Alternativas a Doctoralia: agenda y pacientes propios
Las alternativas a Doctoralia para una clínica o un profesional sanitario pasan por tener agenda y pacientes propios: una web con reserva de cita, un programa de agenda independiente o un CRM que guarde la ficha de cada paciente y conteste a sus mensajes. Doctoralia es un directorio con reserva de citas, útil para que te encuentren. La alternativa no consiste en dejarlo, sino en no depender de él.
La diferencia está en quién tiene la relación con el paciente. En un directorio, el paciente llega a través de la plataforma. En tu sistema propio, el contacto, el historial y el motivo de la consulta son tuyos y puedes escribirle para la revisión.
Además, un paciente que pregunta por WhatsApp a las 21:00 espera respuesta esa noche. Según Harvard Business Review (2011), las empresas tardaban de media 42 horas en contestar a un lead de internet.
¿Por qué buscar alternativas a Doctoralia?
El motivo principal es el control: el equipo quiere conservar la relación con sus pacientes y no solo recibir citas. Un paciente que vuelve 2 veces al año vale más que una cita suelta. Un directorio aporta visibilidad, pero la ficha, la conversación y el seguimiento suelen vivir en otro lado. Si el profesional cambia de plataforma, esa información no siempre se va con él.
Por ejemplo, una clínica de fisioterapia recibe 25 solicitudes al mes desde varios canales: directorio, Instagram, Google y llamadas. Si cada canal tiene su bandeja, recepción pierde tiempo y alguien se queda sin respuesta. Hay cuatro motivos habituales para plantearse otra vía:
- Quieres un solo lugar con todos los pacientes y sus conversaciones.
- Necesitas recordar revisiones sin depender de un tercero.
- Quieres medir de qué canal llegan los pacientes que de verdad vuelven.
- Prefieres decidir tú cómo se presenta tu clínica.
Con 25 solicitudes al mes, anotar el origen de cada una permite comparar canales y ver cuál trae pacientes que vuelven.
¿Qué opciones hay para tener tu propia agenda de pacientes?
La agenda propia es un conjunto de tres piezas que se pueden combinar: una agenda online sencilla en tu web, un programa de gestión clínica con agenda y un CRM que ordene la relación con el paciente. La agenda online resuelve el momento de reservar. El programa de gestión guarda la historia clínica. El CRM se ocupa de lo que pasa antes y después de la cita.
Piensa en una clínica con 4 profesionales. El orden es este: 1) reserva su hueco en Google Calendar; 2) usa su programa clínico para las historias; 3) un CRM le recuerda cada revisión y avisa cuando un presupuesto lleva una semana sin respuesta.
Tienes más detalle sobre cómo gestionar las citas en programa para gestionar citas.
Para elegir, responde a tres preguntas: 1) quién reserva la cita, 2) quién recuerda la revisión y 3) quién guarda la historia. Con 60 pacientes al mes, un asistente de IA en WhatsApp contesta a cualquier hora y deja la cita anotada.
¿Qué hace un CRM que no hace un directorio de profesionales?
Un CRM para clínicas es un programa que guarda la ficha de cada paciente, ordena su recorrido y recuerda a recepción lo que queda pendiente. Un directorio muestra tu perfil y deja reservar. El CRM trabaja con lo que ocurre después: contesta mensajes, avisa de revisiones y registra por qué un paciente aceptó o no un tratamiento.
En la práctica, la ficha reúne WhatsApp, Instagram, correo y llamadas en un solo hilo. Si un paciente pregunta por la limpieza un viernes, el asistente de IA contesta al momento y propone cita con Google Calendar. Una persona del equipo puede entrar en la conversación cuando lo necesite.
Si quieres ver un ejemplo completo, lee CRM para clínicas con IA.
Por ejemplo, en 30 segundos recepción ve el último mensaje, la cita de Google Calendar y la nota del motivo de consulta de un paciente de 40 años que vuelve tras 12 meses.
¿Qué cuidado exigen los datos de salud?
