CRM a medida para empresas de puertas automáticas

Un CRM a medida para empresas de puertas automáticas es un programa que guarda cada instalación con su cliente, su tipo de puerta, su contrato de mantenimiento y sus averías. Una puerta automática se instala una vez y exige revisiones durante años, así que el negocio vive del seguimiento.

Una empresa de puertas automáticas trabaja con comunidades de vecinos, garajes, naves y comercios. Los administradores de fincas piden presupuestos, los técnicos salen a instalar y a reparar, y cuando una puerta se bloquea el aviso llega a cualquier hora, con el coche atrapado dentro del garaje.

Un CRM personalizado reúne instalaciones, mantenimientos y urgencias en una ficha por cliente. Por ejemplo, el técnico llega a una comunidad y ya sabe el modelo del motor y la última revisión. Además, aquí te contamos qué campos y avisos necesita este negocio. Imagina 30 avisos al mes por WhatsApp Business, 10 de ellos fuera de horario: sin ficha común, algunos esperan 2 días.

¿Qué debe guardar la ficha de una instalación de puertas?

La ficha de una empresa de puertas es el expediente de una instalación concreta: un garaje, una nave o un acceso. Un mismo cliente puede tener varias, y cada una lleva su propio historial técnico, algo que un CRM genérico no sabe separar.

• Tipo de puerta: corredera, batiente, seccional o basculante.
• Marca y modelo del motor y de la central.
• Fecha de instalación y de la última revisión.
• Contrato de mantenimiento: sí o no, y su vencimiento.

Por ejemplo, un administrador de fincas con 12 comunidades tiene 12 instalaciones, cada una con su ficha. Además, la empresa sabe cuáles tienen contrato y cuáles llaman solo cuando algo falla, y puede ofrecer el mantenimiento a las 5 que aún no lo tienen. Por ejemplo, con 150 instalaciones y 12 clientes con varias, el técnico llega con el modelo en la ficha desde WhatsApp Business y Google Calendar.

¿Cómo es el embudo de una empresa de puertas automáticas?

El embudo de una empresa de puertas automáticas es la secuencia que va del primer aviso a la instalación hecha y el mantenimiento posterior. Tiene una visita técnica en medio, y ahí es donde muchos presupuestos se enfrían.

1. Consulta: pide presupuesto o avisa de una avería.
2. Visita técnica: se miden huecos y se revisa el estado.
3. Presupuesto: propuesta con opciones de motor y accesorios.
4. Instalación: día de obra y pruebas de seguridad.
5. Mantenimiento: contrato o revisiones sueltas.

Pongamos que 10 comunidades piden presupuesto en un mes y 4 no contestan tras la visita. La etapa «Presupuesto» las lista juntas con la fecha del último mensaje, y la empresa escribe con WhatsApp Business a cada una. Además, la ficha guarda el motivo de cada decisión. Con 10 presupuestos al mes y 2 semanas sin respuesta, la etapa lista a quién escribir con WhatsApp Business.

¿Qué avisos ahorran trabajo a una empresa de puertas?

Un aviso es un mensaje programado según la fecha de la última revisión o el vencimiento del contrato. Las puertas automáticas requieren revisiones periódicas, y es mejor que sea la empresa quien se acuerde del cliente que al revés.

• Revisión periódica de cada instalación.
• Vencimiento del contrato de mantenimiento.
• Seguimiento a las 2 semanas de una instalación nueva.
• Aviso a quien pidió presupuesto en primavera y no decidió.

En la práctica, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los avisos se preparan con ellas y los paga la empresa, nunca el cliente. Con 150 instalaciones en cartera, un recordatorio con WhatsApp Business evita decenas de llamadas cada trimestre. Por ejemplo, con 40 revisiones al mes, el aviso sale en 1 tanda desde Google Calendar y Meta limita las plantillas a las aprobadas.

¿Cómo se organizan las urgencias y las rutas de los técnicos?

Una urgencia es el aviso de una puerta bloqueada o averiada que impide entrar o salir, y exige respuesta rápida. El CRM no sustituye al técnico, pero ordena qué avisos son urgentes y qué técnico está más cerca, según el caso.

Primero, el cliente describe el fallo por WhatsApp. Además, la ficha enseña si tiene contrato, que suele implicar prioridad. Por último, el técnico recibe la cita en Google Calendar con la dirección y el modelo de la puerta.

• Aviso marcado como urgente si hay personas atrapadas.
• Prioridad para clientes con contrato.
• Ruta del día agrupada por zonas.

