CRM a medida con pagos online: enlaces de cobro y señales

Un CRM a medida con pagos online es un CRM que genera enlaces de cobro, los manda por WhatsApp o correo y anota en la ficha del cliente quién ha pagado, cuánto y cuándo. El pago online lo procesa una pasarela como Stripe, y el CRM solo conecta el cobro con la persona y el servicio.

La función compensa cuando cobras señales, reservas o cuotas y pierdes tiempo persiguiendo transferencias. Una clínica que pide una señal por cita, una academia que cobra cuotas cada mes o un taller que cobra un depósito por un presupuesto ganan horas si el pago llega solo y queda anotado.

Esta función no viene ya hecha: se puede construir según el caso. Por ejemplo, imagina 30 reservas al mes con señal. Además, aquí te contamos qué es, cuándo compensa y qué preguntar antes de pedirla. Imagina 30 reservas al mes con señal por WhatsApp Business: sin enlace de pago, 8 tardan 3 días en confirmarse.

¿Qué es un pago online dentro de un CRM?

Un pago online dentro de un CRM es un cobro que se inicia desde la ficha del cliente y se registra de vuelta cuando se completa. El dinero pasa por una pasarela de pago, como Stripe, y no por el CRM, que solo guarda el estado.

• Enlace de pago enviado por WhatsApp Business o por correo.
• Estado: pendiente, pagado o fallido.
• Concepto y fecha del cobro anotados en la ficha.
• Recordatorio automático si el pago no llega.

Por ejemplo, una academia con 80 alumnos cobra una cuota mensual. Además, el CRM envía el enlace el día 1 y marca como pendientes a los 6 que no pagan en 5 días. Con una tienda en Shopify o WooCommerce, los pedidos online ya tienen su propia pasarela, y el CRM puede leer el estado.

¿Cuándo compensa cobrar online desde el CRM?

Compensa cuando el cobro forma parte del proceso de venta y alguien dedica horas a perseguirlo. Si cobras todo en mostrador y al contado, la pasarela no aporta nada; si pides señales o cuotas a distancia, ahorra mucho.

1. Pides una señal para reservar una cita, una plaza o una fecha.
2. Cobras cuotas periódicas a socios o alumnos.
3. Pierdes más de 2 horas a la semana comprobando transferencias.

Pongamos tres ejemplos: una clínica que pide señal para citas largas, una escuela que cobra matrículas y un taller que cobra un depósito por un presupuesto de reparación. En los tres, un enlace en WhatsApp Business sustituye varias llamadas. Según el caso, también se puede cobrar desde el móvil en una visita. Por ejemplo, con 30 reservas al mes y 2 horas ahorradas a la semana, el enlace desde WhatsApp Business compensa.

¿Cómo se registra el pago en la ficha del cliente?

El registro es la anotación automática del estado de cada cobro en la ficha de quien paga. La pasarela avisa al CRM cuando un pago se completa, y el CRM actualiza la etapa del cliente, por ejemplo de «reserva pendiente» a «reserva confirmada».

Primero, el negocio crea el cobro desde la ficha. Además, el cliente recibe el enlace y paga con tarjeta u otro método de la pasarela. Por último, la ficha se actualiza sola, y el sistema puede enviar un mensaje de confirmación con la fecha y el concepto.

• Cobro creado desde la ficha.
• Pago completado en la pasarela.
• Ficha actualizada y confirmación al cliente.

Con 30 cobros al mes, nadie tiene que revisar el banco uno a uno. La facturación es otro asunto: lo cuenta facturar desde el CRM. Con 30 cobros al mes, y WhatsApp Business para la confirmación, Stripe avisa en segundos y la ficha cambia en menos de 1 minuto desde Google Sheets o el propio CRM.

¿Qué preguntar antes de pedir pagos online?

Una lista de preguntas previas decide qué se construye, y evita sorpresas con la pasarela. Según el caso, hay que saber qué se cobra, cuándo, a quién y qué pasa si el cobro falla o hay que devolverlo.

• ¿Qué pasarela usas o quieres usar?
• ¿Qué se cobra: señal, cuota, pedido completo?
• ¿Qué ocurre con las devoluciones?
• ¿Quién concilia los cobros con la facturación?

