CRM a medida para empresas de catering: menús, comensales y eventos
Un CRM a medida para empresas de catering es un programa que guarda cada evento con su menú, su número de comensales, sus alergias y su depósito, y lo liga a la persona que lo encarga. Un CRM personalizado evita que una boda, una comunión o un almuerzo de empresa dependan de correos sueltos y de la memoria del equipo.
Piensa en un catering que sirve 6 eventos en un fin de semana de mayo y recibe 30 consultas por semana. Cada uno tiene un menú distinto, una hora de montaje y un recuento de comensales que cambia hasta 3 días antes. Si el cambio llega por WhatsApp a las 22:00 y nadie lo apunta, cocina prepara 20 platos de menos.
Además, un lead, es decir, alguien que ha pedido información, suele querer tres datos: precio por persona, menús posibles y si hay hueco en su fecha. Quien responde en la misma tarde con una propuesta clara, gana la degustación. La ficha sirve para eso, con cada consulta de WhatsApp Business guardada en 1 sitio.
¿Qué debe tener un CRM a medida para empresas de catering?
La ficha de un evento de catering es un registro con la fecha, el lugar, el tipo de servicio, el número de comensales y el menú elegido. Primero va lo que condiciona la producción en las 48 horas previas: si es cóctel, comida sentada o buffet. Además, se anotan alergias, dietas y la persona que decide el menú final.
Por ejemplo, una comida de empresa con 80 personas puede tener 6 menús vegetarianos y 2 sin gluten. El CRM guarda esas cifras en campos propios y las pasa a cocina con WhatsApp Business 48 horas antes, para que nadie improvise en el montaje.
Según el caso, se puede construir una ficha de cliente recurrente, como una empresa que contrata 12 almuerzos al año. Con ese historial, la propuesta siguiente se prepara en 20 minutos. Además, el comercial ve los 12 almuerzos anteriores desde Google Sheets o desde la propia ficha.
¿Cuáles son las etapas de un evento de catering?
El embudo de un catering es una secuencia que va de la consulta al servicio y, con suerte, a la recomendación. Los nombres reales del oficio importan más que los genéricos: aquí hay degustación, depósito y recuento final. Un recorrido posible, de unas 3 semanas, es este:
- Consulta: fecha, lugar, número de comensales y tipo de evento.
- Propuesta de menú: opciones con precio por persona.
- Degustación: el cliente prueba y ajusta el menú.
- Contrato y depósito: se aparta la fecha.
- Recuento final: comensales, alergias y horarios cerrados.
- Servicio y valoración: evento, factura y opinión.
Por ejemplo, una propuesta enviada y sin respuesta a los 5 días sube a una lista de seguimiento, y el comercial recibe un aviso con Google Calendar para escribir con WhatsApp Business antes de 24 horas.
¿Cómo se controlan las alergias y los cambios de última hora?
El control de alergias es el apartado más serio de la ficha, porque un error afecta a la salud de un invitado. Las alergias y las dietas se anotan por persona o por grupo, y llegan a cocina con el menú. Según el RGPD, los datos de salud son una categoría especial y piden más cuidado.
Imagina un evento con 120 invitados y 9 avisos de alergia. Primero se recoge cada aviso con nombre de mesa. Además, el CRM marca los cambios de los últimos 7 días en otro color. Por último, el responsable de cocina confirma por escrito que ha leído la lista, con Google Sheets o desde el panel, al menos 24 horas antes del servicio.
El CRM guarda solo lo necesario, con permisos por rol: cocina ve las alergias, y comercial ve el menú. Quien no necesita ese dato, no lo ve, y se borra tras el evento si así lo decides. Con 120 invitados, son 120 datos menos que custodiar.
¿Se conecta con la cocina y con la facturación?
Un CRM personalizado se conecta con el programa de producción de cocina y con la facturación, siempre según el caso. La conexión es un puente que lleva el pedido aceptado a la lista de compras y a la factura, sin escribirlo tres veces. Según el caso, tarda unas 2 semanas en montarse.
En la práctica, se puede construir un presupuesto en un clic que multiplique comensales por precio de menú, y sume personal, transporte y alquiler de vajilla. Con 6 eventos en un fin de semana, el cálculo manual lleva 3 horas. Con una plantilla en Google Sheets o dentro de la ficha, lleva 15 minutos.
Lo viable depende de tu programa y se ve en la videollamada. Además, el cliente puede aceptar la propuesta por WhatsApp Business y la ficha pasa a «contrato» sin que nadie la mueva.
¿Qué puede hacer la IA en una empresa de catering?
La IA de un catering es un asistente que atiende consultas a cualquier hora y recoge los datos que necesita la propuesta. Por ejemplo, una novia escribe a las 23:30 con la fecha, 90 invitados y el lugar. El asistente pregunta por el tipo de servicio y las alergias, y deja la ficha preparada para el comercial.
Además, ofrece hueco de degustación con Google Calendar y avisa a una persona cuando el cliente pide algo fuera del menú. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas, así que los recordatorios de recuento final se preparan con ellas.
Si organizas también el evento completo, lee CRM para restaurantes y eventos. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tus eventos delante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se gestiona un evento cuyo número de comensales cambia hasta el último día?
El número final de comensales es un dato vivo, y la ficha lo trata como tal. Cada cambio se anota con fecha y quién lo pidió, y el CRM calcula la diferencia de coste. Primero se fija una fecha de cierre, por ejemplo 72 horas antes. Después, cualquier cambio posterior pasa por una persona del equipo, que decide en menos de 1 día.
Por ejemplo, una boda pasa de 100 a 112 invitados el miércoles. El CRM avisa al responsable de cocina con WhatsApp Business, actualiza el presupuesto y deja constancia de que el cliente aceptó el cambio. Según el caso, se puede construir una regla que acepte hasta 5 personas más sin llamar, y que avise a partir de ahí, para que producción no se llene de sorpresas en el último momento y compre con 48 horas de margen.
¿Puede la IA proponer menús y precios?
La IA puede explicar los menús que tú definas y recoger el tipo de evento, pero los precios solo los dice si tú se los das y decides que los diga. Lo habitual en un catering es dar un rango por persona, y cerrar la cifra tras hablar de servicio, personal y lugar. Cada evento cambia el cálculo, y con 5 variables a la vez conviene que decida una persona.
En la práctica, el asistente responde que el precio depende de la fecha, el número de comensales y el tipo de servicio, y ofrece una llamada o una degustación. Además, deja la ficha con 5 datos clave para que el comercial no repita preguntas. Primero se prueba durante 2 semanas con 20 conversaciones reales de WhatsApp Business. La última palabra sobre el presupuesto es siempre de una persona de tu equipo, que revisa los mensajes cuando lo necesita.
¿Qué pasa con los clientes que contratan cada año el mismo evento?
Los clientes recurrentes son los más rentables de un catering, y el CRM los reconoce. La ficha guarda los menús de años anteriores, las alergias conocidas y la valoración, y propone la misma fecha del año siguiente con 60 días de margen. Así la renovación no depende de que alguien se acuerde, ni de revisar 40 fichas a mano cada septiembre.
Imagina una empresa que celebra su cena de Navidad con 150 personas. Primero el CRM avisa en septiembre. Después, el comercial escribe con WhatsApp Business y propone un menú nuevo, sin repetir el del año anterior. Además, la ficha muestra qué platos gustaron y qué sobró. Según el caso, se anota también quién reserva en la empresa, porque cambia de un año a otro y conviene tener el contacto actualizado. Eso evita escribir durante 2 semanas a alguien que ya no trabaja allí.
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