CRM a medida para escuelas de artes marciales: grados y familias

Un CRM a medida para escuelas de artes marciales es un programa construido alrededor de lo que ocurre en un dojo: alumnos que suben de grado, niños que dependen de un tutor y familias con varios hijos apuntados. Un CRM personalizado guarda todo eso en una ficha y avisa de lo que toca.

Un programa genérico trata a cada persona como un teléfono. Una escuela necesita saber qué cinturón lleva cada alumno, cuándo es el próximo examen y quién paga la cuota de los dos hermanos. Por ejemplo, si la escuela tiene 120 alumnos y 40 son menores, cada ficha infantil necesita su tutor y su autorización.

Primero se define el recorrido del alumno; además, se decide qué datos lleva la ficha; por último, se eligen los avisos que ahorran llamadas a secretaría. Todo parte de WhatsApp Business y de Instagram, donde las familias ya escriben, y se mide desde Meta cuántas consultas acaban en matrícula.

¿Qué lleva la ficha de un alumno de artes marciales?

La ficha de un alumno es el registro donde la escuela anota lo necesario para dar clase, cobrar y subir de grado. En karate, judo, taekwondo o jiu-jitsu no basta con nombre y teléfono, porque cada disciplina tiene su propia escala de cinturones y sus fechas de examen.

• Disciplina y grado actual, con la fecha del último examen.
• Fecha de nacimiento, para colocarlo en el grupo infantil, juvenil o adulto.
• Tutor legal y su teléfono, cuando el alumno es menor.
• Licencia federativa y fecha de renovación.

En la práctica, un niño de 9 años aparece con su madre como contacto principal. Según el RGPD, los datos de menores piden cuidado y solo se guarda lo que se usa. Una escuela con 6 grupos y 120 alumnos ve cada listado en segundos, desde Google Calendar o desde el propio CRM.

¿Cómo es el embudo de una escuela de artes marciales?

El embudo es la secuencia de etapas que recorre una persona desde que pregunta hasta que se hace alumno, y en un dojo tiene nombres propios. La ficha pasa de una columna a otra cuando ocurre algo concreto.

1. Consulta: un padre pregunta por Instagram si hay grupo para su hijo.
2. Clase de iniciación: el niño o el adulto prueba una sesión, sin compromiso.
3. Matrícula: se firman autorización, cuota y datos del tutor.
4. Alumno activo: asiste y sube de grado.
5. Baja o pausa: se anota el motivo, por ejemplo un cambio de horario escolar.

Imagina que entran 30 consultas en 2 semanas antes de septiembre y la mitad escribe de noche. Los anuncios de Meta aprenden de lo que pasa después del clic, y cada matrícula también enseña al anuncio a buscar familias parecidas.

¿Cómo se avisa de los exámenes de cinturón y de la vuelta a clase?

El aviso es un mensaje programado desde la ficha que sale en la fecha que toca, y en un dojo marca el ritmo del año. Dos momentos concentran el trabajo: la vuelta en septiembre y cada convocatoria de examen de grado.

Por ejemplo, el CRM filtra a los alumnos con más de 6 meses en su cinturón actual y propone avisar a sus familias. Además, recuerda la renovación de la licencia federativa antes de que caduque, para que nadie se quede fuera de un torneo.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. Los avisos de examen se preparan con ellas. El coste de las plantillas lo asume la escuela, nunca la familia, y solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir mensajes.

¿Qué se puede construir a medida en una escuela de artes marciales?

Construir a medida es adaptar el sistema a la forma de trabajar de la escuela, y no al revés. Según el caso, se puede construir una escala de grados propia, con los meses mínimos de cada examen, para que el profesor vea quién cumple los requisitos.

• Descuento por hermano, con una cuota familiar que se calcula sola.
• Lista de inscritos en cada torneo, con su categoría de peso y de edad.
• Autorizaciones de imagen y de salida guardadas en la ficha.
• Conexión con el programa de cobros que ya usa la escuela.

