Agendar citas automáticamente desde WhatsApp y llamadas

Agendar citas automáticamente es dejar que un asistente de IA consulte tu calendario, proponga huecos libres al cliente y cree la cita en cuanto la persona elige, sin que nadie del equipo intervenga. Funciona por WhatsApp, por Instagram y por teléfono, y la cita queda enlazada a la ficha del cliente con todo lo hablado. Además, el equipo recupera horas de teléfono cada semana.

Piensa en un negocio que da cita por teléfono de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00. Quien escribe un domingo por la noche espera al lunes, y muchos ya han reservado en otro sitio. Según Harvard Business Review, en un estudio de 2011 las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet. Un lead es alguien que ha pedido información, y la cita es el primer paso hacia la venta.

¿Cómo es el recorrido de una cita automática?

El recorrido de una cita automática es una conversación corta que acaba con la cita puesta y confirmada. El cliente escribe cuando quiere, y el asistente le atiende sin esperas ni formularios largos.

1. El cliente escribe: «¿tenéis hora el martes por la tarde?».
2. El asistente consulta Google Calendar y propone dos o tres huecos.
3. El cliente elige uno y el asistente crea el evento.
4. La cita queda en la ficha, con el motivo y el teléfono.
5. El día anterior sale un recordatorio por WhatsApp.

Por ejemplo, una persona pide hora a las 21:30 y a las 21:31 tiene la cita puesta para el jueves a las 17:00. Además, el equipo no ha tenido que abrir el móvil. El asistente se presenta como asistente virtual y avisa a una persona si el caso lo requiere.

¿Qué reglas de agenda hay que fijar antes?

Las reglas de agenda son los límites que el asistente respeta para no ofrecer huecos que no se pueden cumplir, y las fija el negocio antes de empezar. Sin ellas, el asistente solo vería el calendario libre u ocupado, y no sabría cuánto dura cada cosa.

• Duración: una primera visita puede durar 45 minutos y un seguimiento, 15.
• Márgenes: 10 minutos entre citas para recoger y preparar.
• Horarios y festivos: cuándo se atiende y cuándo no.
• Quién atiende: cada persona tiene su calendario.

Con 4 reglas se cubre casi todo. En la práctica, se escriben en una hoja de una página y se prueban con 20 peticiones reales antes de abrirlo a los clientes, con Google Calendar conectado en ambos sentidos. Más detalle en CRM conectado a Google Calendar.

¿Cómo se gestionan confirmaciones, cambios y cancelaciones?

Lo habitual es gestionar confirmaciones, cambios y cancelaciones con mensajes cortos que el cliente contesta con una palabra. Además, un recordatorio el día anterior reduce las ausencias, porque da la oportunidad de avisar si no se puede ir. Si la persona cancela, el hueco queda libre en Google Calendar al instante y el asistente puede ofrecerlo a otra persona de la lista de espera.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite escribirle con plantillas aprobadas, así que los recordatorios se preparan con ellas. El coste lo asume el negocio, nunca el cliente. Pongamos que un negocio tiene 30 citas a la semana y 5 acaban en ausencia: un solo recordatorio bien puesto recupera algunas de esas horas. Más en recordatorios de cita desde el CRM.

¿Cómo se agenda por teléfono con un agente de llamadas?

Se agenda con un agente de llamadas con voz natural, que telefonea a quien ha pedido información, propone un hueco y deja la cita puesta. Se presenta como asistente virtual, detecta buzones de voz y reintenta, y la llamada queda transcrita en la ficha. Además, es la misma agenda y las mismas reglas que en WhatsApp, con llamadas de unos 3 minutos.

Imagina un lead de un formulario de Instagram que entra a las 18:40. El agente le llama a los 40 segundos, confirma qué necesita y agenda una videollamada para el miércoles. Según la Ley 11/2022, solo se llama a quien ha dado su consentimiento o ha pedido información. Más en agente de IA que llama a tus leads.

Si quieres ver cómo quedaría en tu negocio, escríbenos y reservamos una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Empieza por la página de CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA dar cita sin que yo lo supervise?

Sí: la IA es capaz de dar cita sola dentro de las reglas que tú fijes, y fuera de ellas avisa a una persona. Durante las primeras 2 semanas conviene revisar cada cita creada para comprobar que respeta duraciones, márgenes y horarios. Cuando todo encaja, la supervisión pasa a ser una revisión semanal de las fichas. Esa revisión lleva unos 10 minutos al día al principio.

Por ejemplo, el asistente nunca ofrece un hueco en festivo ni en la hora de comida, y no cambia una cita ya confirmada sin avisar. Primero se prueba con 20 peticiones reales. Después se abre a los clientes en un horario limitado. Por último, se amplía a todo el día. Cualquier cosa rara, como una petición urgente, pasa al equipo con WhatsApp Business al momento.

¿Qué pasa si dos personas piden el mismo hueco?

Si dos personas piden el mismo hueco, gana quien lo confirma primero, porque el asistente consulta el calendario justo antes de crear la cita. La segunda persona recibe al instante otras dos opciones. Es la ventaja de tener un único calendario donde todo entra y todo sale, sin libretas paralelas. Se resuelve en menos de 2 segundos.

Imagina que a las 12:00 llegan 2 mensajes con 10 segundos de diferencia para la misma hora. El primero elige y el evento se crea. El segundo ve que el hueco ya no está y recibe otras opciones de Google Calendar. Si alguien cambia la hora directamente en el calendario, el cambio se refleja en la ficha, porque la conexión funciona en las dos direcciones. Así no hay dobles reservas ni nadie tiene que pedir disculpas por una cita duplicada.

¿Funciona con mi Google Calendar actual?

Sí, funciona con tu Google Calendar de siempre, que se conecta con el CRM en ambos sentidos. No hace falta cambiar de calendario ni aprender un programa nuevo: el equipo sigue viendo su agenda en el móvil y las citas creadas por el asistente aparecen ahí, con un enlace a la ficha del cliente. Además, la agenda sigue siendo tuya y puedes desconectarla cuando quieras sin perder las citas.

En la práctica, se conecta un calendario por profesional o por tipo de cita, según cómo trabaje el negocio. Primero se decide cuántos calendarios hacen falta. Después se conectan y se prueban con citas ficticias. Por último, se activa el asistente durante 1 semana en pruebas. Para ver cómo encaja con tu agenda, lo mejor es la videollamada de 45 minutos, con tu calendario delante. El proceso lleva unas 3 horas de trabajo.

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