Con 3 técnicos y 8 avisos en una mañana, agrupar visitas por barrio ahorra horas de desplazamiento. Lo viable se ve en la videollamada. Por ejemplo, con 8 avisos en 1 mañana y 3 técnicos, WhatsApp Business ordena la ruta en 10 minutos.

¿Qué hace la IA en el WhatsApp de una empresa de puertas?

El asistente de IA es un servicio que responde al WhatsApp de la empresa a cualquier hora y recoge los datos de una avería: dirección, tipo de puerta, síntoma y si hay alguien atrapado. Las averías no respetan el horario, y a las 22:00 nadie quiere esperar al día siguiente.

Por ejemplo, un vecino escribe que la puerta del garaje no sube. El asistente pide el portal, el modelo si lo conoce y una foto del cuadro, y avisa al técnico de guardia en menos de 1 minuto. No da instrucciones de reparación ni abre nada a distancia.

• Recogida de datos del aviso.
• Petición de presupuesto con visita.
• Cita de revisión con Google Calendar.

El cliente sabe que habla con una IA, y el equipo puede entrar en cualquier conversación. Además, con 15 mensajes de noche al mes, el técnico de guardia ve en 2 minutos qué avisos son urgentes con WhatsApp Business.

¿Cómo se construye un CRM a medida para empresas de puertas automáticas?

Se construye siguiendo una instalación real desde el presupuesto hasta su primera revisión. De ahí salen los campos de la ficha, las etapas y los avisos, y se deja fuera lo que la empresa no usa.

Un CRM personalizado para puertas automáticas puede incluir, según el caso, estas piezas, que se acuerdan antes de construirlas:

• Ficha por instalación con motor, central y revisiones.
• Control de contratos de mantenimiento y vencimientos.
• Partes de trabajo del técnico anotados en la ficha.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Para un negocio vecino mira el CRM para seguridad y alarmas, y para el marco general qué es un CRM a medida o CRM a medida con agentes de IA. Por ejemplo, un piloto de 2 semanas con 10 clientes reales ajusta qué campos usa de verdad el técnico.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden gestionar los contratos de mantenimiento de comunidades?

Un contrato de mantenimiento es un acuerdo por el que la empresa revisa la puerta cada cierto tiempo. El CRM guarda la fecha de inicio, la periodicidad, el administrador de la finca y el vencimiento, y avisa cuando toca renovar o hacer la revisión.

Por ejemplo, una empresa con 60 contratos de comunidades recibe cada mes la lista de los que vencen en 30 días. Primero, el aviso va al administrador por WhatsApp Business. Además, la ficha anota si pidió cambios. Por último, la revisión queda en Google Calendar con el técnico asignado. Cómo se factura cada contrato lo decide la empresa, y se ve en la videollamada con tu caso.

• Fecha de alta y periodicidad.
• Administrador de la finca.
• Próxima revisión y vencimiento.

Además, con 60 contratos, el aviso sale 30 días antes.

¿Y si el cliente llama para quejarse de una reparación?

Una queja es un aviso que debe llegar a una persona del equipo, no a la IA. La ficha muestra la reparación, el técnico que fue y las notas del parte, de modo que quien contesta conoce el caso antes de hablar con el cliente.

Piensa en una comunidad que dice que la puerta falló otra vez a los 10 días de repararla. El responsable abre la ficha, ve el parte con el motor sustituido y llama con los datos delante. Además, el CRM anota la queja y su solución. Con 20 quejas al año, el historial revela si se repite un mismo modelo o un mismo fallo.

• Parte de la reparación anterior.
• Técnico y fecha de la visita.
• Solución acordada con el cliente.

Por ejemplo, con 20 quejas al año y WhatsApp, el historial se revisa en 5 minutos.

¿Puede ayudar a vender más mantenimientos?

Vender mantenimientos es ofrecer el contrato a quien ya tiene una puerta instalada y todavía no lo ha firmado. El CRM lista las instalaciones sin contrato, con su antigüedad y su última avería, y la empresa decide a quién escribir primero.

En la práctica, de 150 instalaciones, 70 no tienen contrato. Primero, se ordenan por antigüedad. Además, el mensaje con WhatsApp explica en pocas líneas qué incluye la revisión. Por último, la ficha anota quién contesta y quién no, sin insistir a quien dijo que no. No se prometen resultados: el sistema solo ordena el trabajo y deja claro a quién queda por hablar.

• Instalaciones sin contrato.
• Antigüedad y última avería.
• Respuesta del cliente.

Por ejemplo, con 70 clientes sin contrato, WhatsApp permite escribir a 10 por semana.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.