WhatsApp para corredurías de seguros: pólizas y siniestros

WhatsApp para corredurías de seguros es el uso de WhatsApp Business para atender consultas de pólizas, recoger los datos de un siniestro y avisar de renovaciones desde un número de la correduría. Funciona cuando cada tipo de mensaje tiene su plantilla, los datos personales se piden con cuidado y cada conversación queda ligada a una póliza.

El cliente de una correduría escribe en dos momentos: cuando le surge un problema y cuando se acerca una renovación. Además, un siniestro llega con prisa, a veces con fotos y desde el lugar del suceso. Un mensaje sin respuesta en 2 horas genera desconfianza.

Por ejemplo, una correduría con 800 pólizas y 4 personas puede recibir 40 mensajes a la semana. Esta guía explica cómo ordenarlos, según el caso, y qué mensajes usar en cada situación. Con 30 mensajes al día y 2 personas en el equipo, WhatsApp Business ahorra varias llamadas, según el caso.

¿Cómo configurar WhatsApp para corredurías de seguros?

Configurar WhatsApp Business para una correduría consiste en completar el perfil, fijar el horario y escribir un saludo que oriente al cliente según su necesidad. Son 30 minutos que evitan que cada persona del equipo conteste de forma distinta.

• Perfil: nombre de la correduría, dirección, web y ramos (auto, hogar, vida, empresa).
• Horario: el de oficina, como explica la guía de horario comercial en WhatsApp Business.
• Saludo: pregunta si es una consulta, un siniestro o una renovación.
• Ausencia: fuera de horario, indica el teléfono de asistencia de la aseguradora para urgencias.

En la práctica, un número de la correduría, distinto del móvil de cada corredor, mantiene el historial aunque alguien cambie de puesto. Con la coexistencia que permite Meta, la correduría conserva su número y su app de WhatsApp Business. Si el equipo dedica 10 minutos cada mañana a revisar los chats con Google Calendar abierto, no se escapa ningún aviso.

¿Qué mensajes tipo usa una correduría de seguros?

Un mensaje tipo es un texto preparado que se envía con una respuesta rápida, y una correduría necesita unos siete para sus situaciones habituales. Con 40 mensajes a la semana, ahorran más de 3 horas, y cada cliente recibe una respuesta clara.

1. Primera respuesta a una consulta: «Gracias por escribir. ¿Sobre qué póliza o seguro quieres información?».
2. Petición de datos para una cotización: tipo de seguro, datos básicos y fecha de inicio.
3. Primera atención de un siniestro: tranquilidad, datos del suceso y fotos.
4. Confirmación de que el parte se ha comunicado a la aseguradora.
5. Aviso de renovación con 30 días de antelación.
6. Seguimiento de una cotización a los 3 días.
7. Petición de reseña tras un siniestro bien resuelto.

Por ejemplo, con WhatsApp Business el mensaje 3 se envía con la barra «/» en 5 segundos. Guarda los textos como respuestas rápidas y revisa cada trimestre si siguen siendo útiles.

¿Cómo gestionar un siniestro por WhatsApp?

Gestionar un siniestro por WhatsApp es recoger los datos y las fotos del suceso en el primer momento y comunicarlos a la aseguradora. WhatsApp ayuda porque el cliente envía imágenes al instante, pero la correduría debe registrar y comunicar el parte por el canal que corresponda.

Primero, tranquiliza al cliente y pregunta si hay heridos o riesgo. Además, pide fecha, lugar, descripción y fotos. Por último, confirma qué pasos seguirás y cuándo le informarás. Con 6 o 7 datos, el parte sale completo, según el caso, y se evita volver a preguntar en 2 o 3 llamadas.

En la práctica, un cliente envía por WhatsApp Business 5 fotos de un daño por agua a las 8:15, y la correduría abre el parte antes de las 9:00. Para ordenar pólizas, siniestros y renovaciones, mira el CRM para corredurías de seguros. En una semana de 50 consultas, contestar con WhatsApp Business en menos de 5 minutos marca la diferencia.

¿Cómo cuidar los datos personales y de salud?

Los datos de un cliente de seguros son datos personales, y algunos, como los de salud en un seguro de vida o de decesos, son una categoría especial del RGPD que pide más cuidado. Solo se piden los necesarios, se informa de para qué se usan y se protegen.

Por ejemplo, una cotización de auto necesita matrícula y fecha de nacimiento, pero un cuestionario de salud conviene hacerlo por un canal seguro o por teléfono. Con WhatsApp Business, evita pedir copias del DNI o informes médicos por el chat, según el caso. Además, borra del móvil los archivos cuando ya estén en el sistema.

