CRM a medida para agencias de modelos: books, castings y opciones

Un CRM a medida para agencias de modelos es un programa que lleva dos carteras a la vez: la de talentos que representas y la de marcas o productoras que te piden perfiles. Un CRM personalizado guarda el book de cada modelo, su disponibilidad y el estado de cada casting, y recuerda quién tiene una opción pendiente de confirmar.

Una agencia no vende un producto: coloca personas en trabajos con fecha. Por ejemplo, si un cliente pide 5 perfiles para un rodaje del jueves y 3 modelos ya tienen una opción ese día, alguien tiene que saberlo en 2 minutos y no tras revisar 30 mensajes de WhatsApp Business. Un programa genérico no distingue entre quien contrata y quien trabaja. Quien busca modelos suele hacerlo con Google y escribe a varias agencias a la vez. Aquí tienes qué debe llevar el sistema de una agencia y cómo se construye.

¿Por qué un CRM a medida para agencias de modelos lleva dos embudos?

Una agencia de modelos es un negocio con dos lados, y cada lado tiene su propio camino. Por un lado están las candidatas y candidatos que quieren entrar en tu cartera, y por otro las marcas, productoras y fotógrafos que buscan perfil. Un CRM genérico solo trae un embudo de ventas, así que uno de los dos lados acaba en una hoja de cálculo aparte.

En la práctica, conviven dos listas de etapas distintas:

• Talento: solicitud con fotos, primera entrevista, pruebas de cámara, firma de contrato y alta en el book.
• Cliente: petición de casting, selección de perfiles, opción, confirmación y cobro.

Si recibes 40 solicitudes de nuevos rostros al mes y solo 4 personas llegan a la entrevista, ver ese embudo te dice dónde afinar el filtro. Además, el mismo CRM te enseña qué marcas repiten, y las solicitudes de Instagram se cuentan aparte de las de Google.

¿Qué datos lleva la ficha de un modelo?

La ficha de un modelo es el registro donde la agencia reúne todo lo que un cliente puede preguntar en una llamada. Primero, las medidas, el color de pelo y de ojos, la talla y los idiomas. Además, las fotos del book actualizado, los vídeos de presentación, los trabajos anteriores y las condiciones de exclusividad, si las hay.

Por ejemplo, una marca de cosmética pregunta por modelos de más de 40 años con experiencia en spots. Con campos propios, filtras en segundos y envías por WhatsApp Business un enlace al book de 6 perfiles. Sin ellos, abres 20 carpetas una a una durante varias horas.

La ficha también guarda lo delicado: documento de identidad, autorización del tutor si hay menores, contrato firmado y cesión de derechos de imagen. Según el RGPD, las imágenes de personas son datos personales, así que conviene permisos por rol y un registro de quién ve qué.

¿Cómo se controla la disponibilidad y las opciones de reserva?

Una opción es una reserva provisional que un cliente pide sobre un modelo para una fecha, y se controla mejor con un calendario que con mensajes sueltos. Primero se bloquea la fecha con estado «en opción», después el cliente confirma o libera, y por último el trabajo pasa a «confirmado» y entra en la facturación.

El problema aparece cuando dos clientes piden la misma modelo para el mismo día. Con un calendario propio, el CRM avisa del solape antes de que lo descubras tú, y te enseña quién pidió primero. Se puede construir una conexión con Google Calendar para que cada modelo vea sus fechas en el móvil, por ejemplo con un aviso 2 días antes de cada trabajo.

Pongamos que tienes 25 modelos y cada una acumula 3 opciones abiertas en la misma semana. Sin una vista de conjunto, 75 reservas provisionales se gestionan de memoria. Con el CRM, caducan solas si el cliente no responde en el plazo que fijes.

¿Cómo se gestionan los castings y las respuestas de los clientes?

Un casting es un proceso con muchos candidatos y pocas plazas, y el CRM lo trata como un proyecto con su propia lista. Cada petición de un cliente se convierte en una ficha de casting, a la que se asocian los modelos propuestos, las fechas de la prueba y la respuesta final de la marca.