Por ejemplo, un negocio con 40 cobros al mes empieza por un único tipo de cobro, la señal, y lo prueba durante 2 semanas. Además, la pasarela cobra una comisión al negocio por cada operación, un coste que se consulta en su propia web y que conviene mirar antes de decidir. Los datos de tarjeta nunca pasan por el CRM. Además, con Stripe o con otra pasarela, 15 minutos de reunión bastan para decidirlo.

¿Cómo se construye un CRM a medida con pagos online?

Se construye en tres pasos: elegir la pasarela, definir los tipos de cobro y conectar el estado con la ficha. Se parte del proceso real del negocio, y solo se añade lo que ahorra trabajo.

Según el caso, se puede construir el envío del enlace desde la ficha, el recordatorio de pagos pendientes y el cambio de etapa al pagar. Con Stripe u otra pasarela, el cobro se hace fuera del CRM y solo vuelve el resultado. Nada de esto viene ya hecho: se acuerda en la videollamada.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Para el marco general, lee cuánto cuesta un CRM a medida o la página de CRM a medida con agentes de IA. Primero, con Stripe, se acuerdan 3 tipos de cobro. Además, por ejemplo, un piloto de 2 semanas con 20 cobros reales, con WhatsApp Business y Google Calendar, ajusta los avisos.

• Pasarela elegida.
• Tipos de cobro acordados.
• Estado de pago en la ficha.

Preguntas frecuentes

¿Quién ve los datos de la tarjeta del cliente?

Los datos de la tarjeta los recoge y guarda la pasarela de pago, no el CRM. El cliente teclea la tarjeta en la página segura de la pasarela, y el CRM solo recibe el aviso de «pagado» o «fallido», con el importe y la fecha, sin ver el número de tarjeta.

Por ejemplo, un cliente paga una señal por un enlace de WhatsApp Business. Primero, el CRM envía el enlace. Además, la pasarela procesa el pago. Por último, el CRM anota el resultado. Esta separación reduce el riesgo, aunque no lo elimina, y conviene revisar con la pasarela sus condiciones. En la videollamada se concreta qué datos se guardan en la ficha y quién puede verlos, con permisos por rol.

• Tarjeta: solo en la pasarela.
• CRM: estado, importe y fecha.
• Permisos por rol para quien ve cobros.

Con 40 pagos al mes, el CRM guarda 3 datos por cobro desde la pasarela, y solo los ve quien tenga permiso por rol, según el RGPD.

¿Se pueden cobrar cuotas recurrentes?

Una cuota recurrente es un cobro que se repite cada mes, como la de un gimnasio o una academia. Según el caso, la pasarela puede gestionar la repetición y el CRM guarda cada cobro, avisa de los impagos y cambia la etapa del cliente si deja de pagar.

Piensa en una academia con 120 alumnos y cuotas el día 1. Primero, el cobro se lanza solo. Además, los 8 que fallan reciben un recordatorio por WhatsApp Business a los 3 días. Por último, quien sigue sin pagar pasa a una lista para que una persona hable con la familia. El tono de esos avisos lo decide el negocio, siempre con respeto.

• Cobro automático cada mes.
• Recordatorio a los 3 días del fallo.
• Lista para hablar con quien sigue sin pagar.

Con 120 alumnos y 8 impagos, el recordatorio sale desde Stripe y WhatsApp Business.

¿Qué pasa si el cliente no completa el pago?

Un pago sin completar es un enlace enviado que nadie ha usado, y el CRM lo trata como una oportunidad a seguir, no como un fallo. La ficha queda en «pago pendiente» y, pasado un tiempo prudente, se manda un recordatorio.

En la práctica, de 20 enlaces enviados en un día, 5 siguen sin pagar a las 24 horas. Primero, el CRM marca esos 5 enlaces sin usar. Además, la plantilla de recordatorio, aprobada por Meta, sale con un mensaje corto y una pregunta abierta. Por último, si el cliente no responde en 3 días, una persona decide si llamar o liberar la plaza. Nunca se presiona, y cada decisión queda anotada en la ficha.

• Enlace enviado y no usado.
• Recordatorio con plantilla aprobada.
• Decisión final de una persona.

Por ejemplo, con Stripe y WhatsApp, 5 enlaces sin usar se recuerdan en 1 mensaje.

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