La AEPD publica guías sobre minimización de datos. Define quién del equipo puede pedir qué y a quién avisar si llega algo delicado. Con 4 personas y 800 pólizas, una norma interna de una página evita errores. Con 3 personas y 20 clientes en curso, anotar cada acuerdo con Google Calendar evita repetir preguntas durante semanas.

¿Qué hay que saber de la ventana de 24 horas?

La ventana de 24 horas es el plazo en que puedes contestar libremente a un cliente tras su último mensaje. Pasado ese tiempo, WhatsApp solo deja escribirle con una plantilla aprobada por Meta, y las renovaciones, que se avisan semanas antes, la superan siempre.

Un cliente que escribió hace 6 meses está fuera de la ventana. El aviso de renovación con 30 días de antelación necesita una plantilla de utilidad, que se envía con la API oficial. Por ejemplo, una correduría con 100 renovaciones al mes puede enviar el aviso de forma ordenada y recoger respuestas.

Meta publica su tarifa por país y categoría para esas plantillas. Las respuestas dentro de la ventana no se cobran. Además, las plantillas de marketing, como una oferta de otro seguro, requieren que el cliente haya aceptado recibirlas. Tras 2 semanas de uso, el equipo ve con WhatsApp Business qué mensajes se repiten y cuáles conviene preparar.

¿Cuándo entra un agente de IA en WhatsApp?

Un agente de IA es un asistente que entra cuando los mensajes llegan fuera de horario o en picos, y el equipo no puede contestar al instante. Primero responde, además recoge los datos básicos de una cotización o un siniestro y, por último, avisa al corredor. Es un paso más, no un sustituto del asesor.

El asistente de Kairux contesta en WhatsApp con tu número de siempre y agenda en Google Calendar. Por ejemplo, un cliente que escribe a las 21:00 por un daño en el coche recibe respuesta al momento y los pasos a seguir. Los detalles están en agente de IA para corredurías de seguros; para captar clientes, mira cómo conseguir clientes para seguros.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo comunicar un siniestro a la aseguradora solo con un mensaje de WhatsApp?

Un parte de siniestro es una comunicación formal que cada aseguradora recibe por sus canales, y el mensaje de WhatsApp del cliente a la correduría no sustituye ese trámite. La correduría usa el chat para recoger datos y fotos, y después registra el parte en el sistema de la compañía correspondiente, según el caso y el ramo.

Por ejemplo, un cliente escribe a las 19:00 por un golpe en el coche. Con WhatsApp Business, el corredor pide matrícula, fotos y datos del otro vehículo, y abre el parte a la mañana siguiente. Además, confirma al cliente que ya está comunicado. Primero se recoge, después se comunica y, por último, se informa al cliente del número de parte y de los siguientes pasos. Un repaso de 15 minutos al final de la semana, con Google Calendar abierto, deja claro qué clientes esperan respuesta.

¿Cómo evito que una conversación de WhatsApp se quede sin dueño?

Una conversación sin dueño es un chat que nadie del equipo sabe a quién corresponde, y se evita asignando cada cliente a un corredor desde el principio. Con etiquetas por responsable y un repaso diario de los chats sin contestar, nada queda sin atender. Se adapta según el tamaño de la correduría.

En la práctica, una correduría con 4 corredores usa 4 etiquetas de color, una por persona, y una quinta para «sin asignar». Cada mañana a las 9:00, con WhatsApp Business se revisan los chats con esa etiqueta. Además, si alguien está de vacaciones, otro corredor asume sus chats durante 2 semanas. Esa regla evita que un cliente espere días por una respuesta. Con 10 conversaciones abiertas y 2 horas libres al día, el orden se nota con WhatsApp Business en el primer mes, según el caso.

¿Puedo enviar ofertas de otros seguros a mis clientes por WhatsApp?

Una oferta comercial es un mensaje de marketing, y para enviarla fuera de la ventana de 24 horas hace falta una plantilla aprobada por Meta y que el cliente haya aceptado recibir comunicaciones. Sin ese permiso, no se debe enviar, porque el cliente tiene derecho a no recibir comunicaciones comerciales no deseadas, según el caso.

Por ejemplo, un cliente con seguro de auto y hogar puede aceptar recibir información de nuevos productos si se le ofrece al contratar. Con WhatsApp Business, guardas esa preferencia con una etiqueta. Además, cada mensaje incluye una forma sencilla de darse de baja. Con 800 pólizas, una lista de 150 clientes con permiso funciona mejor que enviar a todos y generar quejas. Cada 3 meses conviene revisar con Meta y WhatsApp Business qué plantillas se usan y cuáles sobran.

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