CRM a medida para sellos discográficos: demos y lanzamientos
Un CRM a medida para sellos discográficos es un programa que ordena a los artistas del sello, las demos que llegan y el calendario de lanzamientos. Cada canción o disco tiene su ficha, con contrato, fechas y tareas de promoción. Un CRM personalizado evita que una demo buena se pierda entre mensajes de Instagram y correos.
Un sello recibe más música de la que puede escuchar. Las demos llegan por Instagram, por correo y por WhatsApp, y las decisiones se alargan semanas. Por ejemplo, si llegan 50 demos al mes y el equipo contesta a 10, hay 40 artistas esperando sin respuesta. En este artículo verás:
- qué lleva la ficha de un artista y de un lanzamiento;
- cómo se ordenan demos, contratos y fechas;
- qué se puede construir según el caso.
Un sello con 6 lanzamientos al año y 3 meses de preparación por cada uno tiene siempre varios proyectos abiertos.
¿Qué necesita un CRM a medida para sellos discográficos?
Necesita fichas para dos cosas distintas: la persona y la obra. La ficha del artista guarda quién es, qué ha enviado y en qué estado está la relación. La ficha del lanzamiento sigue cada canción, EP o álbum. Además, lleva:
- el contrato firmado y el porcentaje acordado;
- la fecha de lanzamiento y las plataformas de streaming;
- los créditos de cada tema: autoría, producción y mezcla;
- la prensa, las listas y los medios contactados.
Un programa genérico no distingue una demo de un contrato ni sabe qué es un lanzamiento. Por ejemplo, un artista con 1 EP lanzado y 2 canciones en camino tiene 3 fichas de obra enlazadas a su ficha personal, con WhatsApp Business o Instagram como canal habitual. Además, una canción que sale en 2 meses tiene 8 o 10 tareas abiertas, y todas cuelgan de su ficha.
¿Cómo se ordena el camino de una demo a un lanzamiento?
El embudo de un sello es la secuencia de etapas por la que pasa cada artista o canción, y es larga: de la escucha al lanzamiento pueden pasar meses. Una versión posible, que se ajusta según el caso, es esta:
- Demo recibida: el artista envía su música.
- Escuchada: el equipo la valora y decide.
- Conversación: reunión con el artista.
- Contrato: condiciones acordadas y firmadas.
- Lanzamiento: fecha, promoción y distribución.
- Seguimiento: resultados y liquidaciones.
En la práctica, la segunda etapa es la que se atasca. Una demo sin respuesta durante 30 días ya es un no sin explicar. Además, el CRM marca las demos sin escuchar y avisa para contestar, aunque la respuesta sea un agradecimiento. Con 15 demos en la lista y 5 en conversación, el equipo ve en 1 minuto qué toca esta semana, con Google Calendar para las reuniones.
¿Qué avisos ahorran trabajo en un sello discográfico?
Un aviso es un recordatorio ligado a una fecha del lanzamiento o a un plazo de respuesta. En un sello hay muchas piezas que tienen que estar listas a la vez: portada, masters, envío a plataformas, prensa y agenda del artista. Los más útiles son estos:
- aviso a 45 días: portada y masters cerrados;
- aviso a 21 días: envío a plataformas y a medios;
- aviso a 7 días: entrevistas y acciones en redes;
- aviso a 10 días de una demo sin escuchar.
Pasadas 24 horas desde el último mensaje de un contacto, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. Los avisos a artistas y prensa se preparan con ellas, y los paga el sello. Por ejemplo, la reunión con un artista se agenda en Google Calendar y queda a la vista del equipo.
¿Qué hace la IA en un sello discográfico?
El asistente de IA es un agente que contesta los mensajes de Instagram y WhatsApp del sello cuando el equipo está en el estudio o de gira. Por ejemplo, un artista envía su demo a las 23:00, recibe respuesta en 1 minuto y le indican cómo enviarla. Entre sus tareas están:
- recoger el enlace de la demo y los datos del artista;
- explicar cómo y cuándo responde el sello;
- pasar a una persona las propuestas de colaboración.
El asistente no valora la música ni promete contratos. Se presenta como asistente virtual, porque la normativa europea de IA pide transparencia. Si el sello también trabaja con vídeo y producción, mira CRM para empresas audiovisuales, donde se cuenta ese lado. Además, en 5 minutos el equipo tiene 10 demos resumidas, con los enlaces y los datos de cada artista por WhatsApp Business.
¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?
Lo propio de un sello es el catálogo y las liquidaciones, y eso se puede construir. Además, cada sello reparte los ingresos a su manera, así que lo viable se concreta contigo. Según el caso, se puede hacer lo siguiente:
- un buzón de demos con estados y respuestas tipo;
- un calendario de lanzamientos con todas las tareas;
- una hoja de liquidaciones por artista;
- un registro de contratos con sus fechas de renovación.
Para empezar, hacemos una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, por ejemplo con 10 demos reales. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. Por ejemplo, una ficha de contrato con alerta a 60 días de la renovación ahorra 3 llamadas de última hora.
Preguntas frecuentes
¿Cómo evito que se pierdan las demos que llegan por Instagram?
Un buzón de demos es una lista donde cada mensaje con música queda convertido en una ficha con enlace, nombre y estado. El asistente de IA recoge los datos cuando el artista escribe por Instagram, y el equipo escucha desde la lista. Por ejemplo, 20 demos de una semana aparecen ordenadas por fecha de llegada.
Además, cada demo lleva una de tres respuestas: interesa, quizá más adelante o no encaja. El artista recibe un mensaje por WhatsApp Business o por Instagram, según el canal. La demo se escucha, se decide y se contesta en el mismo hilo de conversación, sin cambiar de canal. Según el caso, también se anota el género para ver qué estilos llegan más. Además, el mensaje tarda menos de 1 minuto en salir, y el artista que espera 30 días deja de ser un no sin respuesta. También se guardan 3 datos del género y de la procedencia, para escuchar primero lo que encaja con el sello.
¿Puede el CRM llevar las liquidaciones a los artistas?
Una liquidación es el reparto de ingresos entre el sello y el artista según lo pactado, y el CRM puede guardar los porcentajes de cada contrato. Con esa base, se construye según el caso una hoja que calcule lo que corresponde a cada artista cada trimestre.
Por ejemplo, 8 artistas y 4 liquidaciones al año suman 32 cálculos que ya no se hacen a mano. Los ingresos pueden venir de un fichero que descargas de tu distribuidor digital y se carga en Google Sheets. Lo viable depende del formato de esos ficheros y se ve en la videollamada. Los datos de cada artista se guardan con doble factor. Además, el cálculo se revisa con el artista en una reunión de 20 minutos, con las cifras delante. También se anotan las fechas de cada liquidación, con 4 cierres al año y 8 artistas.
¿Sirve para sellos pequeños que lanzan pocas canciones al año?
Sirve si el sello tiene más contactos de los que puede recordar. Un sello con 6 lanzamientos al año ya maneja artistas, prensa, listas, diseñadores y distribuidor. El CRM personalizado guarda las conversaciones de cada uno y recuerda qué estaba pendiente cuando se vuelve a hablar.
Imagina un sello con 15 artistas y 40 contactos de prensa. Primero se cargan los contactos. Después se crean los lanzamientos con sus fechas. Por último, el calendario avisa de lo que toca cada semana. Según el tamaño del sello, el CRM puede empezar con lo mínimo y crecer, y se decide en la videollamada con Google Calendar abierto. Además, los 15 artistas se ordenan por fecha de lanzamiento y por estado del contrato durante todo el año con WhatsApp Business.
Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.