Los datos de salud son una categoría especial según el artículo 9 del RGPD y piden más cuidado que un dato de contacto. Eso afecta a dónde se guardan, quién accede y qué se anota. La AEPD, la autoridad de protección de datos en España, publica guías para tratar esta información.
Por ejemplo, una ficha de CRM no necesita el diagnóstico: le basta con el motivo de la cita, la etapa y la fecha de la próxima revisión. Las historias y las pruebas se quedan en el programa clínico. Además, conviene exigir tres cosas al sistema:
- Servidores en la Unión Europea.
- Copias diarias cifradas.
- Acceso con doble factor y permisos por rol.
Hay más detalle en datos de salud en el CRM. Si el asistente de IA habla con pacientes, además, tienen que saber que hablan con una IA.
¿Cómo empezar sin dejar de usar el directorio?
Se empieza sin renunciar a nada: sigues recibiendo pacientes del directorio y los pasas a tu sistema desde el primer día. El orden es este: 1) anota cada paciente nuevo en una ficha propia, con su origen; 2) escríbele por WhatsApp Business desde tu número de siempre; 3) programa el recordatorio de la revisión.
Al cabo de 3 meses verás cuántos pacientes llegaron por cada canal y cuántos volvieron. Con esos datos decides cuánto esfuerzo dedicar a cada uno.
Si quieres verlo con tu caso, en Kairux hacemos una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Antes, puedes repasar la guía de CRM a medida con agentes de IA.
Por ejemplo, una clínica con 30 pacientes nuevos al mes puede empezar con 1) una hoja que anote el origen de cada uno y 2) el recordatorio de revisión desde WhatsApp Business. Cuando el volumen lo pida, pasa a un CRM.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando el directorio y tener mi propio sistema?
El directorio y tu sistema propio son compatibles, porque cumplen funciones distintas: uno te da visibilidad y el otro te da la relación con el paciente. Lo habitual es mantener ambos mientras el directorio siga trayendo pacientes y trasladar la gestión a tu sistema.
Por ejemplo, un paciente reserva por el directorio y recepción lo da de alta en la ficha con el origen anotado. El orden es este: 1) confirma la cita por WhatsApp Business; 2) guarda su teléfono y su motivo de consulta; 3) programa el aviso de la revisión a los 12 meses. Revisa las condiciones del directorio sobre el uso de los datos y los mensajes a los pacientes que llegan por él, porque pueden variar. Con 20 pacientes al mes ya merece la pena tener un registro propio.
¿Es seguro guardar pacientes en un CRM?
Es seguro si el sistema cumple lo que pide el RGPD para datos de salud: servidores en la Unión Europea, copias cifradas, doble factor y permisos por rol. El CRM no sustituye a la historia clínica; guarda lo imprescindible para citar y hacer seguimiento.
En la práctica, define quién ve qué. La recepción necesita nombre, teléfono y fechas. El profesional sanitario necesita además el contexto de la consulta. El orden es este: 1) limita los accesos; 2) revisa cada trimestre quién tiene permiso; 3) firma con el proveedor un contrato que recoja el tratamiento de datos. Lo explicamos en CRM y RGPD. Ante cualquier duda concreta de tu clínica, consulta con tu delegado de protección de datos o con un abogado especializado en la materia.
Por ejemplo, una clínica con 300 pacientes y 4 usuarios puede revisar cada 3 meses quién tiene permiso de acceso.
¿Puede la IA gestionar las citas de mi clínica?
La IA es un apoyo para las citas: puede proponer horas libres, confirmar la cita y recordarla, pero no diagnostica ni da consejo clínico. Si el paciente describe algo urgente, el asistente avisa al instante a una persona del equipo. Hay un artículo específico sobre el agente de IA para clínicas dentales.
Por ejemplo, un paciente escribe a las 22:00 para pedir cita de revisión. El orden es este: 1) el asistente pregunta el motivo; 2) ofrece dos huecos de Google Calendar; 3) la cita queda anotada en la ficha. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del paciente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y su coste lo asume la clínica, nunca el paciente. El equipo puede entrar en cualquier conversación cuando lo vea necesario.
Con 40 citas al mes, por ejemplo, el asistente le quita a recepción varias horas de teléfono.
Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.