Esa ficha permite contestar rápido. Imagina que una productora escribe a las 19:00 pidiendo cuatro perfiles para la mañana siguiente. La IA recoge los requisitos, comprueba la disponibilidad y deja preparada una selección para que la revise una persona del equipo. Si quieres ver cómo trabajan estos agentes en otros sectores, mira el CRM para empresas audiovisuales.

Los modelos también reciben avisos con la hora, el lugar y la vestimenta por WhatsApp Business, sin que alguien de la agencia escriba uno a uno. Pasadas esas 24 horas, WhatsApp pide plantillas aprobadas por Meta, y los avisos a 10 o 20 modelos se preparan así.

¿Qué se construye a medida y cómo se empieza?

Lo que se construye a medida en una agencia es la parte que ningún programa genérico trae, y se decide en una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Por ejemplo, con 30 modelos y 12 clientes habituales, la prioridad suele ser el calendario de opciones. Según el caso, se puede construir:

• Un book con enlace privado para cada cliente.
• La generación de contratos.
• Un registro de pagos pendientes por trabajo.
• Una conexión con el programa de facturación que ya usas.

Además, un recordatorio de renovación avisa antes de que venza la exclusividad de un modelo. Ese aviso, enviado 4 semanas antes desde Google Calendar o por WhatsApp, evita que un talento con buen historial se vaya por un descuido.

Para hacerte una idea del conjunto, lee la guía de qué es un CRM a medida y la página principal sobre CRM personalizado con agentes de IA. En Kairux empezamos enseñándote el sistema funcionando con tu caso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mandar el book de un modelo a un cliente desde el CRM?

El envío de books es una función que se puede construir según el caso con Google o con tu web. La idea es que, desde la ficha, elijas los perfiles propuestos y el sistema genere un enlace privado con sus fotos, medidas y disponibilidad. El cliente ve solo lo que tú decides, y tú sabes cuándo lo abrió para saber si conviene llamar. Además, puedes retirar el enlace a los 15 días o cuando el casting se cierre. Primero eliges los perfiles, después generas el enlace y por último revisas quién lo abrió.

Por ejemplo, una productora recibe un enlace con 8 perfiles y marca los 3 que le interesan desde WhatsApp. Esa respuesta vuelve a la ficha del casting y no a una conversación perdida. Lo viable depende de si prefieres PDF, enlace web o ambos, y lo vemos en la videollamada con tus books reales.

¿Qué papeles de una modelo menor guarda el CRM?

Un menor es una persona que no puede consentir por sí sola, y sus datos exigen la autorización de su tutor legal. En la ficha se guarda esa autorización junto al contrato, se limita quién puede ver los documentos y se anota la fecha de caducidad para revisarla. Según el RGPD, el deber de informar y la base legal se aplican igual, y con más cuidado cuando hay menores de edad en la cartera.

Los permisos se resumen en tres reglas:

• El equipo comercial ve el book y las medidas.
• Solo la dirección abre contratos y documentos.
• Todo acceso queda registrado.

Por ejemplo, con permisos por rol, el equipo comercial puede ver el book sin acceder al documento de identidad ni a los datos de la familia. Si trabajas con 10 menores en cartera, conviene revisar cada 12 meses que sus autorizaciones siguen vigentes, y el CRM puede avisarte con 30 días de margen desde Google Calendar o por correo.

¿La IA puede contestar a las candidatas que quieren entrar en la agencia?

El primer filtro es un asistente de IA que contesta a una candidata en el WhatsApp o el Instagram de la agencia a cualquier hora, y recoge lo básico: edad, ciudad, medidas, experiencia y fotos sin retoque. Después deja la ficha lista para que una persona decida si pasa a entrevista. No promete contratos ni trabajo, y se presenta como asistente virtual para que nadie piense que habla con alguien del equipo de la agencia.

Por ejemplo, una chica escribe a las 23:00 tras ver tu perfil de Instagram. A la mañana siguiente tienes su ficha con 4 fotos, su ciudad y 2 fechas de disponibilidad, sin haber escrito tú una sola línea, y el aviso te llega desde WhatsApp Business. Tu equipo puede entrar en la conversación en cualquier momento y retomarla con el tono de la agencia.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.