país, idiomas, experiencia con niños, carnet de conducir y referencias. La colocación une las dos con fecha de llegada, duración pactada de 10 meses y estado, y la ve todo el equipo según el caso.

Además, cada ficha guarda la conversación entera, venga con WhatsApp Business, Instagram o correo. Si una familia escribe a las 22:00 desde otro huso horario, el equipo lo ve por la mañana. Primero se anota el origen del contacto, después las condiciones y por último los documentos.

¿Cuáles son las etapas del proceso de una colocación?

Las etapas de una colocación son los pasos por los que pasa una pareja familia-candidata, desde la consulta hasta la despedida. Cada agencia pone sus nombres, pero casi todas siguen un recorrido parecido. Por ejemplo, con 80 candidatas, el embudo del CRM las reparte en estas columnas y además avisa con Google Calendar de cada entrevista.

1. Consulta: una familia o una candidata pide información.
2. Perfil completo: formulario, documentos y vídeo recibidos.
3. Propuesta: la agencia presenta 2 o 3 candidatas a la familia.
4. Entrevista: videollamada entre las dos partes.
5. Aceptación: ambas confirman y se firma.
6. Viaje y llegada: billetes, visado y recogida.
7. Seguimiento: contacto durante la estancia.

Según el caso, se puede construir una etapa extra para renovaciones o cambios de familia. Con WhatsApp Business se avisa a cada parte en menos de 5 minutos tras cada cambio de etapa, y las plantillas de Meta cubren los avisos pasadas 24 horas.

¿Cómo se controlan documentos, visados y fechas?

El control de documentos es una lista de lo que cada candidata debe entregar y de lo que falta, con su fecha límite. Una candidata con visado pendiente a 20 días del viaje merece un aviso distinto al de otra con todo listo.

Imagina que 12 candidatas viajan en septiembre. El CRM muestra de un vistazo quién tiene pasaporte, seguro, certificado de antecedentes y billete, y quién no. Según el caso, para las que faltan programa un recordatorio con WhatsApp Business y una plantilla aprobada por Meta, porque pasadas 24 horas desde el último mensaje de la candidata solo se puede escribir con plantillas.

Además, los documentos de identidad y los datos de menores son sensibles. El RGPD pide guardar solo lo necesario, con una finalidad clara y con permisos por rol. Lee documentos y contratos en el CRM para ver cómo se guardan.

¿Cómo cruza el CRM oferta y demanda?

El cruce de oferta y demanda es un filtro que compara lo que pide cada familia con lo que ofrece cada candidata y propone las mejores coincidencias. Se puede construir según el caso y las reglas las pones tú, porque el criterio de una agencia no es el de otra.

Por ejemplo, una familia busca a alguien que hable francés, conduzca y llegue en enero. El CRM filtra las candidatas con esos tres campos y las ordena por fecha de disponibilidad. De 80 candidatas, quizá 6 encajan en 2 semanas y la persona que coordina decide cuáles presentar.

• Primero, el filtro duro: idioma, fechas, carnet.
• Además, el filtro blando: experiencia, edad, ciudad de origen.
• Por último, la decisión humana, que el sistema no sustituye.

La IA no elige a quién se coloca. Prepara la lista y recoge datos en menos de 10 minutos; la selección la hace una persona de la agencia, con Meta y WhatsApp Business solo como canal de contacto.

¿Qué hace la IA en una agencia de au pair?

La IA de una agencia contesta el WhatsApp y el Instagram a cualquier hora, resuelve dudas básicas y recoge los datos del primer contacto. Es útil porque las candidatas escriben desde otros países y a horas distintas, y las familias lo hacen por la noche tras su jornada.

Un día cualquiera, una candidata de otro continente escribe a las 4:00 de la madrugada en España. Primero el asistente le responde en 1 minuto y en su idioma; además, le pregunta fechas y le manda el formulario con WhatsApp Business. A las 9:00 la ficha está creada en el CRM. Según la normativa europea de IA, la persona debe saber que habla con una IA, y el asistente se presenta como tal.

Para ver cómo trabaja un agente así en otro sector, lee agente de IA para escuelas de idiomas. El sector de idiomas es el vecino más cercano.

¿Cómo se empieza a construir el CRM de una agencia?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que primero se repasa cómo trabaja hoy la agencia: quién recibe las consultas, dónde se guardan los perfiles y en qué etapa se pierde más gente. A partir de ahí se decide qué fichas y qué avisos construir primero.

Según el caso, lo habitual es arrancar por lo más doloroso: la ficha de candidata con sus documentos, o la bandeja de WhatsApp compartida durante las 2 primeras semanas. Por ejemplo, un lunes con 25 mensajes sin leer se ordena en 10 minutos. Las demás piezas se añaden después. Si ya usas un programa del sector o trabajas con Google Sheets, se estudia cómo traer sus datos.

Para el marco general, mira qué es un CRM a medida y, como vecino cercano, CRM para escuelas de idiomas. El resumen de todo el sistema está en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se organiza una agencia con familias y candidatas en países distintos?

Se organiza guardando en cada ficha el país y la zona horaria, y mostrando las horas razonables de contacto para ambas partes. El equipo sabe de un vistazo cuándo escribir a una candidata sin molestarla de madrugada y qué idioma usar en la conversación, según el caso, para que ninguna candidata espere más de 12 horas una respuesta.

Por ejemplo, una agencia con candidatas de 4 países reparte la bandeja por mercados: una persona atiende a Latinoamérica por la tarde y otra a Europa por la mañana. Además, las plantillas de WhatsApp Business se preparan en varios idiomas con Meta. Primero se detecta el idioma, después se responde y por último se anota en la ficha. La IA puede abrir la conversación y pasar al equipo en 1 minuto si hay dudas de fondo, como el visado o el seguro.

¿Se pueden guardar referencias y vídeos de las candidatas?

Se pueden guardar, según el caso, como archivos o enlaces dentro de la ficha, con permisos para que solo los vea quien presenta candidatas a las familias. Una referencia es el texto o el contacto de alguien que ya trabajó con la candidata, y conviene tener su permiso por escrito antes de llamar a nadie, porque una referencia contiene datos de una tercera persona.

Por ejemplo, la ficha puede llevar un vídeo de 2 minutos donde la candidata se presenta, 2 cartas de referencia y un test de idioma. Según el RGPD, los datos se guardan solo mientras haya finalidad y con información clara a la persona. Además, el CRM puede marcar fechas de revisión cada 6 meses para decidir qué hacer con las fichas de candidatas que ya no participan, siempre contigo y con Google Calendar como recordatorio.

¿Y si una familia cambia de candidata a mitad de curso?

Una colocación rota es una pareja que se deshace antes de tiempo. Cuando ocurre, se crea otra nueva sin perder la historia de la anterior. La ficha de la familia conserva lo que pasó, la de la candidata también, y la agencia ve de un vistazo cuántas colocaciones lleva cada una y por qué terminaron, según el caso.

Imagina una familia que cambia de candidata a los 3 meses porque necesita carnet de conducir. El CRM abre una colocación nueva, copia las preferencias y recomienda perfiles con carnet. Además, guarda el motivo del cambio, un dato muy útil para el siguiente emparejamiento. Los motivos se eligen de una lista cerrada, para contarlos después con el panel de métricas y revisarlos cada 4 semanas en una reunión del equipo de la agencia, con Google Calendar como convocatoria. Así se ve si el problema es el filtro de entrada, la entrevista o la preparación del viaje.

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