Si la escuela imparte 3 disciplinas, cada una tiene su embudo y sus grados, y el cobro se comparte. Para ver un negocio de deporte parecido, lee CRM para gimnasios. Por ejemplo, una escuela con 2 sedes puede unir sus listas con Google Sheets o con el propio CRM. Según Meta, la API oficial de WhatsApp Business admite estos avisos, y lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos con 3 casos reales.

¿Qué hace la IA en una escuela de artes marciales?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la escuela al momento y a cualquier hora, con el número de siempre. Las familias escriben al acabar la jornada, y la mayoría de preguntas se repite: horarios, edad mínima, qué llevar a la primera clase.

En la práctica, el asistente pregunta la edad del alumno, la disciplina y el día que le va bien. Después propone una clase de iniciación y la deja en Google Calendar. Si aparece una lesión previa, avisa al profesor, y el equipo puede entrar en cualquier conversación.

Un lead, es decir, alguien que ha pedido información en un formulario de Instagram, recibe mensaje en menos de 1 minuto. Con 20 consultas a la semana, y con Google Calendar abierto, el equipo solo atiende las 4 o 5 que piden una decisión humana. El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para escuelas de artes marciales?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu escuela. Primero contamos qué disciplinas das y cómo gestionas hoy los exámenes. Además, miramos qué programa usas para cobrar y qué conviene conectar.

De ahí sale una propuesta con las etapas del embudo, los campos de la ficha y los avisos que merecen automatizarse. Por último, se prueba con 10 mensajes reales de familias, por ejemplo desde WhatsApp Business, antes de abrirlo, y se ajusta durante 2 semanas.

Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y lo vemos con tu escuela delante.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM llevar la cuota familiar cuando hay hermanos?

La cuota familiar es el importe que se calcula cuando varios miembros de una familia se apuntan a la misma escuela, y se puede construir a medida. Primero se vincula a los hermanos con un mismo tutor en la ficha. Además, se define la regla que aplica la escuela, por ejemplo un descuento por segundo hijo.

Imagina una familia con 3 hijos en clases distintas, que paga durante 10 meses del curso. En lugar de 3 recibos sueltos, secretaría ve una sola ficha familiar. Por último, si falta un pago, el CRM lo marca y avisa con WhatsApp Business. La regla concreta la fija la escuela, según el caso, y se enseña en la videollamada con ejemplos reales de la propia secretaría, para que nadie dependa de una hoja de cálculo.

¿Dónde queda el permiso firmado por los tutores?

La autorización es el permiso que firma el tutor para que el menor entrene, salga a un torneo o aparezca en fotos. Se puede construir un espacio en la ficha donde queda el documento con su fecha. Según el RGPD, conviene guardar solo lo necesario y para una finalidad concreta.

En la práctica, antes de un torneo el CRM filtra a los 15 menores sin autorización de salida y avisa a sus tutores con una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta. Además, si una familia pide borrar sus datos, secretaría lo anota desde la ficha en 2 minutos, con Google Calendar para fijar la revisión. Primero comprueba quién lo pide y, por último, deja constancia de lo eliminado. Para esto no hace falta más tiempo que 2 minutos por ficha, y la escuela conserva solo lo que obliga la ley.

¿Sirve si doy clases en varios pabellones?

Sirve, porque el lugar de la clase es un campo más de la ficha. Un profesor que imparte en dos pabellones y un colegio puede tener cada grupo con su sede, su horario y su lista de alumnos. Además, el CRM permite avisar solo a las familias de una sede si se suspende una clase.

Por ejemplo, si un pabellón cierra un sábado por un torneo, se filtra por esa sede y salen los 25 alumnos afectados. El mensaje llega con WhatsApp Business en un paso, y secretaría no llama a cada familia durante 2 horas. Cuántas sedes admite el sistema se decide en la videollamada, según el tamaño de la escuela, y cada profesor puede ver solo sus grupos con permisos por rol.

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